Theo dõi thời gian tự động nghe có vẻ đơn giản. Nhân viên ngồi tại bàn làm việc, phần mềm chạy ở chế độ nền và công cụ này thực hiện công việc của mình trong khi họ tập trung vào công việc.

Đối với một số tổ chức, đó chính xác là những gì họ cần. Nhưng đối với những người khác, đó có thể là khởi đầu của một vấn đề về niềm tin mà họ không biết mình đang tạo ra.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp bạn quyết định xem loại theo dõi này có phù hợp với tổ chức của bạn hay không — thiết bị, môi trường pháp lý, văn hóa và mối quan hệ của bạn với những người đến làm việc hàng ngày.

Tăng hiệu quả làm việc của nhóm bạn bằng các công cụ năng suất của Hubstaff

Theo dõi thời gian tự động là gì?

Theo dõi thời gian tự động là phần mềm ghi lại số giờ làm việc ở chế độ nền mà không yêu cầu nhân viên khởi động hoặc dừng đồng hồ hẹn giờ mỗi phiên theo cách thủ công.

Thông thường, các công cụ này chạy trên các thiết bị do công ty cấp, được quản trị viên triển khai và ghi lại thời gian liên tục mà không cần bất kỳ hành động nào từ phía nhân viên. Điều này đáng để phân biệt với các ứng dụng tăng năng suất cá nhân như Toggl Track hoặc RescueTime mà một cá nhân có thể sử dụng để hiểu thói quen của chính họ.

Theo dõi tự động của tổ chức thì khác:đó là một quyết định hành chính, được áp dụng trên quy mô lớn, trên toàn bộ lực lượng lao động và cùng với đó, các quyền và nhu cầu của doanh nghiệp được tính đến ngay từ đầu. 

Khả năng cốt lõi của trình theo dõi thời gian tự động thường trông như thế này:

• Theo dõi lý lịch mà không cần hành động của nhân viên. Sau khi được triển khai, phần mềm sẽ chạy mà không yêu cầu nhân viên tương tác với phần mềm khi bắt đầu hoặc kết thúc phiên.
  
• Giám sát hoạt động và việc sử dụng ứng dụng. Ngoài số giờ thô, tính năng theo dõi tự động có thể thu thập thông tin như việc sử dụng trang web và ứng dụng (và thời gian sử dụng các công cụ nói trên), giúp các tổ chức có được bức tranh chi tiết hơn về cách họ sử dụng thời gian tại nơi làm việc.
  
• Báo cáo sẵn sàng tuân thủ. Dữ liệu được theo dõi được ghi lại tự động và được định dạng cho mục đích kiểm toán, điều này quan trọng đối với các ngành có yêu cầu nghiêm ngặt về lao động, thanh toán hoặc hợp đồng với chính phủ.
  
• Cấp tài khoản và quản lý người dùng. Nhân viên mới được thêm vào tổ chức có thể được tự động đăng ký vào chính sách theo dõi. Điều này làm giảm chi phí hành chính khi các nhóm phát triển.
  
• Theo dõi ngoại tuyến với tính năng đồng bộ hóa tự động. Số giờ ghi lại khi không có kết nối Internet sẽ được lưu trữ cục bộ và đồng bộ hóa sau khi kết nối được khôi phục nhằm bảo vệ khỏi những sai sót và sự không nhất quán trong việc lưu giữ hồ sơ.

Điều hợp nhất tất cả các khả năng này là chúng loại bỏ biến số con người khỏi phương trình (ví dụ:đồng hồ bấm giờ bị quên, bảng chấm công được làm tròn, việc xây dựng lại số giờ vào cuối tuần). Đó là một tính năng hay một mối quan tâm gần như phụ thuộc hoàn toàn vào ngữ cảnh.

Lợi ích của việc theo dõi thời gian tự động cho tổ chức

Với tính năng theo dõi thời gian tự động, gánh nặng quản lý việc theo dõi thời gian phần lớn sẽ biến mất sau giai đoạn thiết lập ban đầu. 

Không có bảng chấm công nào để theo đuổi, không có giờ để điều chỉnh vào cuối tuần và không có lỗ hổng nào trong hồ sơ để ai đó quay lại và điền vào. Đó là rất nhiều giá trị hoạt động đối với các tổ chức quản lý các nhóm phân tán hoặc quy trình làm việc nặng về tuân thủ.

