Biên lai tại cửa hàng có thể là bằng chứng quan trọng cho việc mua hàng mà bạn yêu cầu là khoản khấu trừ thuế hoặc chúng có thể là một hồ sơ lịch sử gia đình hấp dẫn. Cho dù hóa đơn là nhẫn đính hôn kim cương, máy tính mới hay xe hơi mới, thì đôi khi hóa đơn mua hàng vẫn phải được giữ nguyên. Để bảo quản biên lai của cửa hàng, hãy tuân thủ các hướng dẫn bảo quản giấy tờ đúng cách và xử lý an toàn. Giữ biên lai tránh ánh sáng và độ ẩm và tuân theo các nguyên tắc bảo quản cơ bản để giữ biên lai của cửa hàng được bảo quản vô thời hạn.
Viết tên của biên lai cửa hàng hoặc một số nhãn có thể nhận dạng khác trên mặt trước của phong bì không chứa axit bằng bút chì. Sử dụng bút chì vì hầu hết các loại bút mực đều chứa mực hòa tan trong nước và sẽ bị phai. Nếu biên lai là từ một khoản khấu trừ thành từng khoản, hãy ghi lại điều này trên phong bì (cùng với năm) để bạn có thể dễ dàng xác định và tìm thấy nó trong tương lai.
Đặt từng biên lai của cửa hàng vào phong bì đã chuẩn bị sẵn. Không đặt nhiều hơn một biên lai trong mỗi phong bì.
Tạo một phong bì giống nhau cho mỗi biên lai mà bạn đang bảo quản.
Tạo các thư mục tệp không chứa axit cho phong bì. Đặt các phong bì biên lai tương tự nhau trong các tập hồ sơ. Ví dụ:đặt tất cả các phong bì chứa biên lai mua hàng hộ gia đình trong một thư mục tệp có nhãn "Mua hàng hộ gia đình".
Đặt các tập tài liệu vào hộp không có axit. Hãy cẩn thận không đặt quá nhiều hoặc quá ít thư mục trong hộp. Nếu bạn đóng gói quá nhiều hộp, các thư mục có thể bị gấp hoặc cong. Nếu bạn đóng gói dưới hộp, giấy tờ có thể không nằm đúng trong hộp và có thể bị cong theo thời gian. Sử dụng bảng đệm để giúp định vị cẩn thận các thư mục trong các hộp, nếu cần. Đóng hộp một cách an toàn.
Đặt các hộp bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát và tối. Một chiếc tủ tối màu trong phòng máy lạnh sẽ là vị trí lý tưởng để đặt những chiếc hộp đựng đồ này.
Lưu trữ biên lai
Hộp bảo quản không chứa axit (có bảng đệm)
Thư mục tệp không chứa axit
Phong bì không chứa axit
Bút chì