Đôi khi, bạn có thể trả trước cho các dịch vụ, có thể để có được thỏa thuận tốt hơn trong công việc, hoặc có thể vì đó là một trong những điều khoản của lời đề nghị đặt lịch dịch vụ trước. Đôi khi khi bạn làm điều này, mọi thứ xảy ra và các dịch vụ không được hoàn thành như bạn dự định. Trong trường hợp này, bạn có thể phải viết thư cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc nhà thầu yêu cầu trả lại tiền cho bạn. Viết một bức thư trong tình huống không thoải mái này đòi hỏi sự khéo léo và tài năng.
Viết thư của bạn dưới dạng giấy. Mặc dù email là một phương tiện phổ biến và nhanh chóng để liên lạc với mọi người và doanh nghiệp, nhưng nó có thể không đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà một bức thư thực hiện. Giấy, thư gửi qua đường bưu điện cũng có xu hướng hiệu quả hơn trong việc truyền đạt chính xác những gì có thể đã xảy ra sai và những gì bạn đang tìm kiếm để khắc phục tình hình.
Soạn thư của bạn ở định dạng kinh doanh khối, trong đó toàn bộ chữ cái được căn đều bên trái hoặc mỗi dòng viết đều nằm ở phía bên trái của trang. Bắt đầu ở trên cùng với ngày tháng và chuyển xuống để viết tên và địa chỉ của bạn. Di chuyển xuống một vài dòng từ đó và viết địa chỉ của người mà bạn đang gửi thư. Di chuyển xuống một vài dòng nữa và viết lời chào của bạn. Chào người đó bằng tên và tránh xa "Dear Sir" hoặc "To Whom It Có thể Lo ngại."
Viết rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, rõ ràng. Sử dụng các thuật ngữ đơn giản, dễ hiểu và yêu cầu hoàn lại tiền trực tiếp, nêu rõ lý do bạn yêu cầu. Bao gồm bất kỳ thông tin thích hợp nào, chẳng hạn như ngày mà công việc được cho là bắt đầu và kết thúc. Cũng bao gồm bất kỳ nỗ lực nào bạn đã thực hiện để liên hệ với người đó để sắp xếp công việc được thực hiện. Làm cho bức thư trở nên thân thiện và chuyên nghiệp, đồng thời tránh sử dụng ngôn ngữ thô bạo hoặc biệt ngữ kinh doanh.
Nói chính xác những gì bạn đang tìm kiếm trong thư. Đây là một lời kêu gọi hành động; nếu bạn muốn hoàn lại 200 đô la, thì hãy nói như vậy. Bao gồm ngày mà bạn sẽ liên hệ với doanh nghiệp nếu bạn chưa nhận được tin tức từ họ. Cung cấp nhiều thông tin liên hệ cho chính bạn và cho biết phương thức liên hệ ưa thích của bạn là gì. Đọc kỹ thư của bạn, kiểm tra chính tả trên thư nếu bạn đang sử dụng máy tính. Nêu một ngày mà bạn mong đợi sẽ được hồi âm và nói rõ rằng bạn sẽ gọi nếu không.
Gửi bất kỳ lá thư nào yêu cầu điều gì đó có thể dẫn đến hành động pháp lý sau này bằng thư bảo đảm, yêu cầu trả lại biên lai. Giữ một bản sao của bức thư cùng với biên lai giao hàng để làm bằng chứng cho việc trao đổi thư từ.
Không đe dọa hành động pháp lý hoặc đưa ra những lời đe dọa rỗng trong thư của bạn. Với nhiều doanh nghiệp, việc đề cập đến luật sư đặt lá thư vào một phạm trù hoàn toàn khác. Một doanh nghiệp hoàn toàn sẵn lòng hoàn lại tiền lúc đầu, có thể chuyển thư đến bộ phận pháp lý của họ khi bạn đề cập đến hành động pháp lý, hành động này có thể làm chậm hoặc dừng quá trình hoàn lại tiền.