Rất ít nhiệm vụ đánh vào tâm lý sợ hãi của các chủ doanh nghiệp nhỏ như kế toán.

Các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến việc xử lý kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn — soạn báo cáo, theo dõi chi phí, cân đối ngân sách, hiểu các quy tắc và quy định về thuế — có thể khiến bạn quay cuồng, đặc biệt là khi đĩa của bạn đã đầy ắp các nhiệm vụ quan trọng khác.

Tuy nhiên, bạn không thể bỏ qua các nhiệm vụ đan xen giữa ghi sổ và kế toán. Đảm bảo rằng bạn có dòng tiền dương là cách bạn duy trì hoạt động kinh doanh , vì vậy, mục tiêu của bạn phải là làm cho kế toán dễ quản lý và giá cả phải chăng nhất có thể.

Với ý nghĩ đó, dưới đây là năm mẹo kế toán có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru:

Tách biệt chi tiêu kinh doanh và chi tiêu cá nhân

Một trong những điều đầu tiên bạn nên làm khi mở doanh nghiệp là tách riêng việc kinh doanh và chi tiêu cá nhân, bằng cách mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và / hoặc lấy thẻ tín dụng dành riêng cho doanh nghiệp.

Tách biệt chi tiêu của bạn là rất quan trọng vì một số lý do, bao gồm cả thực tế là bạn sẽ duy trì các biện pháp bảo vệ trách nhiệm cá nhân trong trường hợp ai đó có hành động pháp lý chống lại doanh nghiệp của bạn.

Đây cũng là một bước dễ dàng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài. Nếu bạn cần phân tích bảng sao kê ngân hàng cá nhân của mình để tìm tất cả chi tiêu doanh nghiệp của mình mỗi khi bạn muốn chạy báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc nộp thuế hàng quý, bạn sẽ tự làm mình đau đầu (hoặc, trong một tình huống khác, có nhiều giờ lập hóa đơn hơn để kế toán bạn đang trả tiền để giúp bạn). Bạn cũng sẽ bỏ lỡ các chi phí quan trọng, khiến bạn chuẩn bị cho các báo cáo tài chính, hồ sơ thuế và kiểm tra IRS có khả năng không chính xác.

Nếu bạn chưa tách bạch chi tiêu của mình, đã đến lúc bắt đầu.

Trở thành kế toán của riêng bạn với phần mềm kế toán

Có những lợi ích khi thuê một kế toán viên tạm thời hoặc thậm chí toàn thời gian mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây. Nhưng nếu bạn chỉ là một hoạt động nhỏ, việc xử lý kế toán của riêng bạn sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết với sự trợ giúp của các tùy chọn phần mềm kế toán tự động.

“Tự động hóa” là từ khóa ở đây. Nếu bạn bị choáng ngợp bởi viễn cảnh tự mình làm công việc kế toán, hãy biết rằng có rất nhiều tùy chọn phần mềm kế toán có thể làm sổ sách cho bạn. Bạn sẽ kết nối tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình và cho phép phần mềm (tùy thuộc vào việc bạn chọn và nhu cầu của bạn là gì) thực hiện những việc như theo dõi chi phí, gửi hóa đơn và chạy báo cáo chỉ bằng một nút bấm.

Hơn hết, một số tùy chọn phần mềm kế toán này hoàn toàn miễn phí và có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ mà chủ doanh nghiệp nhỏ cần mà không cần nâng cấp hoặc thay vào đó, với các plug-in và tiện ích bổ sung rẻ tiền. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cân nhắc chuyển sang tùy chọn trả phí, tùy chọn này sẽ đáng giá tiền vì tính dễ dàng và đơn giản.

Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên hệ thống lập hóa đơn yêu cầu bạn đợi khách hàng thanh toán đầy đủ, bạn có thể thường thấy mình đang nhìn chằm chằm vào tình trạng khan hàng. Đó là bởi vì việc gửi hóa đơn thường chỉ là bước khởi đầu của quá trình nhận thanh toán.

