Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu phát hiện ra thiết bị làm việc của mình bị theo dõi bởi thiết bị theo dõi nhân viên trong nhiều tháng mà bạn không hề hay biết?
Đối với hầu hết chúng ta, cảm xúc nhìn chung là tiêu cực. Có thể những cảm xúc đó rơi vào đâu đó giữa cảm giác bất an và thực sự bị phản bội đến mức phải tìm kiếm một vị trí mới.
Việc theo dõi có hợp pháp hay không không quan trọng. Sẽ không có vấn đề gì nếu quyết định sử dụng phần mềm này không liên quan đến việc thu thập dữ liệu. Đối với nhiều người, việc bị giữ trong bóng tối thực sự khiến họ đau đầu.
Đó là lý do tại sao chúng tôi biên soạn hướng dẫn hữu ích này để giúp bạn tránh những thách thức này. Bạn sẽ tìm hiểu cách truyền đạt thông tin về việc theo dõi thiết bị theo cách giúp duy trì niềm tin, tinh thần của nhân viên và khả năng giữ chân.
Đăng ký blog của chúng tôi để biết thông tin chi tiết mới nhất về công việc từ xa và mẹo tăng năng suất.
Việc giám sát nhân viên không phải là vấn đề mới nhưng quy mô của nó thì có, vì 73% người sử dụng lao động hiện giám sát những người lao động từ xa hoặc lai. Các công cụ theo dõi thiết bị hiện có có nhiều chức năng hơn, chi tiết hơn và dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày hơn bất kỳ công cụ nào tồn tại cách đây một thập kỷ.
Các công ty hiện đang sử dụng chúng với tốc độ tăng trưởng ổn định cùng với sự chuyển đổi sang làm việc từ xa và kết hợp. Trong Báo cáo về phong cách làm việc (2026), chúng tôi nhận thấy rằng những nhà lãnh đạo sử dụng công cụ giám sát từ xa ít có khả năng đưa ra những giả định tiêu cực về nhóm của họ .
Điều này cho thấy rằng khả năng hiển thị, khi được thiết lập một cách công khai, có thể tạo dựng được sự tin cậy. Tuy nhiên, vấn đề là phần “công khai” không phải lúc nào cũng xảy ra.
Có những dấu hiệu mà nhân viên có thể biết rằng họ đang bị theo dõi và những gì xảy ra sau đó hiếm khi liên quan đến việc theo dõi mà là ngụ ý về tính bí mật.
Điều đó ngụ ý (hầu như không có ngoại lệ) là nhà tuyển dụng không đủ tin tưởng hoặc coi trọng họ để thành thật về ý định của họ. Cảm giác đó có hậu quả lâu dài hơn cuộc trò chuyện ban đầu:
Sự khác biệt giữa theo dõi bí mật và minh bạch không chỉ là vấn đề quang học.
Các tổ chức công bố trước chính sách giám sát, giải thích và là gì không bị theo dõi và việc mời các câu hỏi trước khi triển khai sẽ thu hút được sự đồng ý của nhân viên tốt hơn nhiều so với các tổ chức thực hiện các hoạt động giám sát thầm lặng.
Niềm tin dễ bảo vệ hơn là sửa chữa. Một cuộc trò chuyện trước khi triển khai tốn rất ít chi phí, nhưng nếu không có một cuộc trò chuyện thì chi phí sẽ cao hơn theo cấp số nhân.
Bối cảnh pháp lý xung quanh việc theo dõi thiết bị của nhân viên rất phức tạp và liên tục thay đổi. Các quy tắc cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào:
Một trong những cân nhắc quan trọng cần tập trung vào là sự đồng ý. Dưới đây là một vài ví dụ:
Các chi tiết cụ thể quan trọng và chúng khác nhau đến mức chúng tôi cân nhắc kỹ lưỡng việc tư vấn cố vấn pháp lý để giải quyết các yêu cầu pháp lý trong ngành và khu vực của bạn trước khi triển khai bất kỳ điều gì. Chính sách theo dõi nhân viên bằng văn bản mà nhân viên đã xem xét sẽ rất hữu ích vì nó cung cấp cho nhân viên thông tin cụ thể để tham khảo lại.
Chính sách theo dõi là một cách tuyệt vời để mang lại sự minh bạch và mời phản hồi về cách bạn dự định giám sát thiết bị. Những gì bạn chọn đưa vào và cách bạn viết nó sẽ cho nhân viên biết rất nhiều về ý định và lý do đằng sau quyết định của bạn.
Ở đây ngôn ngữ đơn giản đóng vai trò quan trọng . Nếu chính sách này đọc như được luật sư viết cho luật sư, nhân viên sẽ bỏ qua hoặc ký vào đó mà không hiểu. Điều đó có nghĩa là, nếu nó quá mơ hồ, nhà tuyển dụng có thể lo ngại rằng bạn có thể thay đổi những gì bạn theo dõi bất cứ lúc nào.
Không có kết quả nào phục vụ tốt cho bất cứ ai. Trong chính sách, hãy đảm bảo bao gồm:
Một chính sách tốt có thể trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng sẽ cung cấp cho nhân viên một tài liệu mà họ có thể đọc, tham khảo lại và yêu cầu tổ chức phải chịu trách nhiệm.
Trình tự bạn đưa ra tính năng theo dõi cũng quan trọng như chính chính sách đó.
Những nhân viên biết về nó trước khi nó được triển khai có nhiều khả năng cảm thấy được tham gia và lắng nghe hơn. Mặt khác, những nhân viên phát hiện muộn hơn có thể cảm thấy bị phản bội. Sự khác biệt giữa hai trải nghiệm đó phần lớn chỉ là thời gian và ý định.
