Sổ cái chung của doanh nghiệp bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc dự báo tình hình tài chính của công ty bạn. Nhưng nếu bạn không ghi sổ cái chung của mình, doanh nghiệp của bạn có thể phải gánh chịu hậu quả.
Vậy… sổ cái tổng hợp doanh nghiệp nhỏ của bạn trông như thế nào? Nó có cần một chút tình yêu không? Nếu vậy, hãy đọc để tìm hiểu tất cả về sổ cái chung, bao gồm sổ cái là gì, các loại tài khoản trong sổ cái và hơn thế nữa.
Sổ cái tổng hợp kinh doanh của bạn là nền tảng của các cuốn sách của bạn. Sổ cái của bạn là một bản ghi được sử dụng để sắp xếp và tóm tắt các giao dịch của bạn.
Trong sổ cái của mình, bạn chịu trách nhiệm ghi lại các khoản ghi nợ và ghi có. Các khoản tín dụng và ghi nợ của bạn trong sổ cái kinh doanh của bạn phải luôn cân bằng. Các khoản tín dụng và ghi nợ không cân bằng có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp bạn và cung cấp cho bạn các báo cáo tài chính không chính xác.
Sổ cái của công ty thường được chia thành năm loại chính. Bạn cũng có thể sử dụng danh mục phụ hoặc sổ cái phụ để cung cấp thêm thông tin chi tiết về các giao dịch kinh doanh.
Các tài khoản hoạt động tương tự như một tủ hồ sơ. Mỗi tài khoản được gắn nhãn với một tên. Và, bạn phải nộp (hoặc ghi lại) các giao dịch có liên quan trong mỗi tài khoản.
Các tài khoản trong sổ cái tổng hợp đến từ biểu đồ tài khoản (COA) của bạn. COA của doanh nghiệp bạn phân loại các giao dịch kinh doanh của bạn.
Các tài khoản phổ biến nhất được sử dụng trong sổ cái doanh nghiệp nhỏ bao gồm:
Tài sản là những thứ làm tăng giá trị cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Tài sản có thể là hữu hình (vật chất) hoặc vô hình (phi vật chất). Tài sản, xe cộ, nhãn hiệu và bằng sáng chế chỉ là một vài ví dụ về tài sản mà doanh nghiệp của bạn có thể có.
Nợ phải trả là các khoản nợ hiện có mà doanh nghiệp của bạn đang nợ. Tiền nợ cho một doanh nghiệp, nhà cung cấp, tổ chức, nhân viên hoặc cơ quan chính phủ khác thường được coi là một khoản nợ. Một số ví dụ về nợ phải trả bao gồm các khoản vay, thế chấp và chi phí phải trả.
Vốn chủ sở hữu, còn được gọi là tài sản ròng, giá trị ròng và vốn chủ sở hữu, là số lượng quyền sở hữu mà bạn có trong công ty của mình. Bạn có thể tính toán vốn chủ sở hữu bằng cách lấy tổng tài sản trừ đi tổng nợ phải trả của mình.
Doanh thu là số tiền doanh nghiệp của bạn nhận được trong một khoảng thời gian. Bạn kiếm được doanh thu hoạt động từ các hoạt động và hoạt động kinh doanh chính, chẳng hạn như bán hàng. Bạn cũng có thể kiếm doanh thu từ các hoạt động không liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của mình (ví dụ:cho thuê một tòa nhà), được gọi là doanh thu phi hoạt động.
Chi phí là chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Bạn có thể có nhiều loại chi phí kinh doanh, bao gồm phí, thiết bị, vật tư, tiền thuê nhà và các tiện ích.
Tài khoản phụ, hoặc sổ cái phụ, cung cấp cho bạn chi tiết đằng sau các mục nhập sổ cái chung của bạn. Tài khoản phụ cho phép bạn chia nhỏ tài khoản của mình hơn nữa để bạn biết chính xác nguồn tiền đang vào và ra. Bạn có thể tìm thấy các tài khoản phụ trong mỗi tài khoản chính.
