Thư xin việc cung cấp lời giới thiệu chính thức, bằng văn bản về công ty, sơ yếu lý lịch hoặc CV. Người tìm việc có thể sử dụng thư xin việc để nổi bật so với các ứng viên khác bằng cách tập trung vào các kỹ năng, kinh nghiệm và mục tiêu của họ. Tuy nhiên, thư xin việc không phù hợp trong mọi tình huống tìm việc, và thư xin việc thực sự có thể gây hại cho cơ hội được chọn cho một số công việc nhất định của bạn. Hiểu được những nhược điểm của thư xin việc và khi nào chúng phù hợp, có thể tăng hiệu quả tìm việc của bạn.
Hạn chế lớn nhất của thư xin việc bắt nguồn từ ưu điểm lớn nhất của nó. Tương tự như cách mà một lá thư xin việc có thể khiến bạn có vẻ đủ tiêu chuẩn cho một vị trí, nó có thể khiến bạn có vẻ quá đủ tiêu chuẩn cho một vị trí khác. Nếu một người tìm việc gửi thư xin việc và sơ yếu lý lịch cho một vị trí mà các nhà quản lý tuyển dụng đã quen với việc nhận các cuộc điện thoại và đơn đăng ký, thì các nhà quản lý có thể loại bỏ hoàn toàn người tìm việc đầy tham vọng vì đã đủ tiêu chuẩn cho công việc. Nếu một công việc yêu cầu một bộ kỹ năng cụ thể và thư xin việc của bạn nêu bật những kỹ năng không liên quan, bạn thực sự có thể tạo ấn tượng xấu hoặc khiến người quản lý tuyển dụng bỏ qua hoàn toàn hồ sơ của bạn.
Tạo ra một bức thư xin việc vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật, đòi hỏi sự kết hợp giữa tâm lý và sự khéo léo để trở nên nổi bật. Những lá thư xin việc được làm thủ công kém có thể khiến các nhà tuyển dụng tiềm năng từ chối ngay lập tức. Thư xin việc phải luôn tập trung vào những lợi ích mà công ty có thể nhận ra khi tuyển dụng ứng viên. Tuy nhiên, không phải người nộp đơn xin việc nào cũng biết điều này và có quá nhiều người nộp đơn điền vào các bức thư xin việc với mục tiêu, nhu cầu và tham vọng của riêng họ. Ví dụ:"Tôi đang tìm kiếm việc làm với một công ty cung cấp cơ hội tăng trưởng thu nhập và nghề nghiệp", có thể khiến giám đốc nhân sự coi ứng viên là người tự phục vụ và có khả năng không trung thành, mặc dù câu nói này nghe có vẻ hoàn toàn chuyên nghiệp.
Các thư xin việc hiệu quả nhất được thiết kế riêng cho từng nhà tuyển dụng tiềm năng để có tác động tối đa. Điều này có thể làm tăng lượng thời gian cần thiết để nộp đơn cho mỗi công việc, có thể dẫn đến ít hồ sơ được gửi đi và bỏ lỡ cơ hội. Người tìm việc có thể gửi hồ sơ nhanh chóng, cho phép họ thu hút được nhiều nhà tuyển dụng tiềm năng trong một khoảng thời gian ngắn để tạo ra một mạng lưới rộng lớn. Tạo thư xin việc làm tăng công việc cần thiết để tìm việc. Nếu một người tìm việc cố gắng tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng cùng một lá thư xin việc cho tất cả các đơn xin việc, thì lá thư đó thực sự có thể trở nên phản tác dụng bằng cách truyền đạt những thông điệp chung chung, thiếu cá nhân.
Những ưu điểm của thư xin việc vượt trội hơn những bất lợi trong một loạt các tình huống. Trong bối cảnh phù hợp, một lá thư xin việc chu đáo có thể truyền tải hình ảnh về sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực đầu tiên. Thư xin việc có thể củng cố sự quan tâm của bạn đối với một vị trí và có thể thể hiện sự chú ý của bạn đến từng chi tiết và động lực bên trong.