Sức mạnh của công nghệ đã giúp bạn có thể kinh doanh không chỉ trên toàn thị trấn mà còn trên toàn thế giới. Ai biết được - doanh nghiệp nhỏ của bạn thậm chí có thể không có văn phòng, hoàn thành với tiền thuê nhà, nơi gửi thư và các hóa đơn điện nước. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn chuyên về dịch vụ hoặc sản phẩm kỹ thuật số, bạn thậm chí có thể không bao giờ gặp trực tiếp nhân viên của mình!

Các nhóm làm việc từ xa có thể linh hoạt để thực hiện công việc tuyệt vời bất kể vị trí, múi giờ hoặc phương thức vận chuyển. Nhờ các công cụ cộng tác trực tuyến và thiết bị di động, làm việc từ xa giờ đây đã trở thành thói quen như sử dụng máy fax cách đây 15 năm.

Nếu bạn quản lý một nhóm từ xa, hãy đọc 3 mẹo sau.

1. Giao tiếp sớm và thường xuyên

Giao tiếp với nhóm của bạn gần như là nhiều hơn nữa quan trọng trong một môi trường từ xa hơn là trong một văn phòng truyền thống. Làm việc một mình trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày tại một thời điểm có thể khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập và mất kết nối với các mục tiêu của nhóm bạn. Có vẻ khó khăn hơn để nhận được sự hỗ trợ mà họ cần khi nhân viên không thể chỉ ghé qua văn phòng của bạn trong một hoặc hai phút.

Sử dụng email hoặc hệ thống nhắn tin tức thì có thể lấp đầy một số khoảng trống trong giao tiếp, nhưng hãy nhớ rằng giọng điệu có thể bị mất đi trong văn bản. Những gì có thể được nói với một tiếng cười sảng khoái và một nụ cười ấm áp trên bàn họp có thể được hiểu là sự mỉa mai hoặc tức giận đối với email, nơi không thể phân biệt được ngôn ngữ cơ thể.

Vì vậy, khi nói đến giao tiếp, hãy trộn nó lên và thực hiện nó thường xuyên. Bổ sung các cuộc trò chuyện qua email hoặc tin nhắn tức thì với các cuộc trò chuyện video, đăng ký điện thoại hoặc có thể là một cuộc họp thường niên đưa cả nhóm đến một địa điểm để lập kế hoạch cho năm tới.

2. Xây dựng chính sách làm việc từ xa

Chỉ vì nhóm của bạn có thể làm việc ở nhiều vị trí khác nhau không có nghĩa là ngày làm việc là miễn phí cho tất cả. Thực hiện các chính sách làm việc từ xa giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau trong khi vẫn duy trì cảm giác chuyên nghiệp.

Ví dụ:bạn có thể muốn đặt giờ làm việc khi các thành viên trong nhóm có thể gọi nhau được. Nếu nhóm của bạn mở rộng múi giờ, điều này có thể khó thực thi hơn, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy khoảng thời gian làm việc chồng chéo giữa các nhân viên của mình.

Đặt thời gian và phương pháp định kỳ để tổ chức các cuộc họp nhóm từ xa; ví dụ:Thứ Hai hàng tuần lúc 9:30 sáng trên Google Hangouts. Nếu nhóm của bạn có thể bắt kịp với nhau vào một thời điểm cụ thể, thì tốt hơn là họ có thể lập kế hoạch cho ngày của mình xung quanh những cam kết điển hình này - và lập kế hoạch tiến độ của họ giữa các cuộc họp.

Những ngày ốm đau thì sao? Làm việc tại nhà không có nghĩa là cảm lạnh hoặc cúm sẽ không làm giảm năng suất của nhân viên. Khuyến khích nhân viên nghỉ những ngày ốm đã phân bổ khi cần thiết để đảm bảo họ đạt hiệu suất cao nhất khi quay trở lại.

3. Chọn công cụ phù hợp

Cộng tác từ xa yêu cầu các công cụ phù hợp để hoàn thành công việc. Nếu bạn mới bắt đầu xây dựng nhóm từ xa của mình, hãy xem xét một số chương trình cộng tác trực tuyến có thể giúp quản lý nhóm của bạn dễ dàng hơn:

• Để quản lý các dự án: Basecamp, Trello, Smartsheet hoặc Asana
• Để lưu trữ tệp: Dropbox, Box, Apple iCloud hoặc Google Drive
• Để chỉnh sửa tài liệu hoặc sản phẩm: Google Drive, Zoho, Box hoặc Microsoft Office 365
• Để tổ chức các cuộc họp: GoToMeeting, Skype, AnyMeeting hoặc Google Hangouts
• Để giữ email ở mức tối thiểu: Slack, Skype, Flow hoặc GroupMe