Tính năng theo dõi thời gian tự động cũng có rất nhiều lợi ích khác, như: 

• Tính chính xác của bảng lương. Nhật ký tự động ghi lại số giờ khi chúng diễn ra, có nghĩa là các nhóm không phải xử lý bảng chấm công thủ công, một cơ sở không đáng tin cậy để tính lương. Các lỗi theo dõi bảng lương thủ công khiến các nhóm tốn trung bình 291 USD để sửa. 
  
• Tiết kiệm thời gian của quản trị viên. Tính năng theo dõi thời gian chạy ở chế độ nền có nghĩa là nhóm nhân sự và vận hành dành ít thời gian hơn để theo dõi các bài nộp và điều chỉnh những khác biệt.
  
• Dữ liệu nhất quán, đầy đủ. Vì việc theo dõi không phụ thuộc vào hành động của nhân viên nên hồ sơ thời gian được thống nhất trong toàn tổ chức. Nó có cùng định dạng và mức độ chi tiết, bất kể vai trò hay vị trí.
  
• Báo cáo sẵn sàng tuân thủ. Nhật ký tự động tạo ra các bản ghi có dấu thời gian, có thể kiểm tra được mà việc tuân thủ luật lao động, hợp đồng với chính phủ DCAA và thanh toán của khách hàng yêu cầu.
  
• Khả năng hiển thị lực lượng lao động trên quy mô lớn. Tính năng theo dõi tự động hoạt động theo cách tương tự cho dù nhóm có 10 người hay 10.000 người, theo các múi giờ, loại thiết bị và vai trò.

Tác động tổng hợp của những cải tiến này là các quy trình tiêu tốn thời gian đáng kể và gây căng thẳng hầu như trở nên vô hình. Nói cách khác, người quản lý có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Loại hình tổ chức nào được hưởng lợi nhiều nhất?

Theo dõi thời gian tự động không phải là một giải pháp phổ quát và không tổ chức nào bị buộc phải nhét vào một chiếc hộp để chứa nó. 

Theo dõi tự động hoạt động tốt nhất trong bối cảnh tổ chức cụ thể nơi quyền sở hữu thiết bị rõ ràng, yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt và khối lượng công việc khiến việc theo dõi thủ công trở nên không thực tế.

Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp sử dụng tính năng theo dõi tự động: 

• Các tổ chức phát hành thiết bị do công ty sở hữu hoặc quản lý. Theo dõi tự động được thiết kế cho môi trường này. Khi tổ chức sở hữu thiết bị, cơ sở pháp lý và hành chính để theo dõi lý lịch rất đơn giản.
  
• Các ngành có yêu cầu cao về tuân thủ. Các nhà thầu chính phủ làm việc theo yêu cầu của DCAA, các tổ chức chăm sóc sức khỏe và các công ty dịch vụ tài chính đều hoạt động trong những môi trường không bắt buộc phải có hồ sơ thời gian chính xác, có thể kiểm tra được.
  
• Các nhóm từ xa và phân tán. Trong lực lượng lao động trải rộng khắp các địa điểm và múi giờ, việc thu thập dữ liệu nhất quán sẽ khó thực thi thủ công hơn. Tính năng theo dõi tự động sẽ loại bỏ sự phụ thuộc đó.
  
• Các công ty dịch vụ CNTT và chuyên nghiệp. Các tổ chức thanh toán cho nhiều khách hàng và dự án cần dữ liệu thời gian đủ chính xác để lập hóa đơn. Các mục nhập thủ công gây ra rủi ro mà việc theo dõi tự động sẽ loại bỏ.
  
• Dịch vụ hiện trường và xây dựng. Các nhóm ghi lại số giờ làm việc tại chỗ cho lệnh sản xuất và thanh toán dự án cần hồ sơ phản ánh thời gian và địa điểm công việc thực sự diễn ra.
  
• Các tổ chức có cơ sở hạ tầng MDM hiện có. Các công ty đang chạy Jamf hoặc Microsoft Intune để quản lý đa thiết bị (MDM) có thể triển khai tính năng theo dõi tự động thông qua hệ thống quản lý thiết bị hiện có của họ, giúp đơn giản hóa đáng kể quá trình triển khai.

