Lập ngân sách và dự báo là một chức năng thiết yếu của một doanh nghiệp. Từ bản năng gan dạ của một doanh nhân nhỏ đến mô hình phức tạp của một công ty đa quốc gia lớn, mọi doanh nghiệp đều có ước tính về số lượng sẽ bán và giá của nó.
Vấn đề là ngân sách thường trở nên lỗi thời vào đầu năm, mặc dù đôi khi đã bỏ ra rất nhiều nỗ lực để chuẩn bị chúng. Sau đó, họ bị băng phiến, hoặc do hoạt động kém hiệu quả hoặc là nguyên nhân gây ra sự bối rối. Một cuộc khảo sát của KPMG đối với các chuyên gia tài chính cho thấy 56% người được hỏi đồng ý rằng “tại một số thời điểm trong năm, ngân sách không còn phù hợp nữa.” Cuộc khảo sát tương tự cũng cho thấy rằng 46% người được hỏi “tin rằng ngân sách hiện tại tạo ra một con số thống nhất về mặt chính trị không phù hợp với triển vọng kinh doanh thực tế.”
Lập ngân sách thường là một công việc tổng kết, trong đó mỗi bộ phận được đưa ra một khuôn mẫu, nơi họ đưa ra những dự đoán về tương lai trên cơ sở định tính, đôi khi với những mục tiêu hàng đầu do ban quản lý đặt ra. Những người làm công tác dự báo thường rất giàu kinh nghiệm trong việc bán, cung cấp, vận hành hoặc thuê mướn, chưa được đào tạo chính quy về dự báo. Tính chất thay đổi và không chắc chắn của các dự báo là một thực tế của cuộc sống, nhưng thường những thành kiến này ảnh hưởng đến tính chính xác của ngân sách. Trích dẫn này tóm tắt lại một cách ngắn gọn:
“Ngân sách có thể là những lời cầu nguyện, được đóng hộp bằng những động lực mâu thuẫn nhau, được bọc trong một dải băng hy vọng”
Trong bài viết này, tôi sẽ đề cập đến cách tiếp cận thực tiễn tốt nhất của việc kết hợp các khái niệm định tính và định lượng vào quy trình lập ngân sách, có thể giúp giảm bớt tác động của sự thiên vị. Điều này sẽ cung cấp một cấu trúc để xác định các giả định và tình huống kiểm tra, thường nằm ngoài phạm vi được hệ thống hóa.
Trước khi chúng ta bắt đầu thêm một hệ thống mới, hãy xem xét một số điều cơ bản về mục tiêu và việc sử dụng ngân sách.
Trước khi chúng ta đi vào ví dụ về việc thêm phương pháp định lượng, tôi muốn xem qua một số phương pháp hay nhất để lập ngân sách nói chung. Mặc dù chắc chắn là không đầy đủ, nhưng tôi nhận thấy rằng các bước này sẽ tiết kiệm thời gian và tài nguyên bằng cách giảm ngân sách lặp lại và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận.
Các phương pháp tiếp cận dự báo có thể bao gồm các phương pháp từ dưới lên, từ trên xuống, dựa trên nguồn gốc cộng đồng và dựa trên số không, để kể tên một số phương pháp. Các phương pháp luận cho mỗi phương pháp có thể được chia thành định tính hay định lượng. Định tính được đánh dấu bằng đánh giá của chủ sở hữu ngân sách trong khi định lượng dựa trên toán học nhiều hơn. Do đó, cả phương pháp dự báo định tính và định lượng đều có điểm mạnh và điểm yếu tương ứng.
Sự thiên lệch có thể ảnh hưởng đáng kể đến tính hữu dụng của các kỹ thuật lập ngân sách, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét các khía cạnh chính trị của một phương pháp. Cho dù đó là nhân viên bán hàng cần "'chơi trò chơi hệ thống"' để tăng tỷ lệ cược để đạt được tiền thưởng hay quản lý cấp cao cần đạt được các mục tiêu để xoa dịu các nhà đầu tư, sự thiên vị thường sẽ làm căng thẳng quá trình lập ngân sách.
