Trong một thế giới hoàn hảo, mỗi sản phẩm và dịch vụ sẽ hoạt động bình thường và từ "hoàn lại tiền" sẽ không có chỗ trong từ điển. Thật không may, đó không phải là trường hợp và các sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cần được hoàn lại tiền. Khi viết thư hoàn lại tiền cho người bán, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự nếu bạn muốn nhận được tiền hoàn lại một cách kịp thời. Bình tĩnh giải thích lý do tại sao bạn cảm thấy được hoàn lại tiền là cách tiếp cận tốt nhất.
Nói chuyện với công ty hoặc người một cách chuyên nghiệp, sau đó giải thích ngay bạn là ai và hoàn cảnh của bạn. Ví dụ:"Công ty XX thân mến, tên tôi là John Smith và gần đây tôi đã mua một chiếc áo khoác mới từ bạn".
Giải thích lý do tại sao bạn tin rằng việc hoàn lại tiền là cần thiết. Nêu các vấn đề với dịch vụ hoặc sản phẩm và cách bạn không thể giữ sản phẩm hoặc tiếp tục dịch vụ. Ví dụ:nếu bạn sở hữu một chiếc vòng cổ điện tử cho chó, bạn có thể viết:"Ngạnh của chiếc vòng cổ đã bị rụng. Tôi không thể gắn vòng cổ cho con chó của mình trong tình trạng hiện tại và tôi muốn được hoàn lại tiền".
Nói với công ty hoặc người mà bạn không quan tâm đến việc thay thế. Người bán thường sẽ cố gắng thay thế mặt hàng của bạn hoặc mở rộng dịch vụ miễn phí nếu bạn không hài lòng với sản phẩm. Nếu bạn muốn hoàn lại tiền mặt, hãy nêu rõ ràng rằng bạn muốn được hoàn lại tiền, không có gì khác.
Bao gồm bất kỳ luật nào đảm bảo hoàn lại tiền cho bạn. Ví dụ:các tiểu bang thường có luật bảo vệ khoản tiền đặt cọc của người thuê, nếu người đó đủ điều kiện để được hoàn lại tiền.
Giải thích với người bán rằng bạn sẽ trả lại sản phẩm sau khi khoản tiền hoàn lại của bạn được đảm bảo, nếu bạn yêu cầu hoàn lại tiền cho một mặt hàng thực.
Bao gồm số điện thoại và địa chỉ của bạn ở cuối bức thư. Yêu cầu người bán liên hệ với bạn càng sớm càng tốt. Ký vào bức thư và gửi nó.
Liên hệ với người bán từ bảy đến 14 ngày sau khi gửi thư nếu bạn không nhận được hồi âm. Gọi cho người bán nếu bạn có số điện thoại; nếu không, hãy gửi một lá thư khác.