Điểm chung của tất cả những vấn đề này là các tổ chức được hưởng lợi nhiều nhất là những tổ chức mà dữ liệu thời gian gây ra hậu quả — đối với bảng lương, thanh toán, tuân thủ hoặc cả ba.

Khi tính năng theo dõi thời gian tự động có thể không phù hợp

Theo dõi thời gian tự động là một công cụ quản trị quan trọng và giống như bất kỳ công cụ quan trọng nào, nó không phù hợp trong một số trường hợp nhất định. Yếu tố loại bỏ rõ ràng nhất là quyền sở hữu thiết bị.

Theo dõi tự động được thiết kế cho các thiết bị do công ty sở hữu hoặc quản lý. Trong môi trường BYOD (nơi nhân viên đang làm việc trên máy tính xách tay và điện thoại của riêng họ), tính năng theo dõi tự động không được áp dụng. 

Các nhóm nhỏ có nhu cầu đơn giản có thể thấy việc theo dõi tự động trở nên cồng kềnh. Ví dụ:nếu một nhóm năm người đang thanh toán cho một số ít khách hàng thì chi phí triển khai và quản lý hệ thống theo dõi tự động có thể không đáng giá. 

Một lĩnh vực khác cần xem xét là văn hóa. Theo dõi tự động đòi hỏi mức độ minh bạch của tổ chức mà không phải nơi làm việc nào cũng sẵn sàng. Điều đó cho thấy, các nhóm triển khai tính năng theo dõi tự động mà không thông báo cho nhân viên thường tạo ra nhiều vấn đề hơn cho chính họ. Đó là lý do tại sao chúng tôi đặc biệt khuyến khích các doanh nghiệp dành thời gian để quan tâm đến giá trị của mình. 

Một khi niềm tin bị tổn hại thì việc xây dựng lại sẽ rất tốn kém. Không có hệ thống theo dõi thời gian nào có giá trị như vậy.

Theo dõi thời gian tự động có phù hợp với tổ chức của bạn không? Khung quyết định 6 bước

Không phải mọi tổ chức có thể triển khai tính năng theo dõi thời gian tự động đều nên làm.

Hãy làm theo các bước bên dưới trước khi cài đặt bất kỳ phần mềm nào để xem liệu tính năng theo dõi tự động có phù hợp với nhóm của bạn hay không. 

1. Đánh giá quyền sở hữu thiết bị

Câu hỏi đầu tiên là không đủ tiêu chuẩn nhất. Nhân viên của bạn có làm việc trên các thiết bị do công ty cấp hoặc do công ty quản lý không?

Nếu câu trả lời là không (hoặc thậm chí hầu hết là không), thì tính năng theo dõi tự động không phải là công cụ phù hợp với môi trường của bạn.

Cơ sở pháp lý và đạo đức cho việc theo dõi lý lịch trên thiết bị cá nhân đủ phức tạp vì bắt buộc phải có sự đồng ý. Trong trường hợp này, bạn nên xem xét các lựa chọn thay thế theo dõi thời gian minh bạch. 

2. Xác định mục tiêu theo dõi của bạn

Trước khi đánh giá bất kỳ phần mềm nào, bạn cần phải cụ thể về vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.

Các yêu cầu tuân thủ, tính chính xác của bảng lương, thanh toán cho khách hàng và khả năng hiển thị năng suất đều là những mục tiêu chính đáng. Tuy nhiên, chúng dẫn đến những cấu hình khác nhau và những cuộc trò chuyện khác nhau với nhân viên.

Mục tiêu mơ hồ tạo ra sự thực hiện mơ hồ. Đổi lại, điều đó tạo ra các đợt triển khai gây ra vấn đề sau này.

3. Đánh giá mức độ sẵn sàng về CNTT

Theo dõi tự động ở quy mô lớn đòi hỏi cơ sở hạ tầng. Nếu nhóm CNTT của bạn đang chạy giải pháp MDM như Jamf hoặc Microsoft Intune thì việc triển khai sẽ trở nên dễ quản lý hơn đáng kể vì tính năng theo dõi có thể được đẩy tới các thiết bị đã đăng ký theo lô thay vì cài đặt từng thiết bị một.

