Mùa xuân - với cuộc sống mới tràn ngập khắp mọi nơi - là nguồn gốc của nhiều động lực để bắt đầu lại. Truyền thống dọn dẹp vào mùa xuân đã có từ rất lâu và bạn có thể áp dụng nó vào mớ hồ sơ và hồ sơ tài chính - giấy và ảo - chất đống trong cuộc sống của bạn.

Đây là cách bắt đầu:

1. Đặt mục tiêu

Một dự án như dọn dẹp mùa xuân có thể ăn thịt bạn nếu bạn không đặt ra giới hạn. Quyết định những gì bạn muốn hoàn thành. Bạn luôn có thể quay trở lại công việc vào tuần tới hoặc năm sau, vì vậy hãy kiểm soát nó. Một số ý tưởng bao gồm:

• Xóa các tài liệu thuế cũ có giá trị trong hai năm.
• Sắp xếp một hoặc hai hộp giấy cũ hoặc ngăn kéo của tủ tài liệu.
• Dọn dẹp tủ chứa đầy giấy tờ cũ.

2. Biết thời gian lưu giữ các thủ tục giấy tờ

Đừng mang đi và vứt bỏ mọi thứ. Dưới đây là những gì cần giữ và trong thời gian bao lâu:

Bản sao các tờ khai thuế của bạn. Giữ những điều này mãi mãi. IRS cho biết:“Họ giúp chuẩn bị các bản khai thuế trong tương lai và tính toán nếu bạn nộp bản khai thuế đã sửa đổi. Ngoài ra, các tờ khai thuế cũ cung cấp bằng chứng - nếu bạn cần - rằng bạn đã nộp thuế trong những năm đó.

Hỗ trợ chứng từ và biên lai thuế . IRS khuyến nghị lưu giữ các tài liệu hỗ trợ miễn là bạn có thể được kiểm toán hoặc chịu trách nhiệm về các hồ sơ. Dưới đây là một số quy tắc chung:

• IRS cho biết họ thường kiểm tra thuế sau ba năm, vì vậy hãy lưu giữ hồ sơ hỗ trợ các khoản khấu trừ ít nhất ba năm sau khi bản khai thuế đến hạn hoặc được nộp. Tuy nhiên, IRS cũng cho biết:“Nếu chúng tôi xác định được một lỗi nghiêm trọng, chúng tôi có thể thêm năm bổ sung. Chúng tôi thường không quay lại nhiều hơn sáu năm qua ”. Vì vậy, bạn có thể muốn lưu giữ hồ sơ trong sáu năm để chắc chắn rằng mình được bảo hiểm.
• Lưu giữ hồ sơ thuế bảng lương trong sáu năm.
• Nếu bạn khai thuế gian lận, bạn sẽ mãi mãi bị mắc kẹt, vì vậy hãy giữ các tài liệu hỗ trợ.
• Nếu bạn không báo cáo thu nhập trị giá hơn 25% tổng số tiền bạn đã báo cáo, bạn phải chịu trách nhiệm trước IRS trong sáu năm.

Các tài liệu hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm. Hỏi các công ty hoặc đại lý bảo hiểm nhà, cho thuê hoặc ô tô của bạn xem bạn nên giữ tài liệu nào - và giữ chúng trong bao lâu - trong trường hợp sau này bạn cần tài liệu để chứng minh cho yêu cầu bồi thường.

3. Bỏ giấy tờ nếu bạn đã lưu trữ các bản sao điện tử

Trước khi ném tài liệu, hãy kiểm tra với các ngân hàng và công ty dịch vụ tài chính - bao gồm cả nhà cung cấp 401 (k) của bạn - để biết họ lưu giữ các bản sao điện tử của hồ sơ của bạn trong bao lâu.

4. Sao lưu

Tải xuống bản sao điện tử của hồ sơ ngân hàng và bảo hiểm và các tài liệu quan trọng khác vào máy tính của bạn. Sao lưu chúng vào một ổ cứng riêng biệt hoặc bộ lưu trữ đám mây.

