Thay vì sao chép và dán một lượng lớn dữ liệu từ trang tính Microsoft Excel vào QuickBooks, hãy sử dụng tùy chọn Nhập của QuickBooks. Bạn sẽ phải ánh xạ các cột của trang tính với các tiêu đề QuickBook thích hợp, nhưng quá trình này sẽ chỉ mất một hoặc hai phút. QuickBooks cung cấp cho bạn bản xem trước các ánh xạ bạn đã chọn trước khi kết thúc quá trình nhập.
Lưu tệp hoặc bảng tính Excel của bạn ở định dạng hoặc phần mở rộng tệp XLS hoặc XLSX.
Mở tệp dữ liệu QuickBooks của bạn.
Tạo một bản sao lưu dữ liệu của bạn để bạn không bị mất dữ liệu quan trọng nếu quá trình nhập không hoạt động bình thường. Đây là phương pháp hay nhất mỗi khi bạn làm việc trên bất kỳ dữ liệu nào.
Nhấp vào trình đơn "Tệp" của QuickBooks, chọn "Tiện ích", sau đó "Nhập" rồi đến "Tệp Excel".
Chọn tệp XLS của bạn. Chọn trình đơn thả xuống "Chọn một trang tính trong sổ làm việc Excel này" và chọn "Tài khoản".
Nhấp vào nút "Ánh xạ". Nhập tên ánh xạ, chẳng hạn như "Ánh xạ Tiêu đề QB với Cột XLS." Nhấp vào "Loại Nhập" và chọn "Tài khoản". Chọn hàng trống bên dưới tiêu đề cột Nhập dữ liệu để xem tất cả các cột của tệp Excel.
Nhấp vào tên để chọn các trường bạn muốn dữ liệu của mình được nhập vào. Một menu kéo xuống sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tên trong cột "Nhập dữ liệu", nơi bạn sẽ chọn ký hiệu cột Excel nơi dữ liệu nằm trong Excel. Nhấp vào để lưu." Tại thời điểm này, bạn quay lại cửa sổ "Nhập tệp".
Chuyển đến tab "Tùy chọn" và chọn các tùy chọn áp dụng cho quá trình nhập của bạn. Sử dụng tùy chọn "Xem trước" để đảm bảo các cột Excel của bạn đã được ánh xạ chính xác tới QuickBooks.
Nhấp vào "Nhập" khi mọi thứ đều ổn.
Một số phiên bản QuickBooks có trình hướng dẫn giúp việc nhập tệp dễ quản lý hơn với hệ thống kiểm tra lỗi nghiêm ngặt hơn. Để nhập tệp Excel bằng trình hướng dẫn, chúng phải ở định dạng XLSM.
Đối với các phiên bản QuickBooks cũ hơn, bạn có thể chuyển các tệp Excel sang IIF (Intuit Interchange Format), đây có thể là một quá trình phức tạp. IIF là định dạng tệp văn bản được phân tách bằng tab được sử dụng để nhập danh sách và giao dịch vào QuickBooks. Có một số Bộ công cụ IIF nhất định có sẵn trên thị trường để hỗ trợ quá trình này. Một nhược điểm khác của việc sử dụng quy trình nhập này là việc kiểm tra lỗi rất ít, vì vậy bạn rất dễ mắc lỗi.
Quá trình này là không thể đảo ngược; đảm bảo tạo một bản sao hoặc sao lưu các tệp của bạn trước khi tiếp tục nhập.