Điều quan trọng là bạn phải thiết lập các điều khoản thanh toán hóa đơn rõ ràng ngay từ đầu để dòng tiền của bạn không bị kìm hãm bởi các khoản thanh toán trễ từ những khách hàng không hiểu nhu cầu kế toán của bạn. Không có gì lạ khi hơn một phần ba tất cả các khoản thanh toán hóa đơn đều bị trễ, theo Xero.

Trước khi bạn bắt đầu công việc, hãy thảo luận và làm rõ các điều khoản thanh toán của bạn, bao gồm:

• Ngày đến hạn thanh toán khi nhận được hóa đơn (và bạn đặt ngày đến hạn càng sớm — một hoặc hai tuần đang trở thành tiêu chuẩn — bạn sẽ được thanh toán càng sớm).
• Các hình thức thanh toán được chấp nhận, từ tiền mặt để séc đến thẻ tín dụng và ví kỹ thuật số.
• Các khoản phạt trả chậm và / hoặc các khoản chiết khấu nhỏ khi thanh toán sớm.

Đừng ngại gửi lời nhắc (đôi khi bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán của mình để gửi thông báo nhắc nhở tự động cho khách hàng của bạn) và theo dõi những gì bạn đang nợ.

Ngân sách cho các chi phí đột xuất

Mọi người đều biết giá trị của quỹ ngày mưa, trong cả công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Các chi phí lớn như đối phó với hậu quả của thảm họa thiên nhiên hoặc sự cố thiết bị lớn có thể khiến bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào đi chệch hướng.

Trường hợp cụ thể:Theo FEMA, sau một thảm họa, 90% doanh nghiệp nhỏ thất bại trong vòng một năm nếu họ không mở lại trong vòng năm ngày. Có thêm vốn trong tay sẽ giúp bạn bắt đầu trở lại.

Xây dựng không gian cho các khoản chi tiêu bất ngờ vào ngân sách của bạn. Các lựa chọn thay thế — đóng cửa cửa hàng cho đến khi bạn có thể gom góp tiền mặt hoặc rút một hạn mức tín dụng kinh doanh khẩn cấp, sẽ khiến bạn bị mất tiền kinh doanh hoặc tiền lãi.

Làm quen với CPA chủ động

Như chúng ta đã thảo luận, các chủ doanh nghiệp nhỏ hiện có khả năng thực hiện công việc kế toán hàng ngày của riêng mình hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để đưa ra các quyết định tài chính dài hạn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn nên gặp Kế toán viên Công chứng (CPA).

CPA — một kế toán viên được đào tạo và có kinh nghiệm đã phải vượt qua một kỳ thi để được chứng nhận — có thể giúp bạn giải quyết các câu hỏi kế toán có tầm ảnh hưởng lớn mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt.

Những câu hỏi và nhiệm vụ này có thể bao gồm việc chuẩn bị cho bạn mùa khai thuế hoặc giúp bạn tuân thủ các thay đổi đối với mã số thuế. Bạn cũng có thể dựa vào kiến ​​thức chuyên môn của họ nếu bạn muốn vay một khoản vay cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nếu bạn cần thay đổi cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển và bạn muốn thuê nhân viên, CPA là một vai trò tuyệt vời để lấp đầy sớm. Bạn cũng có thể gặp gỡ thường xuyên — hàng quý hoặc hai năm một lần — với CPA để đánh giá quá trình của bạn. Sử dụng các nguồn như Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ để tìm thư mục CPA. Bạn sẽ muốn một CPA có thể xem xét tài chính của bạn và đưa ra các ý tưởng về cách tiến về phía trước một cách có trách nhiệm. CPA chủ động với những ý tưởng chuyển thành tiết kiệm hoặc số tiền thu được thực sự đáng giá với mức phí hoặc tiền lương của họ, và sau đó là một số.

Kế toán không phải là phần hấp dẫn nhất khi điều hành một doanh nghiệp, nhưng nó có thể là phần quan trọng nhất. Dòng tiền của bạn là mạch máu của doanh nghiệp và bạn phải xử lý nó — cũng như hiểu biết về cách sử dụng nó — với những mẹo trên sẽ giúp bạn luôn ổn định và bền vững, bất kể điều gì xảy đến với bạn.