Nếu bạn đang tìm cách để bảo vệ tài sản của công ty, đảm bảo báo cáo tài chính của bạn chính xác và có được vị trí chính xác của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào, thì bạn nên thực hiện đối chiếu bảng cân đối kế toán. Được tiến hành hàng tháng, đối chiếu bảng cân đối kế toán cung cấp một cách hiệu quả về chi phí để cải thiện các quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bạn và giảm rủi ro.

Bảng cân đối kế toán là gì?

Trước khi bạn có thể nghĩ về việc điều chỉnh, bạn cần hiểu bảng cân đối kế toán là gì và đó là báo cáo về tài sản, nợ phải trả của một công ty và vốn tại một thời điểm cụ thể. Đây là một trong những tài liệu quan trọng trong bộ kế toán của một công ty.

Các nhà quản lý, người cho vay và nhà đầu tư dựa vào bảng cân đối kế toán để đánh giá tình hình tài chính của một công ty, điều đó có nghĩa là điều tối quan trọng là phải loại bỏ bất kỳ sai lầm nào. Nếu bảng cân đối kế toán không chính xác, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định về hoạt động kinh doanh dựa trên thông tin không chính xác hoặc lỗi thời, dẫn đến tổn thất tài chính cho công ty.

Điều chỉnh Bảng Cân đối kế toán là gì?

Một cách để đảm bảo tính chính xác của bảng cân đối kế toán là tiến hành đối chiếu bảng cân đối kế toán vào cuối tháng hoặc quý . Đối chiếu là quá trình so sánh tất cả các mục hàng xuất hiện trên bảng cân đối kế toán với các giao dịch tạo nên các số dư đó. Mục đích là để đảm bảo rằng bạn đã hạch toán mọi giao dịch trong doanh nghiệp của mình và ghi lại chúng vào đúng vị trí.

Điều gì sẽ dẫn đến Bảng cân đối kế toán?

Khi nhìn vào bảng cân đối kế toán, bạn sẽ thấy bảng cân đối kế toán được chia thành ba phần trên cùng, theo sau là một số chi tiết đơn hàng hoặc phân loại như sau:

• Nội dung bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu, chi phí trả trước và tài sản cố định.
• Nợ phải trả chẳng hạn như số tiền nợ nhà cung cấp và chủ nợ, tiền lương và thuế.
• Vốn chủ sở hữu của cổ đông thể hiện khoản đầu tư của các cổ đông vào doanh nghiệp cộng với thu nhập ròng thực hiện kể từ khi hoạt động kinh doanh bắt đầu. Nếu công ty bán hết tài sản theo giá trị sổ sách và thanh toán các khoản nợ, vốn chủ sở hữu của cổ đông sẽ là lượng tiền mặt còn lại. Nó được tính theo công thức sau: vốn chủ sở hữu của cổ đông =tổng tài sản - tổng nợ .

Rõ ràng là các doanh nghiệp phải phân loại các giao dịch của mình vào đúng phần nếu không bảng cân đối kế toán sẽ không chính xác. Tuy nhiên, phân bổ sai hoặc ghi sai các giao dịch là một lỗi kế toán phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ dựa vào phần mềm kế toán để quản lý tài chính của họ. Khi đối chiếu bảng cân đối kế toán, bạn cố gắng phát hiện những lỗi này và sửa chúng trước khi ai đó dựa vào sự khác biệt để đưa ra quyết định.

Tại sao phải Điều chỉnh Bảng Cân đối kế toán?

Rất đơn giản, một công ty cần duy trì một bảng cân đối chính xác để phản ánh đúng hiệu quả (hoặc không hiệu quả) hiệu suất của nó. Hãy tưởng tượng tình huống bạn phát hành séc bằng cách ghi nợ vào tài khoản tiền mặt của mình, nhưng người nhận không xuất trình séc trong vài tháng. Trong khoảng thời gian này, số tiền gửi ngân hàng của bạn sẽ lớn hơn bình thường, vì vậy, có vẻ như bạn có nhiều tiền mặt hơn thực tế.

Ngoại suy ví dụ này qua hàng trăm giao dịch tương tự diễn ra mỗi tháng và bạn có thể thấy ước tính tiền mặt của mình có thể sai khủng khiếp như thế nào nếu bạn không đối chiếu các tài khoản một cách thường xuyên. Dành thời gian để điều chỉnh bảng cân đối kế toán có thể:

• Đảm bảo tính chính xác của vị trí tiền mặt , bằng cách kiểm tra xem số tiền mặt trên sổ sách có khớp với số dư cuối kỳ trong tài khoản ngân hàng của công ty hay không. Cả bạn và các cố vấn bên ngoài như ngân hàng và nhà cung cấp cho vay sẽ không thể biết được mức độ tín nhiệm của doanh nghiệp nếu tình trạng tiền mặt không còn nữa.