Các phương pháp định lượng đơn giản cũng có những điểm yếu. Với một khách hàng gần đây của tôi, trong ngân sách của mình, họ đã sử dụng mức tăng trưởng phần trăm trung bình hàng tháng của năm trước để dự báo doanh số bán sản phẩm. Mặc dù đây là một cách tiếp cận rất hợp lý, tôi đã chỉ ra rằng phần trăm tăng trưởng đã giảm trong năm. Sử dụng mức trung bình cả năm đó có thể dẫn đến một dự báo tích cực có hệ thống nếu xu hướng tiếp tục hoặc thậm chí chững lại.
Theo tôi, các quy trình định lượng là lựa chọn ưu việt để kết hợp với các quy trình định tính, vì chúng giúp kiểm tra lỗi các giả định dựa trên các vấn đề ở trên. Tôi đề nghị một cơ sở định lượng vì nó nhanh chóng và tương đối không thiên vị. Nó cũng khám phá các mối quan hệ "xác định chức năng" của công ty giữa chi tiêu và doanh thu, cũng như xu hướng tăng trưởng. Các phương pháp như vậy cũng hữu ích hơn cho việc lập kế hoạch kịch bản và có thể là cơ sở tốt để đo điểm chuẩn và dự báo luân phiên.
Chỉ sử dụng một kỹ thuật lập ngân sách bổ sung có thể mở rộng mức độ liên quan của dự báo của bạn, bằng cách kiểm tra kỹ thuật khác. Tôi cũng tin rằng điều quan trọng là phải chọn một phương pháp luận có thể thách thức phương pháp khác và bù đắp cho những điểm mù của nó. Tôi nhận thấy việc sử dụng kỹ thuật dự báo định lượng là cực kỳ có giá trị khi đánh giá một dự báo định tính, đặc biệt là trong môi trường lặp đi lặp lại.
Các phương pháp khác nhau có yêu cầu về chi phí và thời gian khác nhau. Tuy nhiên, trong thời đại ngày nay, chúng ta đang thấy khoa học dữ liệu đóng một vai trò ngày càng tăng trong việc xây dựng và duy trì các công cụ dự đoán giúp giảm thời gian cần thiết để phân tích cú pháp thông qua các tình huống.
Kết hợp một phương pháp định lượng, chẳng hạn như phân tích xu hướng hoặc kinh tế lượng, là một cách để loại bỏ sự sai lệch khỏi các dự báo. Những phương pháp này có thể xác định những gì là suy đoán trong một dự báo và đưa ra các tình huống nằm ngoài phạm vi suy nghĩ của nhóm. Họ có thể đưa ra một hướng dẫn và giúp bắt đầu thảo luận về những gì phải thay đổi để đạt được mục tiêu dự báo. Các phương pháp thống kê dựa trên chất lượng của dữ liệu cơ bản và có thể được bổ sung bằng tư duy khách quan vững chắc.
Tuy nhiên, chúng có thể phức tạp và hơi “hình hộp đen” nếu bạn không quen với cách chúng hoạt động. Không được điều chỉnh, họ cũng không đối phó tốt với những thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh cơ bản. Hãy chú ý đến kích thước mẫu và chất lượng dữ liệu, sự thỏa hiệp của cả hai sẽ liên quan đến chất lượng cuối cùng của cái nhìn sâu sắc và chất lượng.
Trong phần này, tôi sẽ trình bày quy trình so sánh ngân sách từ dưới lên với quy trình định lượng. Điều này sẽ giải thích cách kiểm tra cơ sở cho ngân sách.
Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng hồi quy tuyến tính. Theo định nghĩa đơn giản nhất của nó, hồi quy tuyến tính tìm kiếm một đường thông qua dữ liệu làm giảm thiểu khoảng cách từ đường đó đến tất cả các điểm. Điều này cho biết xu hướng của dữ liệu. Mặc dù đôi khi không thuần túy về mặt lý thuyết tùy thuộc vào kích thước mẫu và bản chất của dữ liệu, nhưng tôi vẫn thấy nó là một công cụ rất hữu ích. Ngoài ra, có những phương pháp hồi quy khác thường được sử dụng, chẳng hạn như ARIMA, có thể chuyên biệt cho chuỗi thời gian, không tuyến tính hoặc theo mùa, nhưng bạn có thể thay thế bất kỳ phương pháp nào trong các bước tổng thể mà chúng tôi sẽ thực hiện để kiểm tra ngân sách.