Dưới đây là thứ tự triển khai tôn trọng logic về cách thức hoạt động của niềm tin.
Nếu bạn tò mò về một phương pháp tổng thể hiệu quả để triển khai theo dõi, chúng tôi thực sự khuyến khích một cách tiếp cận tập trung vào các nguyên tắc hướng dẫn của chúng tôi về Tính minh bạch, Quyền truy cập và Kiểm soát (TAC).
Điều này sẽ không có tác dụng nếu giao tiếp chỉ diễn ra theo một hướng. Nhân viên rất giỏi trong việc nhận biết liệu vẻ ngoài cởi mở có chân thật hay không, vì vậy các cuộc họp, thời gian dùng thử và vòng phản hồi chỉ có giá trị nếu những người thực hiện triển khai thực sự lắng nghe.
Sự suy giảm niềm tin vào việc theo dõi không nhất thiết có nghĩa là quyết định theo dõi là sai. Tuy nhiên, điều đó cho thấy cách xử lý quyết định đó là sai lầm.
Có lẽ một cuộc trò chuyện chưa bao giờ diễn ra, hoặc chính sách được viết ra để bảo vệ công ty thay vì thông báo cho nhân viên. Dưới đây là một số mẫu thường xuất hiện:
Hầu hết những sai lầm này đều có chung một nguyên nhân:thiếu chú ý. Nhân viên hiếm khi nghi ngờ về một quyết định chưa bao giờ được giải thích với họ.
Phản hồi không phải là dấu hiệu cho thấy việc triển khai không thành công. Đó là dấu hiệu cho thấy nhân viên đang chú ý và quan tâm đủ mức đến điều kiện làm việc của mình để nói điều gì đó.
Mục tiêu không phải là loại bỏ sự phản kháng vì điều đó cũng không tốt cho sức khỏe. Thay vào đó, cần phải xem xét sự phản kháng đủ nghiêm túc để nó không biến thành một vấn đề khó giải quyết hơn sau này.
Dưới đây là một số phản đối đáng tin cậy và cách bạn có thể giải quyết chúng:
Nó cũng giúp nhắc nhở nhân viên về tác dụng của dữ liệu đối với họ, không chỉ đối với tổ chức.
Ví dụ, bảng lương chính xác có nghĩa là họ được trả tiền cho mỗi giờ làm việc. Nhật ký số dặm có nghĩa là khoản hoàn trả không phụ thuộc vào bộ nhớ. Dữ liệu vị trí trong quá trình làm việc tại hiện trường có thể quan trọng đối với sự an toàn theo những cách thực sự mang lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên.
Đây là những lợi ích thực sự và nhân viên có nhiều khả năng nhận được chúng theo cách đó hơn khi cuộc trò chuyện trung thực ngay từ đầu.
Không phải tất cả các công cụ theo dõi đều hoạt động theo cách giống nhau và sẽ có giải pháp phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm bạn cũng như cam kết minh bạch của bạn.
Ba hạng mục bên dưới khác nhau về cách họ theo dõi thời gian, mức độ giám sát và mức độ họ yêu cầu nhân viên.
Tiêu chí so sánh Trình theo dõi thời gian cơ bản Công cụ giám sát nhân viên Trình theo dõi thời gian tự động Cách theo dõi thời gian hoạt động Nhân viên bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ để ghi giờ theo cách thủ côngNhân viên bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ để ghi giờ theo cách thủ côngThời gian được theo dõi tự động trong nền mà không cần nhân viên nhậpGiám sát hoạt động KhôngCó, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc sử dụng ứng dụng, hoạt động trang web và ảnh chụp màn hình Có, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc sử dụng ứng dụng, hoạt động trang web và ảnh chụp màn hìnhTương tác của nhân viên Nhân viên bắt đầu và dừng bộ hẹn giờNhân viên bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ Chạy một cách thụ động trên thiết bị mà không cần nhân viên thực hiệnLợi ích chính Đơn giản, ít ma sát, dễ áp dụng Khả năng hiển thị sâu hơn về cách sử dụng thời gian làm việc trên các ứng dụng và tác vụ Loại bỏ gánh nặng theo dõi thủ công và đảm bảo độ chính xác tối đa của bản ghiTrên thiết bị cá nhân , nhân viên Hubstaff giữ lại thực kiểm soát dữ liệu của riêng mình:họ có thể xem nội dung đã được thu thập trong thời gian thực, chỉnh sửa mục nhập thời gian và xóa dữ liệu vị trí mà không cần người quản lý phê duyệt.
Giải pháp thiết bị thuộc sở hữu của công ty Hubstaff nằm trong danh mục thứ ba đó. Nó chạy ở chế độ nền trên các thiết bị của công ty mà không yêu cầu nhân viên khởi động hoặc dừng bất cứ điều gì theo cách thủ công.
Niềm tin không được thiết lập trong cuộc họp thông báo. Thay vào đó, nó tích lũy dần dần thông qua các tín hiệu theo sau:liệu việc đăng ký có thực sự diễn ra hay không, liệu phản hồi có thay đổi gì hay không hoặc liệu dữ liệu có được chia sẻ với nhóm hay không.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ được xây dựng dựa trên những nguyên tắc này, thì Hubstaff sẽ cung cấp cho nhân viên khả năng hiển thị dữ liệu của chính họ đồng thời cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị hoạt động mà họ cần. Hãy xem nó có thể giúp nhóm của bạn như thế nào với bản dùng thử miễn phí 14 ngày.