Trong khi QuickBooks tự động gán số giao dịch cho các mục sổ cái, bạn có thể thay đổi chúng.
Tín dụng hình ảnh:Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images
Trước khi sử dụng rộng rãi thẻ tín dụng và Internet, việc theo dõi tiền gửi và thanh toán từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tương đối đơn giản vì hầu hết các giao dịch đều xuất hiện ở định dạng dễ đọc và dễ hiểu trên bảng sao kê hàng tháng của bạn. Tuy nhiên, với hệ thống thanh toán điện tử hiện đại, tiền mặt di chuyển đến và đi từ tài khoản doanh nghiệp của bạn một cách nhanh chóng và thường yêu cầu giám sát liên tục. Nếu bạn sử dụng QuickBooks để theo dõi tài chính doanh nghiệp của mình, chương trình không có phương pháp tích hợp sẵn để theo dõi việc rút tiền điện tử. Tuy nhiên, bạn có thể nhập các khoản ghi nợ hoặc tín dụng điện tử theo cách thủ công bằng cách sử dụng màn hình Viết séc quen thuộc.
Khởi chạy QuickBooks và sau đó nhấp vào "Ngân hàng" trên thanh menu. Nhấp vào "Viết séc" trên menu thả xuống.
Nhấp vào danh sách thả xuống "Tài khoản ngân hàng". Chọn tài khoản mà ngân hàng hoặc nhà cung cấp đã thực hiện rút tiền điện tử.
Nhập tên của tổ chức mà bạn đã thực hiện thanh toán điện tử vào trường "Thanh toán theo đơn đặt hàng".
Nhấp vào biểu tượng "Ngày" và chọn ngày giao dịch trên lịch bật lên.
Nhập số tiền thanh toán điện tử hoặc rút tiền vào trường bên phải ký hiệu "$".
Nhập mô tả về giao dịch rút tiền vào trường "Bản ghi nhớ" nếu cần. Ví dụ:nếu việc rút tiền là để xử lý thẻ người bán hoặc kiểm tra phí đặt hàng lại, hãy nhập "Giảm giá thẻ tín dụng" hoặc "Kiểm tra phí in" để giúp bạn phân biệt khoản ghi nợ trong sổ cái.
Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh nhãn "In sau" để xóa dấu kiểm.
Đánh dấu số kiểm tra đã điền sẵn trong trường "Không:", sau đó nhấn phím "Backspace" để xóa mục nhập.
Thay thế số bị xóa khỏi trường "Không:" bằng từ viết tắt cho bạn biết khoản rút tiền là khoản ghi nợ điện tử chứ không phải séc. Ví dụ:nếu bạn thực hiện rút tiền ATM, hãy nhập "ATM." Nếu ngân hàng tài khoản người bán của bạn khấu trừ phí xử lý thẻ tín dụng, hãy nhập "EFT" cho "Chuyển tiền điện tử" hoặc "EW" cho "Rút tiền điện tử".
Nhấp vào nút "Lưu" trong cửa sổ Viết séc để lưu giao dịch vào sổ cái chung cho tài khoản ngân hàng bạn đã chọn trong danh sách Tài khoản ngân hàng.
Nếu bạn muốn nhập nội dung nào đó có nhiều thông tin hơn "ATM", "EFT" hoặc tương tự, bạn có thể thêm số tham chiếu cho giao dịch vào từ viết tắt. Ví dụ:nếu bảng sao kê của bạn hiển thị số ID tham chiếu là "123456789" cho giao dịch rút tiền được thực hiện bởi ngân hàng tài khoản người bán của bạn, bạn có thể nhập "EFT-123456789" vào trường "KHÔNG:" để giúp việc tìm kiếm số đó trong màn hình Sổ cái chung dễ dàng hơn và nhanh hơn.