Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính trình bày chi tiết tình hình tài chính của công ty vào một ngày nhất định, thường là cuối quý hoặc năm tài chính. Nó được định dạng sao cho tài sản của công ty nằm trong một bộ phận, cân bằng với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông ở một bộ phận khác. Tổng tài sản luôn bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông. Ngoài ra, tài sản và nợ phải trả được chia thành ngắn hạn và dài hạn, với tài sản và nợ phải trả được hiển thị theo thứ tự tăng dần về tính thanh khoản.
Lý do chính khiến bảng cân đối kế toán cân bằng là hệ thống kế toán kép, đã phát triển qua hàng trăm năm từ các tài khoản T đơn giản được sử dụng ở Ý thời trung cổ. Đối với mỗi lần nhập, một bút toán cân đối được thực hiện, bảo toàn số dư. Cơ sở cho hệ thống này là tài sản được ghi nhận theo nguyên giá - giá mà chúng được mua - có nghĩa là sự gia tăng giá trị thị trường không được phản ánh trên bảng cân đối kế toán. Bên cạnh các hoạt động tài chính, chỉ thu nhập hoặc lỗ ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu của cổ đông và thu nhập hoặc lỗ được cân bằng bởi sự tăng hoặc giảm tài sản và nợ phải trả tạo ra chúng.
Hiểu bản chất của các dòng tiền vào và ra giúp làm sáng tỏ bản chất cân bằng vĩnh viễn của bảng cân đối kế toán. Sự gia tăng tài sản thể hiện một dòng tiền chảy ra. Ví dụ, nếu hàng tồn kho tăng, đó là do chi tiền mặt được thực hiện để mua hàng tồn kho. Sự gia tăng hàng tồn kho được bù đắp bằng sự giảm sút của tiền mặt. Cả hàng tồn kho và tiền mặt đều là tài sản, do đó, cả hai đều bị rửa trôi, không ảnh hưởng đến số dư nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tương tự, việc tăng nợ phải trả phản ánh một dòng tiền mặt. Ví dụ, nợ là một khoản nợ phải trả. Nếu bạn ghi nợ mới vào bảng cân đối kế toán, điều này phản ánh sự gia tăng tương ứng của tiền đi vay. Trong trường hợp này, tài sản (tiền mặt) tăng tương đương với tài sản có (nợ).
Thu nhập ròng, phản ánh doanh thu trừ đi chi phí, lưu chuyển qua phần vốn chủ sở hữu của cổ đông trên bảng cân đối kế toán. Trong kế toán hiện đại, doanh thu và chi phí thường được ghi nhận khi chúng có thể đo lường được và một giao dịch xảy ra, trái ngược với chỉ khi tiền mặt được trao đổi. Đây là cơ sở cho hệ thống kế toán dồn tích. Nếu một công ty biết rằng họ sẽ trả 10 đô la trong một tháng, thì công ty đó có thể ghi nhận một khoản chi phí phải trả cho ngày hôm nay là 10 đô la và cũng là một khoản nợ phải trả cộng dồn là 10 đô la. Chi phí chảy qua làm giảm thu nhập ròng và do đó, vào vốn chủ sở hữu của cổ đông. Điều này được bù đắp bởi sự gia tăng của các khoản nợ phải trả. Số dư so với tổng tài sản được bảo toàn.
Hãy nghĩ về một công ty vào ngày thành lập. Mục nhập nhật ký đầu tiên sẽ là từ việc phát hành cổ phiếu vốn. Giả sử 100 đô la cổ phiếu được phát hành. Cũng giả sử một ngân hàng mở rộng hạn mức tín dụng 100 đô la cho công ty. Điều này dẫn đến 200 đô la nợ phải trả và vốn chủ sở hữu - 100 đô la nợ và 100 đô la vốn chủ sở hữu của cổ đông. Cân đối với điều này là 200 đô la tiền mặt được tạo ra từ các hoạt động tài trợ này. Tiền mặt là một tài sản. Đây là một ví dụ đơn giản, nhưng nợ phải trả và tăng trưởng tài sản quỹ vốn chủ sở hữu, và số dư các bút toán tương ứng.