Thật thông minh khi có các bản sao lưu cho các bản sao lưu của bạn. Sử dụng ổ cứng thứ hai hoặc mua đăng ký dịch vụ sao lưu luôn bật để liên tục sao chép toàn bộ nội dung máy tính của bạn để lưu trữ đám mây an toàn.

5. Quyết định những gì cần cắt nhỏ

Một số vật phẩm bằng giấy - chẳng hạn như báo cũ và sách hướng dẫn cho những thứ bạn không còn sở hữu - có thể được đem đi tái chế. Tuy nhiên, đừng có nguy cơ bị đánh cắp danh tính bằng cách ném tài liệu có chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm vào thùng rác. Thay vào đó, hãy cắt nhỏ chúng. Các tài liệu đó bao gồm:

• Hóa đơn điện nước
• Biên lai
• Bảng sao kê ngân hàng đã được tổng hợp
• Séc đã hủy
• Thư từ - trừ khi nó thực sự quý giá

Rất ít người sẵn sàng cắt nhỏ các tài liệu có giá trị hàng năm trời tại nhà. Nhưng nếu bạn là một trong số họ, hãy cho máy hủy tài liệu nghỉ ngơi thường xuyên để tránh quá nhiệt. Thường xuyên tra dầu cho cơ cấu cắt hoặc sử dụng các tấm bôi trơn máy cắt. Đọc hướng dẫn của nhà sản xuất trước khi kiểm tra các giới hạn của máy hủy tài liệu của bạn.

6. Mua một máy quét và sử dụng nó hàng ngày

Bắt đầu thực hành quét và sau đó cắt nhỏ tài liệu bạn muốn giữ lại. Sắp xếp các tệp máy tính của bạn để bạn có thể dễ dàng thả chúng vào các thư mục phù hợp.

7. Lập bản kiểm kê bảo hiểm

Người cho thuê và chủ nhà đều được hưởng lợi từ việc tạo ra một kho tài sản. Công nghệ làm cho công việc trở nên khá đơn giản:

• Sử dụng điện thoại thông minh của bạn để chụp ảnh mọi vật dụng trong nhà mà bạn muốn yêu cầu bảo hiểm nếu nó bị đánh cắp hoặc hư hỏng. Đơn giản hơn nữa, hãy quay video khi đi qua nhà khi bạn chỉ ra các mặt hàng và mô tả giá trị của chúng.
• Tài liệu theo từng phòng. Bao gồm chính ngôi nhà, bên trong và bên ngoài. Tài liệu về xe cộ, phụ kiện ô tô và đồ nội thất, thiết bị thể thao, đồ ngoại thất, đồ chơi và công trình kiến ​​trúc.
• Ghi lại số tiền bạn đã trả cho mỗi mặt hàng và nếu có thể, khi bạn mua chúng. Viết nó ở mặt sau của mỗi ảnh hoặc kết nối thông tin với ảnh trên máy tính của bạn.
• Bắt đầu từ bây giờ, hãy chụp ảnh tài sản mới khi bạn có được chúng. Lưu biên lai của họ với khoảng không quảng cáo của bạn.

8. Kiểm tra tài khoản ngân hàng của bạn - và mua sắm tài khoản mới

Kiểm tra tài khoản ngân hàng của bạn hàng năm. Nếu bạn có quá nhiều, hãy đóng những cái không hoạt động. Cắt nhỏ các séc và đăng ký chưa sử dụng từ các tài khoản cũ.

Không có lý do gì để trả phí hoặc nhận lãi suất thấp trong tài khoản của bạn. Sử dụng Trung tâm Giải pháp của chúng tôi để tìm tỷ giá tốt hơn trên tài khoản tiết kiệm.

Bạn có thể đề xuất nghi thức dọn dẹp vào mùa xuân để đảm bảo an ninh hơn và bớt lộn xộn hơn không? Chia sẻ nó trong bình luận bên dưới hoặc trên trang Facebook của chúng tôi.