Cụm từ quản lý hàng tồn kho có thể gây kinh hoàng cho chính bạn. Có lẽ nó gợi lại cơn ác mộng từ công việc thu ngân thời trung học của bạn “hồi đó,” khi bạn phải dành hàng giờ đồng hồ đếm vô số hàng hộp ngũ cốc hoặc giá đựng quần jean nữ bằng tay. Nhưng giờ đây, với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể nhận ra rằng việc kiểm soát hàng tồn kho là hoàn toàn cần thiết nếu bạn có ý định điều hành một doanh nghiệp hiệu quả và kiếm tiền trong quá trình này.
Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, bạn không thể để mất tiền ở bất kỳ đâu trong hoạt động kinh doanh của mình. Và nếu bạn là một trong 43% chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn đếm hàng tồn kho bằng tay và viết tay hoặc nhập dữ liệu, thì những cơn ác mộng về hàng tồn kho đó có thể trở thành quá thực khi lỗi của con người trở thành bình thường.
Khi bạn chuyển từ quản lý hàng tồn kho thủ công sang hệ thống mã vạch tự động, bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc ở nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm:
Nếu bạn xử lý các mặt hàng có ngày hết hạn, như thực phẩm hoặc thậm chí mỹ phẩm, chúng có thể bị ôi thiu hoặc không sử dụng được nếu không được bán kịp thời. Và các sản phẩm hư hỏng có nghĩa là các khoản đầu tư của bạn sẽ đi xuống, cùng với lợi nhuận tiềm năng của bạn. Ví dụ, Hoa Kỳ chi hơn 218 tỷ đô la để trồng, chế biến, vận chuyển và tiêu hủy thực phẩm không bao giờ ăn. Các nhà nghiên cứu ước tính tiềm năng lợi nhuận kinh doanh hàng năm là 1,9 tỷ đô la từ việc tiết kiệm doanh thu và chi phí của việc thực hiện các chiến lược tái chế và ngăn ngừa chất thải thực phẩm khác nhau. Vì vậy, bạn có thể nói một hệ thống quản lý hàng tồn kho vững chắc có thể là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại sự hư hỏng. Bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực để biết vòng đời của hàng hóa và nhân viên kho hàng của bạn có thể sắp xếp các mặt hàng để đảm bảo các sản phẩm cũ được bán trước.
Ngày hết hạn không phải là cách duy nhất để sản phẩm của bạn “trở nên tồi tệ”. Hàng tồn kho là những mặt hàng không thể bán được vì một số lý do khác:chúng không còn phong cách, hết mùa hoặc các sản phẩm trở nên không còn liên quan. Thường thì một mặt hàng được tuyên bố là “chết” sau khi nằm trên kệ trong vòng 12 tháng. Một lần nữa, một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ cung cấp kiến thức bạn cần để đặt hàng đúng số lượng các mặt hàng cụ thể này. Báo cáo bán hàng có thể giúp nhận biết một mặt hàng có quá trọng lượng hay không trước khi bạn mua. Các báo cáo này hữu ích cho các nhà phân phối và doanh nghiệp nhỏ muốn mua sản phẩm mới.
Chi phí lưu kho dao động dựa trên số lượng bạn lưu trữ trong một mùa nhất định. Khi cửa hàng của bạn có quá nhiều sản phẩm cùng một lúc hoặc có sản phẩm khó bán, chi phí lưu trữ của bạn sẽ tăng lên. Hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo có thể giúp dự báo những mặt hàng nào bán được và mặt hàng nào không, cũng như số lượng đã bán. Dự báo chính xác này giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt hơn, tránh chi phí lưu trữ cao và tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn.
Bằng cách tránh các chi phí nói trên, bạn sẽ hài lòng với số tiền mình tiết kiệm được theo thời gian. Nhưng, quản lý hàng tồn kho cũng có thể làm tăng dòng tiền. Bạn đã thanh toán cho hàng tồn kho mà bạn hiện có trong kho của mình và hy vọng là bán được những mặt hàng đó và tạo ra lợi nhuận. Sau tất cả, bạn có các hóa đơn phải trả và chỉ cần nói rằng chủ nhà của bạn sẽ không ấn tượng nếu bạn trả cho anh ta 500 chiếc áo thun.
Đó là lý do tại sao bạn cần đưa quản lý hàng tồn kho vào quản lý dòng tiền của mình. Nó ảnh hưởng đến doanh số bán hàng vì nó sẽ cho bạn biết bạn có bao nhiêu và bạn nên bán bao nhiêu. Ngoài ra, nó ảnh hưởng đến chi phí, với các báo cáo thời gian thực về những gì bạn cần mua. Cả hai yếu tố chính này đều ảnh hưởng đến lượng tiền mặt bạn có trong tay. Và trong tương lai, hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn lập kế hoạch trước để đảm bảo bạn mua số lượng sản phẩm phù hợp và bạn có đủ tiền mặt.
Par level là số lượng sản phẩm tối thiểu luôn có trên kệ kho của bạn. Khi mức tồn kho của bạn giảm xuống dưới các mức định trước này, bạn biết đã đến lúc phải đặt hàng nhiều hơn. Các mức này dựa trên tốc độ bán của các mặt hàng và thời gian để lấy lại hàng trong kho. Và hãy nhớ rằng điều kiện thay đổi, vì vậy hãy kiểm tra các mức mệnh giá của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn có ý nghĩa và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Đây là một nguyên tắc rất quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Nó có nghĩa chính xác như thế nào nó âm thanh. Cổ phiếu bạn mua trước (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), không cổ phiếu mới nhất của bạn. Khái niệm này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng để tránh hư hỏng. Tuy nhiên, FIFO cũng là một ý tưởng hay cho các thiết bị không thể phân hủy. Nếu thứ gì đó luôn bị đẩy về phía sau giá, thì nó có thể bị mòn, hết mốt hoặc hết hạn sử dụng.
Quản lý hàng tồn kho không chỉ là về công nghệ hoặc sản phẩm còn hàng trên kệ. Đó cũng là về những người trong chuỗi cung ứng. Từ việc trả lại nhanh các mặt hàng bán chậm đến việc cung cấp lại các sản phẩm phổ biến hoặc các vấn đề sản xuất… điều quan trọng là duy trì mối quan hệ làm việc tốt với các nhà cung cấp . Mối quan hệ đó có thể hữu ích vào một ngày nào đó khi bạn có vấn đề cần giải quyết… và làm cho quá trình trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.