Mặt khác, nếu cơ sở hạ tầng đó chưa tồn tại, bạn cần hiểu rõ hơn về những gì cần thiết để xây dựng cơ sở hạ tầng đó trước khi cam kết về tiến trình triển khai.

4. Kiểm tra các yêu cầu pháp lý và quy định của bạn

Các quy tắc quản lý việc theo dõi thời gian của nhân viên khác nhau đáng kể tùy theo quốc gia, tiểu bang và ngành.

Tại Hoa Kỳ, FLSA yêu cầu hồ sơ chính xác về số giờ làm việc. CCPA của California bổ sung các yêu cầu về cách thu thập và sử dụng dữ liệu nhân viên.

GDPR áp dụng cho các tổ chức hoạt động tại EU và thường yêu cầu nhân viên phải được thông báo về dữ liệu mà chủ lao động của họ thu thập. Ngoài ra còn có sự tuân thủ DCAA, áp dụng cho các nhà thầu chính phủ.

Hiểu được những điều nào trong số này áp dụng cho tổ chức của bạn trước khi triển khai là trụ cột chính của việc theo dõi thời gian tự động thành công.

5. Xây dựng kế hoạch giao tiếp với nhân viên của bạn

Bước này đáng được chú ý hơn bình thường.

Quyết định những gì nhân viên sẽ được thông báo, khi nào và bởi ai. Hãy thực hiện việc này trước khi đăng ký một thiết bị.

Việc theo dõi tự động mà nhân viên tự phát hiện ra (hoặc điều đó được giải thích không rõ ràng sau thực tế) có xu hướng làm tổn hại đến niềm tin ở nơi làm việc. Kế hoạch truyền thông cần phải là một phần của quá trình thực hiện.

6. Thí điểm trước khi triển khai đầy đủ

Bắt đầu với một nhóm nhỏ. Chương trình thí điểm mang đến cho bạn cơ hội xác thực quy trình triển khai, kiểm tra căng thẳng các cài đặt chính sách của bạn và hiểu trải nghiệm thực sự của nhân viên trông như thế nào trước khi bạn cam kết toàn bộ tổ chức sử dụng phương pháp theo dõi tự động.

Các vấn đề xuất hiện trong giai đoạn thử nghiệm đều có thể giải quyết được nhưng những vấn đề xuất hiện sau khi triển khai đầy đủ sẽ tốn kém hơn đáng kể.

Cách thức hoạt động của tính năng theo dõi thời gian tự động với Hubstaff

Hubstaff là một nền tảng phần mềm theo dõi thời gian linh hoạt với các tính năng giám sát năng suất, phân tích lực lượng lao động, báo cáo và thanh toán tích hợp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nó theo hai cách khác nhau tùy theo nhu cầu của họ:

1. Là phần mềm theo dõi thời gian dựa trên nhiệm vụ. Phiên bản phổ biến nhất của Hubstaff cho phép người dùng theo dõi thời gian thực hiện các dự án và nhiệm vụ cũng như xem dữ liệu hoạt động và thời gian trực tiếp từ bảng điều khiển của họ. Giải pháp này rất tốt cho người dùng làm việc trên thiết bị cá nhân những người muốn có toàn quyền kiểm soát thời điểm bắt đầu và dừng theo dõi.
   
2. Là phần mềm theo dõi thời gian nền tự động trên các thiết bị do công ty sở hữu. Hubstaff cũng có thể chạy ở chế độ nền trên các thiết bị do công ty sở hữu để tự động hóa việc theo dõi thời gian và hoạt động. Khi thiết bị bật, tính năng theo dõi sẽ tự động hoạt động. Tính năng này rất phù hợp với môi trường có mức độ tuân thủ cao, nơi các doanh nghiệp cấp thiết bị cho nhân viên chỉ để làm việc.

Nếu bạn chọn tùy chọn theo dõi tự động, quản trị viên có thể tạo chính sách theo dõi tự động. Từ đó, quá trình theo dõi sẽ chạy ở chế độ nền trên các thiết bị do công ty sở hữu đã đăng ký mà nhân viên không cần thực hiện hành động nào trong mỗi phiên.

Người dùng mới được thêm vào tổ chức sẽ tự động được đăng ký vào chính sách. Việc triển khai có thể diễn ra riêng lẻ cho các nhóm nhỏ hơn hoặc theo đợt thông qua MDM để triển khai lớn hơn. Hubstaff hỗ trợ Windows, macOS và Linux.