Hãy xem ví dụ về các tài khoản phụ trong mỗi loại tài khoản chính bên dưới:
Tài khoản phụ nội dung :
Tài khoản phụ trách nhiệm pháp lý :
Tài khoản phụ vốn chủ sở hữu :
Tài khoản phụ doanh thu :
Tài khoản phụ chi phí :
Khi nói đến việc tạo một sổ cái chung, bạn có một vài tùy chọn để ghi lại các giao dịch của mình. Bạn có thể:
Quy mô của sổ cái chung của bạn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ hơn, bạn có thể có ít tài khoản và tài khoản phụ hơn vì bạn có ít giao dịch hơn.
Mỗi mục nhập sổ cái chung phải có:
Để đăng lên sổ cái, bạn phải sử dụng phương pháp ghi sổ kép. Kế toán ghi sổ kép có nghĩa là bạn ghi hai bút toán cho mọi giao dịch. Một mục là ghi nợ và mục kia là tín dụng.
Một lần nữa, sổ cái chung của bạn phải chứa mục ghi nợ và ghi có cho mọi giao dịch. Các khoản ghi nợ và ghi có của bạn phải luôn cân bằng trong sổ cái chung của bạn. Nếu chúng không khớp, thì có một vấn đề trong sổ cái chung của bạn.
Khi tạo sổ cái tổng hợp, hãy chia mỗi tài khoản (ví dụ:tài khoản tài sản) thành hai cột. Cột bên trái phải chứa các khoản ghi nợ của bạn trong khi cột bên phải chứa các khoản tín dụng của bạn.
Đặt tài sản và chi phí của bạn ở bên trái của sổ cái. Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu của bạn nằm ở phía bên phải. Cả hai bên phải có giá trị bằng nhau để sổ cái của bạn cân bằng.
Vào cuối mỗi kỳ, hãy chuyển các bút toán vào sổ cái của bạn cho doanh nghiệp nhỏ.
Hãy ghi nhớ biểu đồ này khi thực hiện các mục trong sổ cái chung của bạn:
Nếu bạn đang tự hỏi sổ cái chung trông như thế nào, bạn đã đến đúng nơi.
Để bắt đầu, đây là sổ cái chung cơ bản có thể trông như thế nào:
| Date | Mô tả | Tạp chí Tham khảo. # | Giao dịch | Giao dịch |
| Ghi nợ | Tín dụng | |||
| Tổng số |
Bây giờ chúng ta hãy xem xét một tài khoản đang hoạt động. Xem qua Tài khoản séc trong sổ cái chung:
| Date | Mô tả | Giao dịch Ghi nợ | Giao dịch tín dụng |
| 13/9/19 | Gửi tiền mặt | 100 | |
| 13/9/19 | Bán cà phê | 100 | |
| 28/9/19 | Gửi tiền mặt | 500 | |
| 28/9/19 | Bán-Bánh | 500 | |
| Tổng số | 600 | 600 |
Như bạn có thể nói, các giao dịch trên cân bằng lẫn nhau. Nếu tài khoản của bạn không có số dư, bạn có thể đã quên ghi lại một giao dịch, nhập số tiền không chính xác hoặc tính toán sai tổng số.
Sổ cái là một phần thiết yếu của quá trình kế toán. Nếu không có sổ cái tổng hợp, sổ kế toán của bạn có thể nhanh chóng trở nên cẩu thả và vô tổ chức, do đó gây ra sự thiếu chính xác và các vấn đề về tài chính.
Sổ cái của bạn cung cấp thông tin cần thiết để tạo báo cáo tài chính, như bảng cân đối kế toán kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập của bạn. Báo cáo tài chính của bạn có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể rõ ràng về tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn.
Sổ cái chung của bạn cũng có thể giúp bạn những việc như:
Cần trợ giúp tổ chức các giao dịch của doanh nghiệp bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí. Bắt đầu bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Quan tâm đến các chủ đề kế toán hơn? Truy cập Facebook của chúng tôi và cho chúng tôi một lượt thích. Chúng tôi luôn thích kết bạn mới!
Bài báo này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 17 tháng 9 năm 2012.