Đối với những ví dụ này, chúng tôi bắt đầu với ngân sách P&L chia nhỏ mà chúng tôi vừa nhận được. Ngân sách ở đây bao gồm doanh thu từ EBITDA.
Việc sử dụng đầu tiên của hồi quy tuyến tính có thể được sử dụng cho phân tích chuỗi thời gian này. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các phần của P&L mà ban quản lý không có quyền kiểm soát trực tiếp, chẳng hạn như doanh thu và ở mức độ thấp hơn là COGS (thông qua định giá của nhà cung cấp). Sử dụng thực tế trong hai năm qua, kiểm tra nhanh chóng cho thấy ngân sách dự kiến tăng tốc đường trên cùng lớn, kết hợp với lợi nhuận thấp hơn.
Bước tiếp theo là sử dụng phương pháp định lượng để tái tạo mô hình xu hướng của P&L. Chúng ta sẽ bắt đầu với dòng doanh thu đầu tiên của ngân sách, Doanh thu định kỳ. Tôi thường cố gắng sử dụng ít nhất 24 tháng dữ liệu nếu bạn có, nhưng nếu bạn có ít hơn, dữ liệu đó vẫn có thể áp dụng.
Đối với bài tập này, chúng ta sẽ sử dụng Excel, có một số cách để thực hiện việc này. Cách đầu tiên là thông qua Data Analysis add-in trên Data Thực đơn. Đầu tiên, lấy dữ liệu và di chuyển nó vào một trang tính của riêng nó và định hướng dữ liệu thành các cột. Sau đó, thêm một cột để đại diện cho các khoảng thời gian liên quan. Sau đó, chọn gói Phân tích Dữ liệu rồi chọn Regression .
Trên trang phân tích hồi quy, hãy chọn dữ liệu bạn muốn hồi quy (trong trường hợp này là Doanh thu Định kỳ) trong Input Y Range và các dấu chấm trong Input X Range . Bạn muốn chọn Labels nếu bạn có bất kỳ tiêu đề nào bên trên dữ liệu. Trong phần đầu ra, tôi thường đặt đầu ra trên trang tính mà tôi đang sử dụng để phân tích, nhưng đó là sở thích cá nhân.
Bây giờ nhấn OK và bạn sẽ tạo ra đầu ra của hồi quy.
Đầu ra hồi quy sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin cần thiết để tính toán xu hướng. Nó cũng sẽ cung cấp cho chúng tôi một số thống kê hữu ích về chức năng cơ bản của doanh nghiệp. Điều này sẽ bao gồm sự gia tăng biên của dữ liệu theo thời gian, khả năng xem xét các tình huống và mức độ phù hợp của mô hình tuyến tính với dữ liệu.
Đầu ra hồi quy xây dựng phân tích sau:
Mối quan tâm chính của chúng tôi là đầu ra Doanh thu Biên và Doanh thu Cố định. Chúng ta có thể tìm thấy những điều này trong phần tô bóng màu vàng với Intercept là hằng số và Giai đoạn là độ dốc (công thức mô hình tuyến tính trong Excel sẽ là =Intercept + Period * future periods . Điều này sẽ cung cấp cho chúng tôi cơ sở để dự báo xu hướng Doanh thu Định kỳ bằng cách sử dụng các đầu vào này trong công thức của chúng tôi và thay thế các khoảng thời gian lớn hơn. Khi chúng tôi có dự báo xu hướng cho Doanh thu định kỳ, chúng tôi sẽ có khả năng so sánh khách quan nó với ngân sách đã nộp. Ngoài ra, chúng tôi sẽ tận dụng đầu ra của khoảng tin cậy để xem phương sai trong xu hướng.
Việc vạch ra xu hướng này so với ngân sách hiện có cho phép chúng tôi cân nhắc sao cho phù hợp.
Chúng tôi lặp lại các công thức bằng cách sử dụng đầu vào tô bóng màu xanh lá cây để ước tính xu hướng cao và thấp. Điều này sẽ cung cấp cho chúng tôi các giới hạn nghiêm ngặt về mặt toán học để kiểm tra, được hiển thị bằng vùng màu xám trên biểu đồ bên phải.
