Pay Check - nhà cung cấp dịch vụ trả lương chuyên gia - đã tập hợp 10 chuyên gia tài chính hàng đầu tại Accountex để thảo luận về những thách thức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp phải xung quanh bảng lương và lý do tại sao làm việc với đối tác trả lương thuê ngoài có thể giúp ích cho

“Con người là tài sản lớn nhất của chúng tôi” đã trở thành một trong những câu thần chú nổi tiếng nhất trong thế giới kinh doanh. Do đó, có lý do rằng việc trả lương cho nhân viên của mình một cách chính xác và đúng hạn là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Vậy tại sao rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) lại đặt các đội ngũ nội bộ được đào tạo kém và có nguồn lực hạn chế vào nhiệm vụ trả lương?

Áp lực cắt giảm chi phí quản lý thường là một lý do. Đó là trải nghiệm mà một trong những khách hàng của Rob Rattray đã có. Rob, giám đốc của r2 Finance, nói với những người tham gia rằng SME đã tìm cách cắt giảm chi phí sau khi chịu lỗ trong hai năm trót lọt. Việc giữ nguyên bảng lương sẽ gây căng thẳng lớn cho những nhân viên đang đảm nhận nhiều vai trò và chuyển trọng tâm ra khỏi những gì công ty cần làm lúc đó, hơn bao giờ hết - tập trung vào tăng trưởng.

Thuê ngoài để tập trung vào tăng trưởng

Rob khuyến khích khách hàng của mình chuyển sang dịch vụ trả lương thuê ngoài cho nhân viên, cho phép nhóm tập trung vào phát triển kinh doanh. Rob nói:“Bạn càng có thể chuyển giao cho ai đó biết họ đang làm gì trong một lĩnh vực không nằm trong trọng tâm chính của bạn - trong trường hợp này là bán hàng - thì bạn càng có thể tập trung vào triển vọng tăng trưởng. / P>

Selwyn Pye, Người sáng lập công ty tư vấn kinh doanh The Ngine Room, đồng ý rằng điều quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ là giải phóng bản thân khỏi các nhiệm vụ quản trị để chuyển nguồn năng lượng của họ vào doanh số bán hàng. Anh ấy hiện đang làm việc với một khách hàng đang thực hiện một loạt thương vụ mua lại và đang khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung việc trả lương cho một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Selwyn nói:“Nó sẽ giảm chi phí cho tất cả các công ty mới mà họ đang mua và giúp đảm bảo rằng mỗi công ty đều tập trung vào các mục tiêu tăng trưởng của mình”.

Điều hướng tuân thủ phức tạp

Tuy nhiên, việc thuê ngoài không chỉ tập trung vào tăng trưởng. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ đối phó với bối cảnh tuân thủ ngày càng phức tạp. Katie Linstead, Giám đốc phát triển kinh doanh và dịch vụ khách hàng tại Pay Check, nói với những người tham gia rằng khách hàng mới thường xuyên liên lạc, khiến họ gặp ác mộng về việc tuân thủ.

Tất cả các yêu cầu tuân thủ bảng lương mới trong vài năm qua đều cần đầu tư vào đào tạo nhân viên và công nghệ, cộng với nâng cấp phần mềm hàng năm. Không chỉ vậy, nhiều quy tắc mới rất dễ vi phạm và có khả năng phá hủy một doanh nghiệp. Quy định chung mới về bảo vệ dữ liệu là một trường hợp điển hình. Chia sẻ bảng tính Excel chứa dữ liệu bảng lương không được bảo vệ bằng mật khẩu có thể dễ dàng vi phạm các quy tắc bảo vệ dữ liệu khó khăn, nhưng vẫn xảy ra quá thường xuyên.

Katie cho biết, việc trả lương thuê ngoài làm cho tất cả những việc đó của người khác trở nên đau đầu. “Rất nhiều khách hàng mà chúng tôi nói chuyện vô cùng căng thẳng, sợ hãi và họ không thực sự biết mình sẽ thoát khỏi tình huống đó như thế nào,” Katie nói thêm. “Một trong những điều mà chúng tôi thấy khi một DNVVN thuê ngoài là việc loại bỏ căng thẳng đó sẽ giúp họ vượt qua ngưỡng cửa đó.”

Kế toán cũng đang thuê ngoài

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thuê nhân viên kế toán của họ nhưng ngay cả một số nhân viên kế toán ngày càng tin rằng việc thuê ngoài khu vực chuyên gia trong bảng lương có ý nghĩa kinh doanh tốt. Luke Streeter là Người sáng lập và Giám đốc phân phối của công ty di chuyển, một công ty kinh doanh kế toán, tư vấn và phân tích dữ liệu quốc tế. Luke nói với những người tham gia là người thay mặt cho khách hàng của họ cung cấp dịch vụ trả lương cho khách hàng và cho các mục đích riêng của họ bởi vì đó không phải là một công ty chuyên về lĩnh vực nào làm hoặc muốn chuyên môn hóa.

