UCC là từ viết tắt của một bộ quy tắc được gọi là Bộ luật thương mại chung. Các quy tắc của UCC, mà mọi tiểu bang đã áp dụng một phần hoặc toàn bộ, có tác dụng tiêu chuẩn hóa các giao dịch kinh doanh và thương mại ở Hoa Kỳ. Điều 9 của bộ luật này đề cập đến các giao dịch bảo đảm và cụ thể hơn là các hồ sơ UCC.
Khi một người tiêu dùng hoặc một doanh nghiệp đảm bảo một khoản vay bằng cách sử dụng tài sản cá nhân hoặc doanh nghiệp không phải là bất động sản làm tài sản thế chấp, người cho vay đính kèm một khoản thế chấp và thiết lập lợi ích hợp pháp đối với tài sản thế chấp bằng cách nộp một báo cáo tài chính UCC-1 cho Văn phòng Ngoại trưởng tại trạng thái của người đi vay. Điều này mang lại cho người cho vay quyền ưu tiên hàng đầu là đòi hoặc thu giữ tài sản thế chấp nếu người đi vay không trả được nợ hoặc phá sản.
Các khoản cho vay yêu cầu nộp hồ sơ UCC bao gồm các khoản cho hàng tiêu dùng, thiết bị thương mại, thiết bị và sản phẩm nông nghiệp, đồ đạc như kho bảo quản và nhà sản xuất. Bất động sản, xe có động cơ, xe chạy trên mọi địa hình và thuyền máy không phải tuân theo các quy tắc nộp đơn của UCC.
Đơn UCC-1 vẫn có hiệu lực trong năm năm . Nếu khoản vay vẫn còn hiệu lực, người cho vay phải nộp Bản sửa đổi bản kê khai hồ sơ UCC-3 ít nhất sáu tháng trước ngày hết hạn để tiếp tục nộp hồ sơ hoặc nó sẽ tự động hết hiệu lực. Khi khoản vay được thanh toán đầy đủ, người cho vay nộp Bản sửa đổi Tuyên bố nộp hồ sơ UCC-3 để chấm dứt quyền thế chấp và tài sản thế chấp sau đó được tự do và rõ ràng.
Người cho vay có thể sửa chữa hoặc cung cấp thông tin bổ sung cho UCC-1 đã nộp trước đó bằng cách nộp Tuyên bố Sửa chữa UCC-5.
Ví dụ, giả sử rằng một người cho vay cho bạn một khoản vay để xây dựng một kho chứa hàng trên tài sản của bạn. Người cho vay sau đó sẽ nộp một báo cáo tài chính của UCC-1 với bộ trưởng ngoại giao, liệt kê bạn là con nợ và kho lưu trữ là tài sản thế chấp. Nếu bạn quyết định bán kho chứa trước khi thanh toán khoản vay, một người mua tiềm năng có thể biết rằng chủ nợ có quyền thế chấp đối với kho bằng cách tra cứu hồ sơ UCC. Theo cách tương tự, nếu bạn cố gắng sử dụng nhà kho làm tài sản thế chấp cho một khoản vay mới, người cho vay có thể biết được nhà kho có quyền thế chấp gắn liền với nó bằng cách tra cứu hồ sơ của UCC.
Hồ sơ UCC là hồ sơ công khai. Mỗi tiểu bang đều có một công cụ tìm kiếm UCC miễn phí mà người cho vay và người mua tiềm năng có thể sử dụng để tìm hiểu xem một mặt hàng có quyền thế chấp đi kèm với nó hay không.