Sở Thuế vụ coi xe ô tô của công ty là một khoản lợi ích ngoài tiền mặt chịu thuế. Chủ lao động của bạn sẽ báo cáo giá trị tiền mặt của nó trong Ô 1 và mô tả nó trong Ô 14 của biểu mẫu W-2 hàng năm của bạn, hoặc báo cáo giá trị tiền mặt của nó trên 1099-MISC nếu bạn là một nhà thầu độc lập. Giá trị của nó về mặt thu nhập - và số thuế thu nhập bạn sẽ phải trả - phụ thuộc vào việc bạn đã sử dụng chiếc xe đó cho các lý do cá nhân hay chưa và mức độ bạn sử dụng chiếc xe này như thế nào trong năm dương lịch.
Các quy tắc của IRS nói rằng một chiếc xe hơi của công ty được sử dụng cho mục đích kinh doanh không có giá trị về thu nhập chịu thuế. Sử dụng nó sẽ không ảnh hưởng đến tiền lương được báo cáo hoặc tăng hóa đơn thuế thu nhập của bạn, bất kể bạn lái xe bao nhiêu dặm. Tuy nhiên, nếu bạn cũng sử dụng xe vì lý do cá nhân, thì bạn phải phân biệt giữa dặm đi công tác và không kinh doanh. Điều quan trọng là phải ghi nhật ký quãng đường vì 100% giá trị của chiếc xe sẽ được tính là thu nhập trên W-2 hoặc 1099-MISC hàng năm của bạn, nếu bạn không thể phân biệt được điều này.
IRS không có biểu mẫu hoặc phương pháp cụ thể mà bạn phải sử dụng để theo dõi và phân biệt giữa số dặm sử dụng cho mục đích kinh doanh và cá nhân, nhưng nó bao gồm một biểu mẫu mẫu trên trang 27 của Ấn phẩm 463 - Chi phí Đi lại, Giải trí, Quà tặng và Xe hơi.
Trong Hướng dẫn về Thuế của Người sử dụng lao động trong Ấn bản 15-B của IRS đối với các Quyền lợi ngoài lề, phần 3 nêu ra một số phương pháp được sử dụng để xác định giá trị của một chiếc ô tô của công ty. Nếu bạn được phép sử dụng chiếc xe cho mục đích cá nhân, chủ nhân của bạn có thể sẽ sử dụng quy tắc xu trên mỗi dặm hoặc quy tắc giá trị thuê.
Kể từ ngày xuất bản, quy tắc xu trên mỗi dặm coi mỗi dặm bay cá nhân do một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập lái tương đương với 56 xu tiền lương nếu bạn trả tất cả chi phí nhiên liệu và 50,5 xu tiền lương nếu chủ của bạn trả tiền cho nhiên liệu. Để tính toàn bộ giá trị, hãy nhân tỷ lệ số dặm áp dụng với tổng số dặm cá nhân đã lái. Ví dụ:nếu theo nhật ký số dặm của bạn, 455 trong số 7.000 dặm là dành cho mục đích cá nhân và bạn đã trả tiền cho nhiên liệu, thì lợi ích phụ tương đương với 254,80 đô la trong thu nhập chịu thuế. Nếu chủ lao động của bạn trả tiền nhiên liệu, số tiền đó tương đương với $ 229,78.
Quy tắc giá trị thuê, chỉ áp dụng cho một chiếc xe cho thuê, dựa trên giá trị thu nhập của chiếc xe trên giá trị thị trường hợp lý và giá trị thuê hàng năm của chiếc xe theo Bảng 3-1 trong IRS Publication 15-B, kể từ lần đầu tiên ngày bạn sử dụng nó cho một lý do cá nhân. Để tính toán giá trị, hãy chia tổng số dặm cá nhân đã lái cho tổng số dặm và sau đó nhân kết quả với giá trị thuê hàng năm.
Ví dụ:nếu theo nhật ký quãng đường của bạn, 455 trong số 7.000 dặm là để sử dụng cá nhân và bạn đã trả tiền nhiên liệu, một chiếc xe có FMV là 12.500 đô la - và giá trị thuê hàng năm tương ứng là 3.600 đô la tương đương với 234 đô la - (455 / 7000) x3.600 - tiền lương.
Quy tắc giá trị thuê không bao gồm giá trị của nhiên liệu, bất kể ai trả tiền cho nó. Do đó, chủ lao động của bạn có thể bao gồm một khoản phí riêng, 5,5 xu mỗi dặm cho tất cả số dặm đã lái hoặc chỉ áp dụng khoản phí này cho số dặm cá nhân.
Hồ sơ lái xe chi tiết là chìa khóa để giảm giá trị của một chiếc xe của công ty về mặt thu nhập. Việc lưu giữ hồ sơ kịp thời cũng rất quan trọng, vì bạn chờ đợi để ghi lại số km lái xe càng lâu, việc thu hồi xe của bạn có thể càng kém chính xác. Để tránh điều này, IRS khuyến nghị bạn nên phân biệt giữa số dặm đi công tác và cá nhân tại hoặc gần nhất có thể với thời gian của mỗi chuyến đi lái xe.