IRS đề nghị bạn giữ biên lai và các hồ sơ khác về tổng thu nhập, mua hàng, chi phí, tài sản và bất kỳ khoản khấu trừ nào bạn muốn thực hiện (chi phí giải trí, du lịch, quà tặng, v.v.). Và khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc theo dõi biên lai thực sự có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, mọi việc trở nên dễ dàng hơn với biên lai điện tử. Muốn đi không cần giấy tờ? Đọc để có hướng dẫn nhanh về các cách tốt nhất để tổ chức biên lai theo phương thức điện tử.
Việc tạo và tổ chức biên lai cho doanh nghiệp không ngừng phát triển.
Trên thực tế, biên lai bằng văn bản cũng cũ như chữ viết. Một số khoản thu đầu tiên được biết đến đã được ghi lại trên các viên đất sét.
Rất may, chúng tôi không sử dụng các viên đất sét nữa — quá nặng, dễ vỡ và bám nhiều bụi! Tuy nhiên, biên lai bằng giấy cũng bắt đầu có vẻ như là dĩ vãng.
Bạn có thể quyết định chuyển sang biên lai điện tử vì biên lai giấy:
Có biên lai điện tử không có nghĩa là kỹ năng tổ chức biên nhận của bạn tự động đạt 100%. Nếu bạn không có kế hoạch khi chuyển sang sử dụng biên nhận điện tử, máy tính của bạn có thể trở nên lộn xộn ngay lập tức, ngay cả khi không có tủ đựng hồ sơ và thư mục vỡ ở các đường nối.
Chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm ra cách tốt nhất để lưu trữ biên lai theo phương thức điện tử để đến thời điểm tính thuế, việc tìm kiếm những gì bạn cần thật dễ dàng.
Tổ chức biên lai theo phương thức điện tử yêu cầu bạn:
Điều đầu tiên trước tiên:Điểm bán hàng (POS) của bạn có thể vẫn đang tạo biên lai bằng giấy mà bạn phải thu thập và lưu trữ.
Bạn có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách sử dụng máy POS mặc định tương tác không cần giấy tờ và chữ ký điện tử. Điều này cũng giúp giảm lãng phí, không gian lưu trữ và số lượng biên lai mà cá nhân bạn phải chuyển sang định dạng điện tử.
Cho dù bạn có biên lai điện tử tại POS của mình hay không, bạn vẫn cần phải chuyển đổi biên lai bản cứng sang định dạng điện tử để nộp chúng. Hóa đơn cho hàng tồn kho, chi phí đi lại, giáo dục thường xuyên, vv có đủ hình dạng và kích cỡ khác nhau.
May mắn thay, việc chuyển đổi chúng có thể dễ dàng như chụp ảnh bằng điện thoại của bạn. Hãy ghi nhớ kích thước tệp để bạn không gặp vấn đề với khả năng xử lý của máy tính. Sử dụng các tệp JPEG hoặc PDF nếu có thể.
Bạn cũng có thể xem xét các ứng dụng có OCR (nhận dạng ký tự quang học) hiển thị văn bản thành định dạng mà máy tính của bạn có thể tìm kiếm. Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, OCR có thể hữu ích khi tìm biên lai sau này.
Khi bạn đã có biên lai điện tử, bạn cần xem xét việc tổ chức biên lai theo phương thức điện tử. Bạn nên đặt chúng trên đám mây, trên ổ cứng hay cả hai? Nhiều người có thể truy cập vào đám mây bất kỳ lúc nào và nó có thể an toàn hơn ổ cứng.
Tiếp theo:Hãy xem xét cách tốt nhất để lưu biên lai điện tử của bạn. Rốt cuộc, bạn có các tùy chọn khi nói đến tổ chức nhận. Bạn có thể chọn sử dụng:
Tệp ở đâu và cách sắp xếp tệp của bạn là những vấn đề lâu đời. Thay vì một tủ hồ sơ ở một vị trí tập trung, máy tính giúp chúng ta dễ dàng lưu trữ hóa đơn điện tử. Một số lợi ích chính của việc này là:
Có các dịch vụ khác nhau giúp lưu trữ biên nhận, chẳng hạn như Google Drive hoặc tệp máy tính cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể muốn nghĩ đến một vị trí an toàn hơn, như Carbonite hoặc Lastpass, trong trường hợp bạn lo ngại về vi phạm bảo mật.
Đảm bảo tên tệp của bạn hợp lý và cụ thể, bao gồm cả ngày tháng khi bạn có thể. Mỗi tên tệp phải đủ cụ thể để bạn biết chính xác nó là gì và nó đi đến đâu chỉ bằng cách đọc nó. Các thư mục của bạn phải hoạt động theo thứ tự phân cấp, từ chung nhất đến cụ thể nhất.
Lồng các thư mục là một cách tuyệt vời để giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải sàng lọc tất cả các tệp cùng một lúc (chỉ những tệp bạn cần):
Dù cuối cùng bạn sử dụng gì, hãy đảm bảo rằng bạn phát triển danh sách kiểm tra hoặc mẫu để bạn và bất kỳ nhân viên hiện hành nào có thể tải lên liên tục và đúng cách các biên nhận bằng cách sử dụng một hệ thống. Lưu trữ mẫu này ở nơi dễ dàng cho nhân viên có quyền truy cập.
Bạn không muốn lưu trữ biên lai điện tử trong các thư mục? Với phần mềm kế toán, bạn không cần phải làm như vậy.
Tải lên biên lai điện tử của bạn vào khoảng thời gian thích hợp, đính kèm mô tả nếu cần và để chương trình thực hiện phần còn lại của công việc cho bạn.
Phần mềm kế toán cũng giúp giữ cho các khoản phải thu, phải trả và các nhiệm vụ tài chính được tổ chức và ở một vị trí.
Patriot’s Premium Accounting giúp việc quản lý biên lai điện tử trở nên dễ dàng!Bạn cần giữ biên lai miễn là bộ phận thu nhập của tiểu bang của bạn hoặc IRS có thể kiểm tra bạn.
Thường xuyên hơn không, ba năm là một nguyên tắc chung. Nhưng nếu mọi thứ không có lợi cho IRS, bạn nên chuẩn bị để tìm hiểu các biên nhận sáu năm.
Và thành thật mà nói, sáu năm biên lai điện tử dễ dàng hơn nhiều so với sáu năm bản in ra giấy.
Bạn có thể muốn tạo thời gian đã lên lịch để xử lý biên nhận của mình (tức là chụp ảnh, chọn tên tệp thích hợp và tải chúng lên đúng thư mục hoặc chương trình). Các bước này có thể mất thời gian nhưng có thể dễ quản lý hơn nếu bạn chia chúng thành các phần nhỏ hơn, chẳng hạn như một lần mỗi tuần.
Xem xét những người khác nhau trong doanh nghiệp của bạn có thể tải lên biên lai điện tử. Họ có thông tin cần thiết để thực hiện mọi việc một cách nhất quán và chính xác không? Đảm bảo rằng quy trình và mẫu của bạn rõ ràng, kỹ lưỡng và tất cả những người có liên quan đều dễ dàng truy cập.
Bảo mật biên lai của bạn khỏi các tác nhân xấu, thảm họa thiên nhiên và hồ sơ bị hỏng. Sử dụng các vị trí đám mây an toàn, thậm chí cả mã hóa, có thể là chính xác những gì bạn cần.