Sổ cái chỉ đơn giản là chạy các bản ghi tín dụng và ghi nợ. Chúng tôi sử dụng sổ cái mỗi khi nhập séc hoặc tiền gửi vào sổ séc hoặc gửi và rút tiền trong sổ tiết kiệm. Một số người giữ một sổ cái hộ gia đình. Những người khác giữ sổ cái của công ty cho các công ty nhỏ hoặc các tập đoàn quốc tế. Mặc dù việc tin học hóa đã đơn giản hóa công việc của kế toán doanh nghiệp, nhưng nó cũng có thể được áp dụng cho tài chính hộ gia đình. Sổ cái dựa trên máy tính có sẵn dưới dạng phần mềm miễn phí hoặc phần mềm chia sẻ cũng như các gói chuyên nghiệp có sẵn để mua. Máy tính bảng Ledger có sẵn tại bất kỳ cửa hàng đồ dùng văn phòng nào và ở hầu hết các cửa hàng văn phòng phẩm.
Sổ cái chứa ít nhất năm cột, được sử dụng cho ngày tháng, chi tiết, tín dụng, ghi nợ và số dư. Cột chi tiết được sử dụng cho tên của người nhận tiền hoặc nguồn thu nhập và bất kỳ ghi chú nào. Thu nhập hoặc chi tiêu được ghi lại trong cột ghi có hoặc cột ghi nợ (để trống cột kia) và tổng số đang hoạt động được nhập vào dòng số dư. Các cột có thể được thêm vào để thể hiện thu nhập chịu thuế hoặc chi phí được trừ. Sổ cái nên được giữ trong một khoảng thời gian nhất định --- một tuần hoặc một tháng --- tùy thuộc vào số lượng giao dịch xảy ra. Vào cuối kỳ, các khoản ghi nợ và ghi có được tổng cộng và số dư cuối kỳ được kiểm tra bằng cách cộng các khoản tín dụng và trừ các khoản ghi nợ khỏi số dư đầu kỳ. Số dư cuối kỳ được "chuyển sang" là số dư đầu kỳ trên sổ cái cho kỳ tiếp theo. Đảm bảo đánh dấu mỗi trang trong sổ cái của bạn bằng tiêu đề (sổ cái hộ gia đình, tên doanh nghiệp), ngày của kỳ mà trang tính bao gồm và tiêu đề cho các cột. Nếu cần nhiều hơn một trang để bao gồm một khoảng thời gian hoạt động, hãy nhớ đánh dấu số trang cho tổng số trang trên mỗi trang.
Sổ cái được kế toán sử dụng để lập bảng cân đối kế toán, theo dõi thu nhập và chi tiêu để khai thuế và chuẩn bị ngân sách. Để sử dụng sổ cái cho việc này, họ chỉ định số tài khoản cho từng nhóm tài sản và nợ phải trả. Một số tài khoản riêng có thể được cấp cho:thu nhập từ từng nguồn, tiền thuê nhà, tiền thế chấp và khoản vay, tiền thuê máy tính, chi phí học tập hoặc bất kỳ loại thu nhập hoặc chi tiêu nào mà bạn có thể cần tổng cộng vào cuối năm. Việc đánh số tài khoản giúp dễ dàng thu thập dữ liệu có thể được sử dụng để tính thuế hoặc lập ngân sách. Bằng cách sử dụng sổ cái của mình, bạn có thể chuẩn bị ngân sách cho doanh nghiệp và hộ gia đình của mình, có thể dự đoán những khoản chi phí bạn nên lập kế hoạch và loại thu nhập bạn có thể mong đợi. Giữ sổ cái riêng cho tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân để theo dõi tiền bạc và có đầy đủ hồ sơ cho kế toán của bạn.