Sổ cái chung cho phép bạn xem tất cả các giao dịch tài chính của mình ở một nơi. Sổ cái là tài liệu trung tâm trong kế toán, trong đó bạn ghi lại tất cả các giao dịch. Trong hệ thống thủ công, các bút toán được ghi vào sổ nhật ký chung và sau đó được chuyển lên sổ cái. Trong một hệ thống tự động, quy trình tương tự cũng diễn ra, nhưng bạn chỉ cần nhập các giao dịch và phần mềm sẽ tự động đăng các bút toán lên sổ cái. Cột đầu tiên trong sổ cái ba cột là cột ghi nợ, cột thứ hai là cột tín dụng và cột thứ ba là cột số dư.
Ghi lại việc nhập vào tài khoản sổ cái chính xác tùy thuộc vào loại giao dịch đó là gì. Ví dụ:ghi lại vật tư được mua theo hình thức ghi có trong tài khoản sổ cái Vật tư và tài khoản sổ cái các khoản phải trả.
Ghi nợ một tài khoản và ghi có một tài khoản cho mỗi giao dịch. Phân loại tài khoản kiểm soát giao dịch nào bạn ghi nợ và giao dịch bạn ghi có. Các tài khoản được phân loại thành tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc chi phí. Tài sản là những thứ bạn sở hữu; nợ phải trả là những thứ bạn nợ; vốn chủ sở hữu là những gì chủ sở hữu sở hữu hoặc nợ; doanh thu là thu nhập kiếm được; và chi phí là vật tư tiêu hao nằm trong chi phí vận hành doanh nghiệp. Ví dụ, nguồn cung cấp là chi phí và tăng lên khi ghi nợ. Tài khoản Khoản phải trả là một tài khoản nợ phải trả tăng lên khi có một khoản ghi có.
Giả sử bạn mua nguồn cung cấp với chi phí 2.500 đô la với thời hạn hoàn trả trong 30 ngày. Tăng nguồn cung cấp tài khoản chi phí lên 2.500 đô la. Tăng tài khoản nợ phải trả, Accounts Payable, lên 2.500 đô la vì bạn hiện nợ 2.500 đô la.
Tăng tài khoản Vật tư Ngày:27/09/2009 Mô tả:Vật tư Nợ (cột 1):2.500 Có (cột 2):[để trống] Số dư chạy (cột 3):2.500
Tăng TK Nợ TK phải trả Ngày:27/09/2009 Mô tả:Vật tư Nợ (cột 1):[để trống] Có (cột 2):2.500 Số dư (cột 3):(2.500)
Với ít hơn $ 50, bạn có thể mua phần mềm tài chính sẽ xử lý tác vụ tạo sổ cái chung khi bạn nhập các giao dịch. Để có sổ cái điện tử, hãy sử dụng phần mềm bảng tính. Một số phần mềm bảng tính được cung cấp miễn phí, bao gồm OpenOffice Calc và Google Docs Spreadsheet.
Trong kế toán, số âm được viết là - ### hoặc (###).