Daljit Virdee, giám đốc hành nghề kế toán của riêng mình, DSV Accounting, bắt đầu sự nghiệp tài chính của mình trong việc xử lý các bảng lương lớn nội bộ, cùng những thứ khác, 20 năm trước.

Anh ấy nói với những người tham gia rằng kỷ luật đã trải qua rất nhiều thay đổi và tăng trưởng - chẳng hạn như lương hưu tại nơi làm việc - trong những năm qua khiến anh ấy thích làm việc với một đối tác chuyên môn, nhiều người trong số họ có quy mô để cung cấp giá trị thực sự đồng tiền. Anh ấy khuyên làm việc với các đối tác trả lương là thành viên của Chartered Institute of Payroll Professionals.

Không phải lúc nào cũng là thuốc chữa bách bệnh

Một số người tham gia xung quanh bàn này cảnh báo rằng hợp tác trong bảng lương không phải lúc nào cũng là thuốc chữa bách bệnh. Sophie Wright, giám đốc của WrightCFO - công ty tư vấn của các giám đốc tài chính và giám đốc tài chính bán thời gian phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho biết việc thuê ngoài chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn chọn đúng đối tác. Theo kinh nghiệm của bà, các nhà cung cấp dịch vụ trả lương thường có thể mắc sai lầm và điều này có nghĩa là các doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ phải dành thời gian kiểm tra công việc của các nhà cung cấp mà còn làm giảm lòng tin của khách hàng đối với họ. Robert Stell, người sáng lập kiêm giám đốc công ty kế toán Bradbury Stell, cho biết, theo kinh nghiệm của ông, doanh thu cao của nhân viên tại các công ty gia công phần mềm thường là một yếu tố dẫn đến chất lượng dịch vụ kém.

Sophie nói:“Lương rất cá nhân và khi bạn làm sai, cả bộ phận tài chính sẽ trở nên tồi tệ và có thể mất nhiều thời gian để xây dựng lại niềm tin đối với bộ phận tài chính trong công ty.

Chọn đối tác trả lương

Luke nhấn mạnh tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc chọn đối tác trả lương phù hợp với nhu cầu của họ và chia sẻ giá trị thương hiệu của họ, vì kết quả trả lương kém cuối cùng có thể phản ánh xấu về uy tín thương hiệu của chính họ. Ví dụ, một doanh nghiệp vừa và nhỏ hứa hẹn với khách hàng của mình về khả năng đáp ứng và sự nhanh nhẹn, nên tìm kiếm những phẩm chất tương tự ở đối tác trả lương của họ. Một ví dụ về sự nhanh nhạy đó có thể là linh hoạt dịch vụ theo nhu cầu của SME, thay vì mong đợi SME sử dụng một dịch vụ cố định.

Mặc dù việc thực hiện thẩm định kỹ lưỡng khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trả lương là rất quan trọng, nhưng những người tham gia đồng ý rằng truyền miệng và mạng lưới là những cách tốt để các công ty trong danh sách lựa chọn xem xét. Có một sự đồng thuận rõ ràng rằng cần có các đối tác trả lương tốt, có khả năng đáp ứng và cung cấp dịch vụ nhất quán.

Giữ liên lạc của con người

Sắp tới, những người tham gia muốn thấy các nhà cung cấp bảng lương phát triển để cung cấp dịch vụ tự động và hợp lý hơn, cho phép khách hàng cung cấp và tìm kiếm dữ liệu bảng lương khi đang di chuyển thông qua ứng dụng di động. Cũng có một lời kêu gọi tích hợp nhiều hơn với các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự để các nhà cung cấp dịch vụ trả lương có thể truy cập dữ liệu như các biểu mẫu kết hợp mới và P45, vốn đã tồn tại kỹ thuật số trong các hệ thống như vậy.

Pay Check’s Katie đồng ý về sự cần thiết phải tiến tới tự động hóa nhiều hơn nhưng cảnh báo về sự cần thiết phải duy trì sự tương tác giữa con người với khách hàng - điều mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt, vẫn đang tìm kiếm từ các đối tác trả lương của họ. Cô giải thích:“Đối với tương lai của bảng lương, cách chúng tôi nhìn nhận là, vâng, nắm bắt công nghệ, nhưng chúng tôi cũng hoàn toàn tập trung vào khía cạnh dịch vụ khách hàng của nó.”