• Giúp phát hiện lỗi, mục trùng lặp và gian lận dễ dàng hơn sẽ có khả năng bị ẩn trong nhiều tháng nếu bạn không đối chiếu bảng cân đối kế toán. Đối chiếu về cơ bản là kiểm tra kỹ tình hình tài chính của công ty, giúp giảm rủi ro gian lận.

• Giám sát các hoạt động của công ty , chẳng hạn như số lượng giao dịch mua và bán cũng như mức tiêu thụ nguyên vật liệu.

• Đảm bảo tính chính xác của tất cả các đầu trong bảng cân đối kế toán , bằng cách đảm bảo rằng các khoản ghi nợ và tín dụng được bù trừ bởi một khoản ghi có hoặc ghi nợ tương ứng trong một tài khoản khác. Đây là điều cần thiết trong hệ thống sổ sách kế toán kép.

Hướng dẫn Đối chiếu Bảng Cân đối kế toán

Không có quy trình chuẩn hóa để đối chiếu bảng cân đối kế toán vì mọi sổ cái phải được xem xét và kiểm tra độ chính xác của việc phân loại, và mỗi sổ cái cần có một cách tiếp cận khác nhau. Ví dụ:điều chỉnh khoảng không quảng cáo có nghĩa là kiểm tra các mục hàng của khoảng không quảng cáo so với các bảng kiểm soát kho hàng. Đối với tiền mặt, bạn sẽ nhìn vào bảng sao kê ngân hàng của công ty.

Tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho, các khoản phải trả, các khoản phải trả và công nợ chỉ là một số sổ cái mà bạn sẽ xem xét khi đối chiếu bảng cân đối kế toán. Sau đây là danh sách kiểm tra đối chiếu bảng cân đối kế toán để hướng dẫn các quy trình của bạn.

Thu hồi tiền mặt

Số dư ngân hàng phải khớp với vị trí tiền mặt trong bảng cân đối kế toán, với sự chênh lệch của séc và tiền gửi chưa được xử lý đang chuyển đến ngân hàng. Những tờ séc không rõ ràng hơn một vài tuần tuổi cần được điều tra để tìm ra lý do tại sao séc không được xuất trình.

Đối chiếu các khoản phải trả

Tài khoản quan trọng này hiển thị số tiền mà khách hàng của bạn nợ trên các hóa đơn mà bạn đã gửi. Đối chiếu tài khoản này cho bạn biết những hóa đơn nào đã quá hạn thanh toán và liệu có tài khoản nào cần được xóa nợ khó đòi hay bị leo thang để truy thu và truy thu hay không.

Tổng hợp khoảng không quảng cáo

Để điều chỉnh khoảng không quảng cáo, bạn có thể xem bảng kiểm kê kho của công ty hoặc bạn có thể thực hiện đếm hàng tồn kho thực tế. Dù bằng cách nào, hàng tồn kho trên tay phải khớp với số lượng trên bảng cân đối kế toán. Sự khác biệt có thể là kết quả của hành vi trộm cắp hoặc gian lận, hoặc chúng có thể là kết quả của việc làm lại có chủ đích tốt để làm hài lòng khách hàng. Dù bằng cách nào, nó cũng cần được điều tra.

Đối chiếu tài sản cố định

Đối chiếu tài khoản này cho bạn biết liệu doanh nghiệp có còn máy tính, xe cộ, máy móc, v.v. mà doanh nghiệp cho là có. Nếu bạn không thể tìm thấy các tài sản được liệt kê trên bảng cân đối kế toán, có thể có vấn đề về trộm cắp hoặc báo cáo kém - và bạn có thể đang nộp thuế quá mức.

Đối chiếu các khoản phải trả

Các khoản phải trả thể hiện số tiền công ty nợ các nhà cung cấp của mình đối với các sản phẩm và dịch vụ mà bạn đã đặt hàng. Việc tổng hợp lại tài khoản này là điều cần thiết để đảm bảo rằng bạn đang thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và không gây nguy hiểm cho mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn thông qua việc thanh toán trễ thường xuyên. Tài khoản này thay đổi nhanh chóng, vì vậy bạn có thể muốn thực hiện điều chỉnh hàng tuần.

Đối chiếu bảng lương

Nợ lương có thể trở nên khá phức tạp, đặc biệt là khi doanh nghiệp trả lương theo giờ cho một số nhân viên và trả lương cho những người khác. Quy trình đối chiếu bảng cân đối kế toán cho tài khoản này là để đảm bảo rằng chi phí trả lương (bao gồm tiền làm thêm giờ, tiền thưởng và tiền hoa hồng) được ghi nhận trong kỳ.

Tổng hợp các khoản vay

Nếu các ghi chú phải trả, các khoản nợ và các khoản cho vay không được ghi nhận một cách hợp lý, thì tình hình tài chính của công ty, như đã nêu trên bảng cân đối kế toán, sẽ không chính xác. Đối chiếu các giao dịch này yêu cầu phải khớp các chứng từ khoản vay với mục hàng được hiển thị trên bảng cân đối kế toán.