Quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì thâm hụt hoặc thặng dư hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến hoạt động. Vào đầu những năm 1940, Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp tại Toyota, đã đưa ra một phương pháp thông minh để quản lý hàng tồn kho trong một doanh nghiệp. Hệ thống này được gọi là Hệ thống kiểm kê Kanban . Trong tiếng Nhật, Kanban có nghĩa là một tấm thẻ hoặc một tín hiệu hình ảnh. Thẻ này cho biết vật liệu cần thiết để sản xuất hoặc khi nào cần bổ sung lại đống.
Hệ thống Kanban được thiết kế để loại bỏ việc sử dụng lao động và hàng tồn kho không cần thiết, đồng thời tạo điều kiện cho sản xuất không có vấn đề . Hệ thống kiểm kê Kanban sử dụng các thẻ có màu sắc khác nhau để phân biệt các nguyên liệu khác nhau trong kho và thúc đẩy việc đặt hàng mới khi chúng giảm số lượng. Do đó, nó nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất. Nó thường được kết hợp với sản xuất tinh gọn. Đây là một phương pháp đảm bảo loại bỏ lãng phí trong hệ thống sản xuất.
Các nguyên tắc cốt lõi của Kanban do Toyota thực hiện là:
Hệ thống Kiểm kê Kanban hoạt động chặt chẽ với JIT hoặc Just in Time xác định “những gì cần thiết khi cần và số lượng cần thiết”. Phương pháp kiểm kê Kanban không để lại nhiều hàng hơn trừ khi nguyên vật liệu bị thiếu hụt.
Bộ não của con người là duy nhất vì nó xử lý các tín hiệu hình ảnh nhanh hơn so với lời nói. Hệ thống kiểm kê Kanban tận dụng thực tế này và tạo ra hình ảnh đại diện của kịch bản công việc. Do sử dụng các thẻ màu khác nhau, người quản lý hàng tồn kho sẽ có thể theo dõi các mức hàng tồn kho.
Phương pháp kiểm kê kanban sử dụng các bước sau để đạt được hiệu quả tối ưu:
Kanban sử dụng phương pháp trực quan để quản lý công việc và quy trình làm việc. Khi người quản lý hàng tồn kho có thể hình dung quy trình làm việc của họ. Do đó, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm ra bất kỳ khối, lưu trữ hoặc hàng đợi nào. Định dạng trực quan này cho phép giao tiếp và cộng tác tức thì. Hệ thống Kiểm kê này cung cấp cho lực lượng lao động về trạng thái của khoảng không quảng cáo trong nháy mắt. Khi bộ não của con người được trang bị đầy đủ các tín hiệu hình ảnh, nó sẽ tự động nhận ra loại hàng tồn kho mà thẻ chỉ ra.
Công việc đang tiến hành đề cập đến bất kỳ công việc nào chưa được hoàn thành. Hệ thống kiểm kê Kanban giúp hoàn thành công việc đang tiến hành mà không gặp trở ngại nào vì nó cho phép dòng nguyên liệu trôi chảy theo yêu cầu của sản xuất.
Trong phương pháp kiểm kê Kanban, trọng tâm là dòng chảy của sản phẩm. Chắc chắn, bằng cách sử dụng Kanban, người quản lý hàng tồn kho có thể thu thập dữ liệu để phân tích dòng chảy, đảm bảo dòng chảy trôi chảy và thậm chí xác định các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai.
Có liên quan: 5 Dấu hiệu của Rắc rối về quản lý Hàng tồn kho
Một khi phương pháp Kanban được tích hợp vào hệ thống, sẽ có sự cải tiến liên tục. Người quản lý hàng tồn kho có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để cải thiện quy trình làm việc, chất lượng, thời gian thực hiện và nhiều hoạt động khác.
Lợi ích của Vì mức tồn kho luôn ở mức tối ưu, nên sẽ có nhiều không gian hơn để làm việc. Có thể thực hiện các giải pháp lưu trữ hiệu quả để tiết kiệm không gian. Nó cũng dẫn đến tiết kiệm vì doanh nghiệp sẽ chỉ mua những gì cần thiết và trở nên hiệu quả về chi phí.
Kanban giúp xác định đâu là sản phẩm bán chạy nhất và loại vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm đó. Hệ thống Kanban chỉ xác định sản phẩm đã cạn kiệt. Vì vậy, nếu bộ phận của sản phẩm không được bổ sung, thì có thể biết rằng đó là một sản phẩm có nhu cầu cao.
Trong hệ thống kiểm kê Kanban, hàng chỉ được giao khi sản xuất yêu cầu và cũng được duy trì ở mức tối ưu, do đó giải phóng thêm không gian. Không gian có thể được sử dụng một cách hiệu quả để lắp ráp thành phẩm bởi các công nhân trong dây chuyền mà không có bất kỳ vấn đề nào về không gian.
Phương pháp kiểm kê Kanban có thể cung cấp các phân tích cho biết thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Nó giúp người quản lý hàng tồn kho lập kế hoạch, tổ chức và cải tiến quy trình làm việc.
Phương pháp Kanban ngăn chặn sự lỗi thời của hàng tồn kho và tồn kho quá mức. Vì hàng tồn kho luôn được giữ ở mức thấp nhất có thể, nên một nguyên liệu cụ thể chỉ được dự trữ theo nhu cầu và được bổ sung định kỳ. Tất cả điều này dẫn đến việc làm cho nó luôn hoạt động theo những tiến bộ công nghệ mới nhất. Hệ thống kiểm kê Kanban phù hợp với kiểm kê tinh gọn không sử dụng quá nhiều hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho bị lỗi.
Có liên quan: 5 Mẹo Quản lý Hàng tồn kho để tiết kiệm thời gian của bạn
Có rất nhiều giải pháp phần mềm kiểm kê Kanban có sẵn trên thị trường. ZapERP là một phần mềm kiểm kê được công nhận rộng rãi sử dụng phương pháp Kanban trong thiết kế của họ. Nó sử dụng thẻ và cơ sở dữ liệu điện tử để theo dõi và bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết. Điều này giúp việc theo dõi các mức và mẫu hàng tồn kho dễ dàng hơn nhiều.