Các ngân hàng, người cho vay thế chấp, chủ nhà tiềm năng và các cơ quan chính phủ thường xuyên xác minh thu nhập trước khi đưa ra các quyết định dựa trên tài chính. Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn hoặc đại diện của bộ phận nhân sự hoặc biên chế sẽ viết thư thay mặt cho nhân viên. Tuy nhiên, nếu bạn đang tự kinh doanh hoặc đang viết thư để xác minh thu nhập bổ sung, bạn sẽ cần phải tự viết thư. Dù vậy, hiểu được những điều cần thiết có thể đảm bảo bức thư chỉ chứa thông tin phù hợp.
Thư bằng chứng về thu nhập được viết thay mặt cho nhân viên phải có trên giấy tiêu đề của công ty. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng một lá thư cho ngân hàng hoặc người cho vay thế chấp cũng có thể yêu cầu con dấu của công ty hoặc con dấu của cơ quan công chứng. Thông tin duy nhất mà nó nên chứa là tên của người đó, tình trạng việc làm - toàn thời gian hoặc bán thời gian - chức danh công việc hiện tại, mức lương cơ bản hàng năm và tuyên bố về việc người đó là nhân viên lâu dài hay tạm thời. Thư phải kết thúc bằng ngày tháng, tiêu đề và chữ ký của đại diện công ty phát hành thư.
Ngoại trừ một vài sửa đổi, thư bằng chứng thu nhập tự viết có các yêu cầu tương tự như thư do nhà tuyển dụng viết. Là một người tự kinh doanh, hãy sử dụng tiêu đề thư và kèm theo lời tuyên bố về việc bạn đã kinh doanh được bao lâu. Một lá thư cá nhân được viết để xác minh thu nhập bổ sung phải xác định nguồn thu nhập của bạn và đính kèm bất kỳ tài liệu xác minh bắt buộc nào như tờ khai thuế, bảng sao kê ngân hàng hoặc An sinh xã hội, thư cấp dưỡng con cái hoặc bồi thường cho công nhân. Tùy thuộc vào yêu cầu của người yêu cầu, bạn cũng có thể cần nêu rõ bạn mong đợi thu nhập tiếp tục trong bao lâu và có công chứng thư.