Hàng tồn kho là một thuật ngữ chung để chỉ hàng hóa hoặc cổ phiếu mà doanh nghiệp nắm giữ để sản xuất, chế biến và bán lại. Hàng tồn kho chủ yếu gồm ba loại - nguyên vật liệu, dở dang và thành phẩm. Đầu tư vào hàng tồn kho là khá cao, đặc biệt là trong các lĩnh vực kinh doanh thâm dụng vốn, sản xuất, bán buôn và bán lẻ. Một phần lớn vốn lưu động của một công ty nằm trong hàng tồn kho. Do đó, hàng tồn kho không sử dụng hoặc nhàn rỗi dẫn đến tổn thất đáng kể cho một công ty. Một công ty phải duy trì sự cân bằng phù hợp giữa chi phí mua hàng và lưu kho và đảm bảo rằng sản xuất, doanh thu hoặc lợi nhuận không bị ảnh hưởng bất lợi theo bất kỳ cách nào.
Do đó, việc dự trữ, bảo trì, bảo quản, vận chuyển và chi phí cho hàng tồn kho là quan trọng hàng đầu. Do đó, lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho là một chức năng quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê một số mục tiêu quan trọng của quản lý hàng tồn kho trong các đoạn liên tiếp.
Mục tiêu của Quản lý Khoảng không quảng cáo
Mức tồn kho tối ưu hoặc số lượng đặt hàng kinh tế được tính toán dựa trên nhu cầu đối với hàng hóa thành phẩm của công ty bạn. Nhu cầu càng cao thì yêu cầu về nguyên liệu sẽ càng lớn. Tính toán không chính xác của cùng một dẫn đến tồn kho thiếu hoặc tồn kho quá mức. Dự trữ thiếu sẽ dẫn đến tắc nghẽn sản xuất và chậm trễ trong việc thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng. Như vậy, khách hàng có thể không hài lòng. Do đó, hình ảnh thương hiệu của công ty bạn có thể bị ảnh hưởng xấu.
Mặt khác, dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng số liệu vốn lưu động của bạn. Một lượng lớn tiền bị khóa trong kho chứa quá nhiều. Nó cũng có thể chiếm không gian kho đáng kể, do đó dẫn đến chi phí thuê và bảo trì kho bổ sung.
Dự báo nhu cầu và ước tính nhu cầu hàng tồn kho của bạn một cách chính xác là chìa khóa để duy trì mức tồn kho tối ưu tại mọi thời điểm. Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn theo dõi lượng hàng tồn kho vào và ra. Nó cũng giúp bạn tự động hóa việc mua hàng của mình bằng cách chỉ định mức đặt hàng lại tối thiểu cho mọi sản phẩm trong đó. Nó sẽ gửi cho bạn cảnh báo khi lượng hàng trong kho giảm xuống dưới mức tối thiểu quy định.
Nhiều doanh nghiệp ngày nay cho phép khách hàng đặt hàng lại. Điều này giúp các công ty luôn dẫn đầu hoặc ngang bằng với các đối thủ cạnh tranh của họ. Với tùy chọn backorder, khách hàng có thể đặt hàng cho những sản phẩm đã hết hàng. Với tư cách là người quản lý hàng tồn kho, bạn có thể tạo đơn đặt hàng dựa trên đơn đặt hàng tồn đọng và lịch sử đặt hàng. Vì vậy, bạn sẽ chỉ mua số lượng vật liệu cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Điều này ngăn chặn tình trạng quá tải.
Hơn nữa, theo dõi đơn đặt hàng tồn kho hỗ trợ bạn trong việc duy trì vốn lưu động bằng không, giữ đơn đặt hàng cho đến khi hàng về trong kho và hoàn thành từng phần đơn đặt hàng, tức là phân phối những gì có sẵn và giữ những gì đã hết.
Quản lý kho hàng là một trong những mục tiêu cơ bản của quản lý hàng tồn kho. Nhà kho là nơi chứa tất cả các loại hàng tồn kho. Khi quy mô hoạt động của công ty bạn tăng lên, bạn có thể yêu cầu không gian nhà kho lớn hơn và nhiều nhà kho để chứa hàng tồn kho. Việc chuyển hàng từ kho này sang kho khác cũng kéo theo chi phí vận chuyển và hậu cần. Hơn nữa, việc theo dõi mức tồn kho tại nhiều địa điểm là một việc tốn kém, rườm rà và mất thời gian. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và chất lượng dịch vụ khách hàng.
Xây dựng kho gần nhà cung cấp hơn, xác định chính xác vị trí kho để nhận hàng hoặc thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng trực tiếp từ kho giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển. Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn theo dõi sự thay đổi hàng trong kho tại nhiều kho, tự động cập nhật mức tồn kho tại mỗi kho và thực hiện tự động mua hàng để bổ sung hàng trong kho. Hơn nữa, điều này giúp bạn dễ dàng xác định và chuyển hàng tồn kho dư thừa từ kho này sang kho khác khi có sự thâm hụt hàng tồn kho.
Ngày nay, nhiều công ty thương mại điện tử gắn bó với nhiều kênh bán hàng hoặc nền tảng trực tuyến khác nhau như eBay, Amazon, Flipkart, Alibaba, ... Theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng và mức tồn kho trên nhiều kênh là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Hơn nữa, do chi phí vận hành khác nhau trên các nền tảng khác nhau, một cơ chế định giá thống nhất cho tất cả các kênh bán hàng có thể không hoạt động.
