Doanh nghiệp nhỏ của bạn có hoạt động bằng tiền mặt không? Nhiều khả năng, câu trả lời là có. Và khi có các khoản chi bằng tiền mặt, bạn nên ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt.

Việc tạo các mục nhật ký cho các giao dịch kinh doanh nhỏ nên giống như bản chất thứ hai. Nhưng với rất nhiều loại hình nhập cảnh, thật khó để theo kịp. Đọc tiếp để xem kỹ hơn việc ghi lại các khoản giải ngân tiền mặt trong sổ sách của bạn.

Giải ngân tiền mặt là gì?

Giải ngân bằng tiền mặt là khoản thanh toán mà doanh nghiệp thực hiện bằng tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền mặt. Các khoản thanh toán giải ngân bằng tiền mặt cho biết lượng tiền đang chảy ra khỏi doanh nghiệp. Bạn có thể so sánh các khoản giải ngân của công ty với số tiền vào doanh nghiệp của bạn để xác định xem bạn có dòng tiền dương hay âm.

Vì vậy, những gì được coi là một thanh toán bằng tiền mặt? Nó chỉ là tiền mặt? Hóa ra, không. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:

• Tiền mặt
• Kiểm tra
• Thanh toán bằng EFT (chuyển tiền điện tử)

Mua hàng tồn kho hoặc vật tư văn phòng, trả cổ tức hoặc thanh toán các khoản vay kinh doanh bằng tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền là những ví dụ về việc giải ngân.

Nhật ký giải ngân tiền mặt của bạn có thể cung cấp ảnh chụp nhanh cập nhật về các khoản thanh toán tiền mặt này trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ:quý hoặc năm). Việc thiếu một mục nhập nhật ký có thể làm mất số dư đang hoạt động của bạn và khiến bạn hiểu sai về tình hình tài chính của mình.

Hãy nhớ rằng giải ngân bằng tiền mặt chỉ là một nửa của đồng tiền. Bạn cũng phải ghi biên lai thu tiền khi thu tiền từ khách hàng. Ghi lại các khoản thanh toán bằng tiền mặt vào một sổ nhật ký thu chi tiền mặt riêng biệt.

Tạo nhật ký thanh toán tiền mặt của bạn

Nhật ký giải ngân tiền mặt của bạn là một bản ghi về tất cả tiền mặt đang chảy ra của doanh nghiệp bạn. Bằng cách chia thành từng khoản thanh toán bằng tiền mặt, tạp chí này giúp các doanh nghiệp sắp xếp hồ sơ tiền mặt đi của họ.

Trước khi tạo nhật ký giải ngân, bạn phải biết:

• Khi nào tạo chúng
• Thông tin nào cần bao gồm
• Trông họ sẽ như thế nào
• Mục nhập nhật ký sẽ đi đến đâu

Tìm hiểu thêm về cách tạo nhật ký thanh toán tiền mặt của bạn bên dưới.

Khi nào bạn tạo nhật ký?

Tạo và cập nhật nhật ký thanh toán tiền mặt bất cứ khi nào bạn mua thứ gì đó bằng tiền mặt hoặc số tiền tương đương.

Giả sử bạn viết séc $ 320 cho một máy in mới. Bạn sẽ tạo một dòng mới trong nhật ký của mình để mua hàng.

Bạn nên bao gồm những thông tin nào?

Khi nói đến việc ghi lại các khoản giải ngân bằng tiền mặt, hãy càng cụ thể càng tốt. Đừng chỉ bao gồm số tiền bạn đã chi cho giao dịch.

Nhật ký giải ngân tiền mặt nên bao gồm:

• Ngày tháng
• Tên người nhận thanh toán
• Số tiền được ghi nợ hoặc ghi có
• Các tài khoản liên quan (ví dụ:phương thức thanh toán)
• Mục đích của giao dịch

Tùy thuộc vào phương thức thanh toán, bạn cũng có thể muốn ghi lại thông tin bổ sung, chẳng hạn như số séc.

Khi ghi nhật ký giải ngân của bạn, hãy lấy thông tin từ biên lai mua hàng, cuống sổ séc hoặc hóa đơn.

Nhật ký giải ngân tiền mặt trông như thế nào?

Vì bạn đang chi tiêu tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền, bạn sẽ cần giảm tài khoản tiền hoặc các khoản tương đương tiền. Bạn có thể làm điều này bằng cách ghi có. Bạn cũng phải ghi nợ tài khoản chi phí tương ứng.

Dưới đây là một ví dụ về cách các mục nhật ký của bạn có thể trông như thế nào.

Sau khi tạo các mục nhật ký, hãy thêm chúng vào nhật ký thanh toán tiền mặt của bạn. Nhật ký giải ngân tiền mặt của bạn sẽ giống như sau:

Nhật ký giải ngân tiền mặt đi đâu?

Sau khi tạo nhật ký thanh toán tiền mặt, công việc của bạn vẫn chưa kết thúc. Sử dụng thông tin từ nhật ký thanh toán tiền mặt của bạn để cập nhật các hồ sơ khác của bạn.

Nhập thông tin từ nhật ký giải ngân của bạn vào sổ cái tổng hợp của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chuyển số tiền ghi nợ và ghi có, ngày tháng và mô tả giao dịch vào sổ cái của bạn.

Sau khi đăng thông tin lên sổ cái của bạn, hãy tính số dư mới cho từng tài khoản.

Ngoài việc chuyển thông tin nhật ký giải ngân tiền mặt sang sổ cái, bạn cũng có thể sử dụng nó để đối chiếu bảng sao kê ngân hàng. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo các bút toán giải ngân tiền mặt khớp với bảng sao kê ngân hàng của bạn.

Ví dụ về nhật ký giải ngân tiền mặt

Giả sử bạn thực hiện các khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền mặt tương đương sau:

• Thanh toán khoản vay 250 đô la
• Mua hàng tồn kho trị giá $ 500
• Trả cổ tức 2.500 đô la

Đầu tiên, tạo các bút toán ghi có vào tài khoản tiền mặt của bạn và ghi nợ các tài khoản tương ứng.

Bây giờ, hãy cập nhật nhật ký giải ngân tiền mặt của bạn để nó trông như sau:

Bạn mệt mỏi với việc xử lý sách của mình theo cách thủ công? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot có thể hợp lý hóa cách bạn theo dõi tiền đến và tiền đi. Bắt đầu bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!