Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có trách nhiệm ghi lại các giao dịch của công ty mình. Và để hỗ trợ các mục nhập của bạn, bạn nên lưu giữ tài liệu đầy đủ. Tài liệu kế toán này hoạt động như một dấu vết kiểm tra cho doanh nghiệp của bạn. Đọc tiếp để tìm hiểu về lộ trình kiểm toán là gì và tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Lộ trình kiểm toán là một tập hợp các tài liệu xác thực các giao dịch mà bạn ghi lại trong sổ kế toán của mình. Đường mòn của bạn giúp theo dõi và xác minh một giao dịch kế toán đến nguồn của nó. Khi bạn ghi lại các giao dịch trong sổ sách của mình, bạn căn cứ vào các mục nhập dựa trên các giao dịch và sự kiện của doanh nghiệp mình. Các sự kiện có thể bao gồm những thứ như mua, bán và chi phí.
Mỗi bản ghi trong quá trình kiểm tra bao gồm thông tin về sự kiện là gì, ai đã tạo ra sự kiện và ngày / giờ sự kiện đã xảy ra.
Tùy thuộc vào giao dịch, tài liệu để hỗ trợ hoạt động có thể bao gồm một tài liệu hoặc một loạt tài liệu. Một vài ví dụ về tài liệu bạn cần giữ để bao gồm:
Nhiều doanh nghiệp sử dụng đường mòn kiểm toán để xác minh xem một bút toán kế toán có chính xác hay không. Các ngành thường sử dụng lối mòn kiểm toán bao gồm các ngành y tế, tài chính, kế toán và CNTT.
Giả sử tiệm bánh của bạn cần mua một phương tiện giao hàng mới. Bạn có thể yêu cầu một đơn đặt hàng cho phép loại xe cũng như phạm vi giá cả. Nếu doanh nghiệp của bạn không có hệ thống đặt hàng, bạn có thể nhận được ước tính bằng văn bản từ đại lý ô tô.
Sau khi tiệm bánh mua xe, đại lý ô tô sẽ cung cấp cho bạn một hóa đơn bán hàng cho bạn biết những thứ như loại xe, số tiền mua và các điều khoản mua hàng.
Các tài liệu bạn nhận được trong quá trình mua xe trở thành một phần của quá trình kiểm tra xe. Ghi lại giao dịch mua vào sổ sách kinh doanh của bạn và lưu giữ tài liệu trong hồ sơ của bạn.
Có một dấu vết kiểm toán đầy đủ chứng minh cho các cá nhân, như kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư, rằng thông tin trong sổ sách của bạn là hợp lệ. Chưa kể, việc thiết lập lộ trình kiểm tra giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ của IRS.
Bạn cũng có thể sử dụng quá trình kiểm tra của mình để giúp đối chiếu các tài khoản, lập kế hoạch ngân sách kinh doanh và quản lý rủi ro.
Không có gì bí mật khi có một số đặc quyền để theo dõi kiểm toán kế toán. Hãy xem năm cách mà một lộ trình kiểm tra có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Một mục đích chính của quá trình kiểm toán là giúp phát hiện và ngăn chặn gian lận. Khi bạn có một loạt tài liệu xác thực giao dịch kế toán, bạn có thể chứng minh rằng giao dịch của mình là hợp lệ.
Ngoài việc chứng minh tính hợp lệ của một giao dịch, việc có một dấu vết kiểm toán cho tất cả các hoạt động kinh doanh sẽ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận. Với các yêu cầu nghiêm ngặt hơn, nhân viên sẽ biết rằng bạn giám sát và theo dõi công việc của họ để tìm hoạt động gian lận và nhận ra rằng gian lận sẽ không bị chú ý.
Có một dấu vết kiểm tra không chỉ giúp bạn theo dõi các giao dịch mà còn cho phép kiểm toán viên và các nhân viên khác tìm và xác minh các hoạt động. Các đường mòn đánh giá làm cho quá trình đánh giá nhanh hơn và dễ dàng hơn cho tất cả mọi người tham gia. Và, chúng giúp việc chuẩn bị cho cuộc kiểm toán bớt căng thẳng hơn.