Do đó, một trong những mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là tích hợp các đơn hàng đa kênh - cả trực tuyến và ngoại tuyến trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng tập trung giúp các công ty dễ dàng theo dõi và đảm bảo đủ lượng hàng tồn kho ở cả cửa hàng kỹ thuật số và cửa hàng thực.
Một phần mềm quản lý hàng tồn kho cấu hình nhiều kênh, cửa hàng và kho hàng trong một hệ thống duy nhất. Cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, theo dõi bán hàng, theo dõi lịch sử đặt hàng và xử lý đơn hàng trực tiếp là những lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Hơn nữa, bạn có thể nắm bắt các đơn hàng nhập, xuất, đã xác nhận và đã hủy trên một cửa sổ. Bạn cũng có thể lập công thức định giá tùy chỉnh cho các kênh khác nhau và cung cấp chiết khấu cũng như ưu đãi đặc biệt cho những khách hàng lặp lại.
Tất cả các chi phí liên quan đến thu mua, chế biến, vận chuyển và lưu trữ hàng tồn kho được gọi là chi phí quản lý hàng tồn kho. Chủ yếu có ba loại chi phí - chi phí đặt hàng, vận chuyển và xuất kho.
Chi phí đặt hàng bao gồm yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng &lập hóa đơn, phí nhân công, vận chuyển và chi phí xử lý. Một số chi phí này có thể hoàn toàn không có hoặc không đáng kể. Nó phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và quy mô hoạt động.
Chi phí ghi sổ bao gồm chi phí thuê và thuê kho, bảo hiểm hàng tồn kho, lưu kho, quản lý kho, phí xử lý hàng tồn kho, thuế, vận chuyển trong nhà, chi phí lỗi thời, v.v.
Chi phí xuất kho dẫn đến tổn thất phát sinh từ doanh thu bán hàng bị mất do thiếu hoặc thiếu hàng tồn kho cần thiết. Hàng tồn kho bị lỗi có thể dẫn đến việc sản xuất thành phẩm kém chất lượng và doanh số bán hàng bị trả lại cao hơn. Tổn thất vốn lưu động do tồn kho nhàn rỗi dư thừa cũng có thể được đưa vào danh mục này.
Do đó, một trong những mục tiêu chính của quản lý hàng tồn kho là giảm thiểu chi phí.
Hàng tồn kho có thể bị lỗi thời, hư hỏng và hư hỏng nếu không được xử lý cẩn thận. Hơn nữa, một số hàng tồn kho dễ hư hỏng và có thời hạn sử dụng ngắn. Hơn nữa, nhà kho không được bảo vệ hoặc thiếu hệ thống an ninh mạnh mẽ có thể dẫn đến hành vi trộm cắp hàng tồn kho hoặc ăn cắp vặt. Tất cả điều này sẽ dẫn đến lãng phí hàng tồn kho và thất thoát. Do đó, một trong những mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là giảm thiểu những tổn thất đó.
Kế toán kho, báo cáo hàng tồn kho, kế toán vốn lưu động, báo cáo bán hàng và doanh thu, chính sách giá cả, danh sách nhà cung cấp, vv là những hồ sơ quan trọng phải được duy trì đúng cách và được cập nhật thường xuyên. Do đó, lập hồ sơ và hạch toán thích hợp các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho là những mục tiêu quan trọng của quản lý hàng tồn kho.
Bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm mục đích phát triển đều cần có những khách hàng hạnh phúc. Khách hàng hài lòng và quay trở lại giúp xây dựng lòng trung thành với thương hiệu. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể đạt được bằng cách đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng cao. Giao hàng đúng hẹn, giá cả cạnh tranh, chất lượng sản phẩm cao, v.v. là một số cách mà công ty có thể đạt được xếp hạng khách hàng cao. Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho phép các công ty giao đơn hàng đúng hạn và do đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thời gian xử lý hàng tồn kho bao gồm thời gian cần thiết để chuyển đổi nguyên vật liệu thô và hàng tồn kho trong quá trình sản xuất thành hàng tồn kho thành phẩm. Thời gian xử lý hàng tồn kho càng thấp thì công ty càng tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Kiểm soát hàng tồn kho bao gồm việc ngăn chặn tình trạng tồn kho thiếu và tồn kho quá mức. Nó cũng đảm bảo rằng mức tồn kho xuất hiện trong báo cáo tài chính hiện diện thực tế trong kho. Bất kỳ sự không phù hợp nào giữa hai điều này cần được xác định và sửa chữa. Phần mềm quản lý hàng tồn kho là giải pháp một cửa cho tất cả các nhu cầu về hàng tồn kho &kế toán kho, quản lý mua hàng, theo dõi đơn hàng và tài liệu của bạn.
Lời cuối cùng
Quản lý hàng tồn kho là một chức năng quan trọng trong mọi tổ chức. Phân tích hàng tồn kho ABC, giao hàng đúng lúc, dropshipping và ABC là một số cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn quản lý hậu cần hiệu quả, rút ngắn chu kỳ thu hồi tiền mặt và hợp lý hóa các hoạt động đa ngành trên một hệ thống duy nhất. Giám sát hàng tồn kho tập trung cũng nâng cao lợi nhuận tổng thể, chất lượng dịch vụ khách hàng và giá trị thương hiệu của bạn.
ZapERP là phần mềm quản lý hàng tồn kho với các chức năng tiên tiến và cơ chế lập kế hoạch, giám sát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bạn có thể truy cập trang web của họ để biết thêm chi tiết bằng cách nhấp vào đây.