Trong kế toán, không phải tất cả các khoản chi tiền mặt đều là chi phí cho một báo cáo thu nhập. Ngược lại, khi sử dụng kế toán dồn tích, các khoản chi phí có thể xuất hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà không thể hiện bất kỳ khoản thanh toán tiền mặt nào tại thời điểm đó. Chi phí phải trả là chi phí mà công ty đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán, vẫn có thể ảnh hưởng đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, bản thân chi phí trích trước là một tài khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán và việc thanh toán khoản nợ phải trả sau đó không ảnh hưởng đến báo cáo thu nhập của công ty.
Chi phí phải trả là khoản tiền nợ của các bên đã cung cấp cho công ty việc sử dụng các yếu tố đầu vào hoạt động nhất định theo điều kiện tín dụng, chẳng hạn như nguyên vật liệu, lao động hoặc tiện ích. Chi phí phải trả thường ở dạng các khoản phải trả, một khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán. Các khoản phải trả thông thường có thể bao gồm bất kỳ khoản nào từ lương phải trả, tiền thuê phải trả đến thuế thu nhập phải trả và lãi vay phải trả. Các công ty ghi nhận các khoản chi phí không dùng tiền mặt khác nhau khi chúng phát sinh và báo cáo chúng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dưới dạng các khoản khấu trừ vào thu nhập ròng.
Ban đầu, các công ty ghi nhận sự gia tăng của chi phí phải trả khi nó xảy ra bằng cách ghi có vào chi phí phải trả, hoặc các khoản phải trả, trong phần nợ phải trả của bảng cân đối kế toán. Việc tăng chi phí trích trước cũng làm tăng tài khoản chi phí liên quan trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và do đó, các công ty sẽ ghi nợ tài khoản chi phí và thêm nó như một thành phần chi phí vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Do đó, việc tăng chi phí phải trả có ảnh hưởng giảm dần đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Việc giảm chi phí phải trả xảy ra khi các công ty thanh toán các khoản phải trả còn nợ trong các kỳ sau. Để ghi giảm chi phí phải trả, công ty ghi nợ các khoản phải trả để giảm số khoản phải trả như một khoản nợ phải trả và ghi có tiền mặt cho số tiền đã thanh toán bằng tiền mặt. Khoản chi tiền mặt như vậy không phải là chi phí cho kỳ kế toán hiện tại vì chi phí liên quan đã xảy ra và được ghi nhận trong kỳ trước đó. Do đó, việc giảm chi phí phải trả không ảnh hưởng đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Việc không ghi nhận chi phí trích trước sẽ làm giảm trách nhiệm của công ty trên bảng cân đối kế toán và chi phí liên quan trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và do đó sẽ phóng đại thu nhập ròng. Việc ghi nhận chi phí trích trước thường được gọi là việc lập các bút toán điều chỉnh, mà các công ty thường thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Đôi khi, việc bỏ sót ghi nhận một khoản chi phí phải trả cuối kỳ có thể xảy ra vì các khoản chi phí phải trả không phải lúc nào cũng diễn ra rõ ràng các giao dịch kinh doanh tương ứng, dựa trên các bút toán ghi sổ nào.