Ví dụ:kiểm toán viên có thể thấy một giao dịch bất thường trong sổ sách của bạn và nghi ngờ tính chính xác của nó. Với quá trình đánh giá, kiểm toán viên có thể xem xét tài liệu hỗ trợ (ví dụ:hóa đơn) để xác định xem giao dịch có hợp lệ hay không.
Nếu bạn muốn nâng cao tính chính xác của hồ sơ tài chính của mình, có một đường đi kiểm toán là một cách tốt để thực hiện. Các đường mòn kiểm tra giúp đảm bảo các báo cáo và hồ sơ tài chính của bạn chứa thông tin chính xác. Nếu hồ sơ của bạn không chính xác, chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư và người cho vay sẽ không có thông tin tài chính chính xác để đưa ra quyết định đúng đắn.
Để có cho mình cái nhìn rõ ràng về tài chính của doanh nghiệp và đảm bảo sổ sách của bạn chính xác, hãy theo dõi các giao dịch của bạn bằng cách sử dụng dấu vết kiểm tra.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một giao dịch nhất định trong sách của mình, một dấu vết kiểm tra có thể giúp bạn.
Giả sử bạn không biết gì về một giao dịch ngoại trừ ngày nó xảy ra. Bạn có thể sử dụng dấu vết kiểm tra của mình để theo dõi giao dịch và tìm hiểu thông tin quan trọng khác về giao dịch đó (ví dụ:số tiền mua hàng).
Ngay cả khi bạn không mất dấu bất kỳ giao dịch nào, việc có sẵn đường kiểm tra có thể giúp bạn yên tâm khi biết rằng bạn có thể theo dõi một giao dịch khi cần thiết.
Nếu một thảm họa xảy ra với doanh nghiệp của bạn (ví dụ:lũ lụt), bạn phải chuẩn bị sẵn sàng. Các đường mòn kiểm tra cung cấp cho bạn cơ hội để ghép nối các thông tin bị hỏng hoặc bị thiếu nếu một thảm họa xảy ra. Quá trình kiểm tra có thể giúp bạn tạo lại các giao dịch của doanh nghiệp mình trong khoảng thời gian này.
Để đảm bảo rằng dấu vết kiểm tra của bạn vẫn còn nguyên vẹn nếu thảm họa xảy ra, hãy nhớ sao lưu tất cả hồ sơ của bạn. Bạn có thể cân nhắc giữ cả bản sao giấy và bản điện tử của tài liệu của mình trên đám mây. Bằng cách đó, dấu vết kiểm tra của bạn sẽ không bị phá hủy hoàn toàn trong thảm họa.
Một số doanh nghiệp có thể lưu trữ các bản sao giấy của quá trình kiểm tra giao dịch của họ, trong khi những doanh nghiệp khác có thể chọn một hệ thống không cần giấy tờ. Nếu bạn quyết định đi theo con đường không giấy tờ, bạn có thể tránh việc tìm kiếm một nơi để lưu trữ hồ sơ kế toán bằng giấy của mình. Chưa kể, bạn không phải lo lắng về việc chi thêm tiền cho các vật tư lưu trữ (ví dụ:tủ và cặp).
Mặt khác, bạn cũng phải thận trọng khi sử dụng hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ cho quá trình kiểm toán của mình. Khi lưu tài liệu dưới dạng điện tử, hãy dán nhãn cho chúng. Để luôn ngăn nắp và tránh mất dấu bất kỳ tệp nào, hãy gắn nhãn các tệp của bạn một cách nhất quán và giữ chúng theo thứ tự thời gian.
Cho dù bạn lưu trữ tài liệu theo dõi kiểm toán trong tủ hồ sơ hay dưới dạng điện tử, bạn cần phải giữ cho hồ sơ của mình có tổ chức. Bằng cách đó, bạn có thể tìm và xem tài liệu từ một giao dịch kế toán ngay lập tức.
Tìm kiếm một cách dễ dàng để theo dõi các giao dịch kinh doanh của bạn? Phần mềm kế toán của Patriot giúp bạn dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bạn có câu hỏi, nhận xét hoặc quan tâm về bài đăng này? Thích chúng tôi trên Facebook và hãy cùng trò chuyện!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 2 tháng 3 năm 2015.