Cách Viết Thư Để Tranh Chấp Hóa Đơn. Khi bạn cần tranh cãi về một hóa đơn, có lẽ bạn nên gửi một lá thư hơn là gọi điện thoại. Với một lá thư, bạn có tài liệu về vấn đề và có thể giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn tranh chấp các cáo buộc. Bạn cũng có thể gửi thư nếu bạn đã cố gắng giải quyết vấn đề thông qua các cuộc gọi điện thoại và không thành công.
Định dạng bức thư theo một mẫu trang trọng. Nếu bạn không biết định dạng chính xác cho một bức thư công việc, hãy sử dụng một trong những mẫu có sẵn thông qua các chương trình xử lý văn bản của bạn. Gửi thư đến chú ý của "Yêu cầu thanh toán".
Giữ cho lá thư tranh chấp của bạn ngắn gọn. Đi vào vấn đề một cách nhanh chóng và cố gắng giữ cho bức thư không dài quá một trang. Cung cấp ngày của hóa đơn, số tài khoản của bạn và lý do bạn không phải trả phí.
Cho công ty thanh toán biết bạn muốn họ làm gì để khắc phục tình hình. Ví dụ:bạn có thể muốn viết đại loại như, "Tôi hy vọng các khoản phí sẽ được xóa khỏi tài khoản của tôi cùng với mọi khoản phí tài chính liên quan."
Cung cấp thông tin liên hệ của bạn. Trước khi đóng cửa, hãy bao gồm số điện thoại ban ngày và các số thay thế để công ty có thể liên hệ với bạn để thảo luận về tranh chấp.
Tạo một bản sao của bức thư và hóa đơn. Giữ một bản sao của bức thư cùng với hồ sơ thanh toán của bạn từ công ty. Bao gồm một bản sao của hóa đơn cùng với lá thư trước khi gửi tài liệu.
Bạn nên cân nhắc việc gửi thư bằng thư bảo đảm có yêu cầu biên lai gửi lại. Với loại hình dịch vụ bưu chính này, bạn có thể chứng minh rằng công ty đã nhận được thư.