• Theo dõi trong nền. Sau khi chính sách được kích hoạt, bộ hẹn giờ sẽ chạy mà nhân viên không cần phải tương tác với ứng dụng khi bắt đầu hoặc kết thúc phiên.
  
• Giám sát hoạt động và việc sử dụng ứng dụng. Hubstaff nắm bắt những ứng dụng nào đang được sử dụng và trong bao lâu, cung cấp cho quản trị viên cái nhìn chi tiết về cách các thành viên trong nhóm dành thời gian làm việc trong toàn tổ chức.
  
• Báo cáo sẵn sàng tuân thủ. Số giờ theo dõi được ghi lại tự động và được định dạng cho mục đích kiểm tra. Điều này hỗ trợ tuân thủ luật lao động, hợp đồng với chính phủ DCAA và thanh toán cho khách hàng.
  
• Cấp tài khoản và quản lý người dùng. Người dùng mới được đăng ký vào chính sách theo dõi một cách tự động. Quản trị viên có thể quản lý người dùng, nhóm và quyền từ một trang tổng quan duy nhất.
  
• Chính sách theo dõi có thể tùy chỉnh. Quản trị viên có thể định cấu hình khi theo dõi các lần chạy, cho dù điều đó được gắn với các ca đã lên lịch, khoảng thời gian cố định hay liên tục cho các thiết bị thuộc sở hữu của công ty.
  
• Theo dõi ngoại tuyến với tính năng đồng bộ hóa tự động. Số giờ được ghi khi không có kết nối internet sẽ được lưu trữ cục bộ và được đồng bộ hóa sau khi kết nối được khôi phục.
  
• Bảo mật cấp doanh nghiệp. Hubstaff được chứng nhận SOC 2 Loại II, tuân thủ GDPR và sẵn sàng cho HIPAA.

Nếu muốn xem nó hoạt động như thế nào trước khi cam kết, bạn có thể truy cập tất cả các tính năng của Hubstaff với bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

Câu hỏi thường gặp về theo dõi thời gian tự động

Có thể chạy tính năng theo dõi thời gian tự động mà không cần nhân viên bắt đầu hẹn giờ hàng ngày không?

Vâng. Khi quản trị viên thiết lập chính sách theo dõi tự động, bộ hẹn giờ sẽ bắt đầu và dừng dựa trên cấu hình chính sách. Hành động của nhân viên không cần thiết cho mỗi phiên. Nhân viên không cần phải tương tác với ứng dụng để ghi lại thời gian.

Sự khác biệt giữa ứng dụng tiêu chuẩn của Hubstaff và tính năng theo dõi thời gian tự động là gì?

Ứng dụng tiêu chuẩn của Hubstaff yêu cầu nhân viên khởi động và dừng bộ hẹn giờ theo cách thủ công mỗi phiên. Theo dõi tự động loại bỏ hoàn toàn yêu cầu đó. Sau khi chính sách được kích hoạt trên thiết bị đã đăng ký, quá trình theo dõi sẽ chạy ở chế độ nền mà không cần bất kỳ thông tin đầu vào nào từ nhân viên.

Tính năng theo dõi tự động có hoạt động 24/7 không?

Không theo mặc định. Chính sách theo dõi có thể được định cấu hình để chạy trong các ca làm việc theo lịch trình, khoảng thời gian cố định hoặc liên tục trên các thiết bị do công ty sở hữu. Quản trị viên xác định thời điểm hoạt động theo dõi và các thông số đó được đặt trước khi đăng ký bất kỳ thiết bị nào.

Theo dõi thời gian tự động có phù hợp với bạn không?

Quyết định này bắt nguồn từ một số câu hỏi trung thực:

• Ai sở hữu các thiết bị này?
• Môi trường tuân thủ trông như thế nào?
• Tổ chức có sẵn sàng minh bạch với nhân viên về ý nghĩa của việc theo dõi không?

Không phải mọi tổ chức đều như vậy và đó là câu trả lời chính đáng. Đối với những người như vậy, lợi nhuận hoạt động có xu hướng đáng kể.

Nếu bạn đã sẵn sàng xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế, hãy dùng thử miễn phí 14 ngày với toàn quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Hubstaff.