Khi bạn nhận được thu nhập không bị khấu lưu thuế thu nhập, cá nhân hoặc tổ chức đang trả tiền cho bạn thường sẽ yêu cầu bạn điền vào mẫu W-9. Biểu mẫu này là yêu cầu chính thức về số nhận dạng người đóng thuế - tức là số An sinh xã hội hoặc Số nhận dạng người sử dụng lao động. Biểu mẫu này cũng được sử dụng để khai báo liệu bạn có được gọi là người nhận tiền được miễn hay không, một người không phải chịu "khấu lưu dự phòng".
Để hiểu người nhận tiền được miễn là gì, trước tiên bạn cần hiểu khấu lưu dự phòng. Trong một số trường hợp nhất định, người thanh toán phải giữ lại một số tiền nhất định cho các khoản thuế, được gọi là khấu lưu dự phòng, với số tiền đó sẽ được trả cho IRS. Các khoản thanh toán có thể bị khấu lưu dự phòng bao gồm lãi suất, cổ tức, cổ tức bảo trợ, tiền bản quyền, tiền thuê nhà và bồi thường cho người lao động. Các khoản thanh toán này yêu cầu phải gửi biểu mẫu 1099 đến IRS và người nhận. Tuy nhiên, khấu trừ dự phòng chỉ được yêu cầu khi người nhận tiền không cung cấp cho người trả tiền tên hoặc mã số thuế của mình; hoặc số ID người đóng thuế trên W-9 không khớp với hồ sơ IRS; hoặc nếu người nộp thuế không báo cáo tất cả các khoản tiền lãi, cổ tức hoặc các khoản phải trả khác trên tờ khai thuế của mình; hoặc nếu người đóng thuế nợ thuế thu nhập liên bang.
Người thụ hưởng được miễn trừ là người thụ hưởng không phải chịu khấu lưu dự phòng ngay cả khi thông thường sẽ yêu cầu khấu lưu dự phòng. Người được miễn thuế được nêu trong hướng dẫn do IRS cung cấp để điền vào biểu mẫu W-9 tiêu chuẩn, là biểu mẫu mà người trả tiền sử dụng để yêu cầu mã số thuế của bạn. Nói chung, những người được miễn thuế bao gồm các cơ quan chính phủ, tổ chức từ thiện, tổ chức tài chính, tập đoàn và quỹ tín thác. Các cá nhân, bao gồm cả chủ sở hữu duy nhất, thường không được miễn trừ khấu lưu dự phòng và do đó không phải là người nhận tiền được miễn.
W-9 có một hộp để kiểm tra xem bạn có phải là người nhận tiền được miễn hay không. Nếu bạn không đánh dấu vào ô đó, người thanh toán sẽ cho rằng bạn không được miễn thuế và sẽ giữ lại tiền thuế nếu bạn thuộc một trong các trường hợp cần khấu lưu dự phòng. Nói cách khác, tất cả những người được thanh toán đều được coi là không được miễn trừ khi họ yêu cầu cụ thể miễn trừ bằng cách đánh dấu vào ô này.
Các quy tắc về việc nộp thuế của tiểu bang sẽ khác nhau tùy thuộc vào tiểu bang cư trú. Người được thanh toán nên kiểm tra quy tắc cho trạng thái cụ thể của họ. Bạn có thể muốn nhờ sự trợ giúp của kế toán hoặc chuyên gia thuế để xác định xem bạn có phải chịu khấu lưu dự phòng hay không và liệu bạn có được coi là được miễn hay không.