Là chủ doanh nghiệp, có rất nhiều tài liệu bạn cần theo dõi cho công ty của mình. Giấy tờ nhân viên, hóa đơn, hóa đơn,… đều là những giấy tờ cần thiết để lưu trữ trong hồ sơ của bạn. Lưu giữ hồ sơ không chỉ là một phương pháp kinh doanh tốt. Có các yêu cầu lưu trữ hồ sơ IRS cụ thể mà bạn phải tuân theo. Một trong những yêu cầu đó là duy trì hồ sơ thuế. Tìm hiểu bao lâu để giữ tờ khai thuế cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn có thể biết bạn phải lưu giữ hồ sơ thuế cá nhân của mình trong bao lâu. Tuy nhiên, các yêu cầu về lưu trữ hồ sơ IRS đối với cá nhân khác với các quy định dành cho doanh nghiệp. Trên thực tế, các yêu cầu lưu trữ hồ sơ IRS đối với doanh nghiệp thường lâu hơn so với lượng thời gian cho các hồ sơ thuế riêng lẻ.
Vì vậy, bạn cần phải giữ tờ khai thuế cho doanh nghiệp của bạn trong bao lâu? Theo IRS, có những khoảng thời gian khác nhau để lưu trữ hồ sơ cho mục đích thuế. Việc lưu giữ hồ sơ thuế trong bao lâu có thể phụ thuộc vào việc bạn cần giữ chúng để làm gì. Ấn phẩm 583, Khởi sự Kinh doanh và Lưu giữ Hồ sơ, nêu chi tiết thời gian bạn nên lưu giữ các hồ sơ khác nhau.
Có một khoảng thời gian giới hạn đối với việc lưu trữ hồ sơ thuế. Khoảng thời gian giới hạn là gì? Đó là khoảng thời gian mà doanh nghiệp có thể sửa đổi bản khai thuế của mình để yêu cầu các khoản tín dụng hoặc khoản tiền hoàn lại hoặc trong đó IRS có thể đánh giá thuế bổ sung.
Theo Ấn phẩm 583, tình hình nộp đơn của bạn quyết định thời gian bạn phải lưu giữ hồ sơ thuế của mình. Tùy thuộc vào tình hình thuế của bạn, bạn có thể cần lưu hồ sơ của mình trong số năm sau:
Ấn phẩm 583 giải thích rằng đây là khoảng thời gian bị giới hạn trong việc lưu giữ hồ sơ thuế vì những lý do cụ thể. Hãy xem xét khoảng thời gian giới hạn cho từng tình huống.
Lưu giữ hồ sơ thuế trong hai năm áp dụng cho các doanh nghiệp nộp đơn yêu cầu tín dụng hoặc hoàn thuế sau khi khai thuế. Các công ty phải duy trì hồ sơ thuế trong hai năm sau khi họ nộp thuế. Tuy nhiên, ngày thanh toán phải đến sau ngày nộp hồ sơ để doanh nghiệp đủ điều kiện lưu giữ hồ sơ chỉ trong hai năm.
Có hai lý do bạn có thể cần phải giữ hồ sơ thuế của mình trong ít nhất ba năm. Trước tiên, bạn phải lưu giữ hồ sơ của mình ít nhất ba năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu được khấu trừ thuế hoặc hoàn thuế sau khi bạn khai thuế. Nếu điều đó nghe có vẻ quen thuộc, đó là vì nó đi đôi với hai năm lưu trữ hồ sơ thuế.
Bạn phải giữ hồ sơ thuế trong ba năm nếu bạn nộp đơn yêu cầu hoàn lại tiền hoặc tín dụng sau bạn phải trả thuế. Tuy nhiên, bạn chỉ cần giữ hồ sơ trong hai năm nếu bạn nộp đơn trước và nộp lần sau.
IRS cũng tuyên bố rằng bạn phải giữ hồ sơ thuế trong tối thiểu ba năm nếu bạn nợ thuế bổ sung và các trường hợp cụ thể không áp dụng cho bạn. Các trường hợp cụ thể bao gồm:
Nếu các trường hợp trên không áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn loại bỏ hồ sơ của mình sau ba năm.
Lưu trữ hồ sơ kế toán và thuế chưa bao giờ dễ dàng hơn thế!Có giới hạn sáu năm đối với các doanh nghiệp không báo cáo thu nhập mà lẽ ra họ phải báo cáo. Tuy nhiên, thu nhập chưa được báo cáo của doanh nghiệp phải lớn hơn 25% tổng thu nhập được thể hiện trên tờ khai.
Ví dụ, một doanh nghiệp báo cáo 100.000 đô la nhưng đáng lẽ phải báo cáo 130.000 đô la. Vì họ không báo cáo thu nhập trị giá 30.000 đô la (130.000 - 100.000 đô la) và đó là hơn 25% (100.000 đô la X 25% =25.000 đô la) thu nhập được báo cáo, họ phải giữ lợi nhuận của mình trong sáu năm.
Doanh nghiệp phải lưu hồ sơ thuế nếu họ nộp đơn khiếu nại về khoản lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khoản khấu trừ nợ khó đòi.
Một khoản nợ kinh doanh khó đòi là khoản một công ty phải gánh chịu khi hoạt động như một phần của hoạt động kinh doanh hoặc thương mại của người nộp thuế. Sau đó, doanh nghiệp có thể khấu trừ khoản nợ kinh doanh khó đòi từ thu nhập thông thường thay vì coi nó như một khoản lỗ vốn. Các công ty phải báo cáo nó như một khoản khấu trừ trên tờ khai thuế.
Chứng khoán vô giá trị áp dụng cho cổ phiếu của cổ phiếu, quyền cổ phiếu hoặc bằng chứng về khoản nợ do một công ty phát hành. Cổ phiếu có thể trở nên hoàn toàn vô giá trị, tạo ra sự an toàn vô giá trị. Hoặc, các doanh nghiệp có thể từ bỏ chứng khoán của mình bằng cách từ bỏ chúng vĩnh viễn và từ bỏ tất cả các quyền của họ. Xử lý chứng khoán vô giá trị như tài sản vốn được bán hoặc trao đổi có hiệu lực vào ngày cuối cùng của năm tính thuế. Báo cáo chứng khoán vô giá trị trên tờ khai thuế.
Có hai tình huống mà doanh nghiệp phải lưu giữ tất cả hồ sơ thuế, bao gồm các biểu mẫu thuế và các thủ tục giấy tờ khác:
Bạn phải giữ tất cả hồ sơ và thông tin thuế trong thời hạn không giới hạn nếu bạn đáp ứng một trong các điều kiện trên.
Vậy, bạn giữ tờ khai thuế trong bao lâu? Cân nhắc lưu giữ hồ sơ thuế trong ít nhất bảy năm để an toàn. Bản khai thuế trị giá bảy năm sẽ hữu ích trong trường hợp IRS kiểm tra hoặc nếu người cho vay, chủ nợ hoặc các bên quan tâm khác cần thông tin bổ sung từ doanh nghiệp của bạn.
IRS thường chỉ bao gồm lợi nhuận có giá trị ba năm khi tiến hành kiểm toán. Tuy nhiên, họ có thể quay trở lại đến sáu năm, nếu cần thiết. Duy trì hồ sơ đủ quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp của bạn và cung cấp đủ bằng chứng cho các bên quan tâm.