Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cung cấp một số tùy chọn thanh toán cho khách hàng của mình. Một cách để nhận tiền là chấp nhận thanh toán bằng séc. Để mở rộng các tùy chọn thanh toán cho công ty của bạn, bạn cần biết cách chấp nhận séc cá nhân.

Cách chấp nhận thanh toán bằng séc

Nếu bạn quyết định chấp nhận séc, hãy ghi nhớ một số điểm chính cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Làm theo một vài bước đơn giản để thu thập séc hợp lệ và gửi chúng một cách chính xác.

Khi bạn nhận được séc, hãy xác minh rằng nó đã được viết đúng số tiền. Số lượng và số tiền được viết ra phải giống nhau. Không chấp nhận séc nhiều hơn tổng số tiền đến hạn.

Séc phải bao gồm thông tin cá nhân và ngân hàng. Các chi tiết sau đây phải được viết hoặc in chính xác trên séc:

• Tên đầy đủ của người thanh toán
• Ngày hiện tại
• Số ID ngân hàng bao gồm tài khoản và số định tuyến / ABA
• Tên người nhận thanh toán (bạn hoặc doanh nghiệp của bạn)
• Số tiền đô la
• Chữ ký

Sau khi bạn xác minh thông tin, hãy gửi séc càng nhanh càng tốt. Rõ ràng, bạn gửi séc càng nhanh, bạn càng được thanh toán nhanh hơn. Bạn cũng không muốn đợi quá lâu vì một số ngân hàng sẽ không cho phép bạn gửi séc sau một số tháng nhất định. Hãy kịp thời gửi tiền bằng séc để duy trì dòng tiền lành mạnh cho doanh nghiệp nhỏ và đảm bảo rằng bạn đang nhận được séc tốt.

Kiểm tra chính sách chấp nhận

Tạo chính sách séc nếu bạn định chấp nhận séc để thanh toán. Chính sách chấp nhận séc sẽ giúp bạn xác định và tránh séc không đủ tiền (NSF) tại doanh nghiệp của bạn. Chính sách phải nêu rõ cách bạn và nhân viên của bạn xử lý việc chấp nhận séc và tiền gửi.

Đào tạo nhân viên về các thủ tục chấp nhận séc và cách xử lý séc. Đảm bảo rằng bạn và nhân viên của bạn biết cách phát hiện một séc bị lỗi.

Chấp nhận séc trực tuyến

Séc trực tuyến, hay séc điện tử, là một loại chuyển tiền điện tử được xử lý thông qua hệ thống ACH (công ty thanh toán bù trừ tự động). Thanh toán được thực hiện thông qua internet hoặc mạng dữ liệu khác.

Xử lý séc trực tuyến biến séc giấy thành chuyển khoản điện tử. Séc được tự động gửi vào tài khoản của bạn, vì vậy bạn sẽ được thanh toán ngay lập tức.

Séc điện tử được xử lý giống như thẻ tín dụng nhưng có phí thấp hơn. Khách hàng viết séc ra giấy tại điểm bán hàng, và bạn quẹt vào máy. Người đọc nắm bắt thông tin trên tờ séc. Bạn có thể nhập thông tin bổ sung để hoàn tất thanh toán một lần từ tài khoản của khách hàng.

Việc chấp nhận séc trực tuyến cũng có thể được thực hiện trên trang web của bạn. Khách hàng nhập số định tuyến và số tài khoản ngân hàng trên trang web của bạn, cùng với các thông tin liên quan khác. Séc được xử lý trực tuyến và bạn nhận được thanh toán ngay lập tức. Điều này làm cho việc chấp nhận thanh toán bằng séc điện tử từ khách hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Xử lý séc trực tuyến thường cung cấp một số tính năng bảo mật cho doanh nghiệp của bạn. Các tính năng này bao gồm xác thực, chữ ký số và mã hóa. Tùy thuộc vào bộ xử lý thanh toán, séc được xác nhận tại điểm bán hàng. Bằng cách đó, bạn biết việc kiểm tra có tốt hay không trước khi khách hàng rời khỏi doanh nghiệp của bạn.

Ưu và nhược điểm của việc chấp nhận thanh toán bằng séc

Việc chấp nhận séc có thể có lợi cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi bạn chấp nhận séc cá nhân, doanh nghiệp của bạn cũng có thể gặp một số thách thức. Hãy xem những ưu và nhược điểm của việc chấp nhận thanh toán bằng séc.

Ưu điểm của việc chấp nhận séc

Sau đây là những cách thanh toán bằng séc có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Trả phí xử lý thấp hơn

Chi phí sử dụng séc cá nhân thường thấp hơn so với thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, bạn phải sử dụng bộ xử lý thẻ. Người bán thẻ tính phần trăm mỗi lần bán hàng được thực hiện trên thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.

Thông thường, séc giấy không có phí liên quan đến việc gửi tiền. Và, phí xử lý séc trực tuyến thấp hơn so với thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.

Mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng của bạn

Séc có thể mở ra cho doanh nghiệp của bạn một thị trường khách hàng mới. Việc chấp nhận séc tại doanh nghiệp của bạn cung cấp cho khách hàng một tùy chọn thanh toán khác. Một số người thích thanh toán bằng séc. Bằng cách chấp nhận séc, khách hàng không cần mang nhiều tiền mặt hoặc tính phí vào thẻ tín dụng.

Tăng doanh số bán hàng B2B của bạn

Một số loại khách hàng có xu hướng thanh toán bằng séc thường xuyên hơn những loại khác. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp thích thanh toán cho nhà cung cấp của họ bằng séc. Nếu bạn thực hiện chủ yếu là bán hàng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, bạn có thể được lợi khi chấp nhận thanh toán bằng séc.

Nhược điểm của việc chấp nhận séc

Hãy xem xét những nhược điểm này trước khi chấp nhận séc tại doanh nghiệp của bạn.

Mất nhiều thời gian hơn để nhận tiền mặt

Khi khách hàng thanh toán bằng séc giấy, bạn sẽ không có tiền ngay trong tay hoặc tài khoản ngân hàng của mình. Bạn phải thực hiện thêm các bước để gửi séc. Việc chấp nhận séc sẽ bổ sung thêm nhiều việc cần làm vào danh sách việc cần làm của bạn và giúp bạn mất thời gian cho các nhiệm vụ kinh doanh khác.

Séc có thể bất tiện

Một số khách hàng không thích thanh toán bằng séc, mang theo sổ séc hoặc muốn điền vào séc để mua hàng. Nếu bạn giới hạn các tùy chọn chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt và séc, thì cuối cùng bạn có thể từ chối những khách hàng muốn sử dụng thẻ tín dụng.

Không phải tất cả các lần kiểm tra đều tốt

Đôi khi, séc bị trả lại do tài khoản bị đóng hoặc không có đủ tiền. Khi séc bị trả lại, bạn không nhận được tiền. Bạn phải theo dõi khách hàng và thu tiền từ họ. Quá trình thu thập có thể là một rắc rối. Bạn có thể không bao giờ nhận được tiền cho tấm séc xấu, điều đó có nghĩa là bạn không được trả tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp. Bạn có thể phải xóa nó như một khoản nợ khó đòi.

Cần một cách đơn giản để theo dõi séc và các khoản thanh toán khác được thực hiện cho doanh nghiệp của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.