Từ các biểu đồ trước, chúng ta có thể thấy ngân sách vượt xa xu hướng và phương sai của nó. Nếu chúng tôi tính toán mức tăng ngân sách trung bình hàng tháng, thì ngân sách đó lớn gần gấp 3 lần so với xu hướng gần đây ($ 99,1 đến $ 33,5). Một lần nữa, chúng tôi đang sử dụng một khung thời gian dữ liệu duy nhất và một mô hình tuyến tính đơn biến cho ví dụ này.
Điều này sẽ tạo cơ sở cho cuộc thảo luận với nhóm hoặc chủ sở hữu ngân sách về điều gì đang thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Tôi thấy điều này quan trọng để tìm ra các hành động hoặc sự kiện có thể định lượng được nhằm thúc đẩy hoạt động tốt hơn hoặc để tạo cơ sở cho việc đánh giá lại các giả định hoặc thách thức các mục tiêu dẫn đến ngân sách này. Điều này có thể bao gồm các giả định về tăng trưởng hữu cơ, xác suất kinh doanh mới và chi phí cơ bản cần thiết để đạt được kết quả này.
Bây giờ chúng ta đã thấy cách sử dụng hồi quy để kiểm tra ngân sách chuỗi thời gian, chúng ta sẽ sử dụng nó để kiểm tra các mối quan hệ trong doanh nghiệp. Khi lập ngân sách, tôi thường sử dụng cấu trúc chuỗi thời gian cho các mục chủ yếu nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, trong đó chủ yếu là doanh thu. Đối với việc sử dụng mối quan hệ, tôi đang tìm kiếm những gì nó cần trên cơ sở chi phí cận biên để hỗ trợ mức độ tăng trưởng. Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ xem xét chi phí hoạt động liên quan như thế nào đến doanh thu.
Trong ngân sách này, chúng tôi có một khoản chi phí hoạt động dường như theo dõi chặt chẽ doanh thu. Chúng ta có thể xem xét mối quan hệ giữa hai yếu tố này bằng cách sử dụng biểu đồ phân tán. Điều này sẽ cung cấp cho chúng ta ý tưởng về mối quan hệ biên giữa hai yếu tố này, ngoài việc chúng phù hợp với nhau như thế nào, bằng cách xem sự thay đổi xung quanh hồi quy.
Chúng ta có thể tái tạo hồi quy từ ví dụ Timeseries bằng cách đặt Chi phí Hoạt động là biến phụ thuộc và biến Tổng Doanh thu trở thành biến độc lập. Biểu đồ phân tán cho thấy mối tương quan với hai thứ này được lấy từ kết quả sau.
Trong trường hợp này, số tiền biên cho biết mức tăng chi phí hoạt động trên một đô la doanh thu. Trong hai năm qua, cứ mỗi đô la doanh thu, chi phí hoạt động đã tăng 0,72 đô la. Điều này cho thấy chi phí hoạt động tính theo phần trăm doanh thu đã tăng lên trong hai năm qua, thực tế là như vậy. R² (hệ số xác định) là 83,5% cũng cho thấy mức độ tương quan mạnh mẽ (và do đó, mối quan hệ) giữa hai tập hợp biến
Với kết quả của hồi quy, bây giờ chúng ta có thể xây dựng mô hình xu hướng. Tuy nhiên, vì nó là một mô hình mối quan hệ, chúng tôi có hai cách để làm điều đó. Chúng tôi có thể xây dựng mô hình dựa trên số tiền thu ngân sách, ngoài kết quả xu hướng doanh thu từ hồi quy trước của chúng tôi.
Trước tiên, hãy xem xét doanh thu với mô hình dựa trên doanh thu được lập ngân sách. Cách tiếp cận này cho phép chúng tôi xem xét các giả định biên được đưa vào trong ngân sách. Như trước đây, chúng tôi xây dựng cả đường xu hướng và sự thay đổi.
Khi ngân sách gần có xu hướng và nằm trong phạm vi thay đổi, ngân sách dường như là hợp lý. Tuy nhiên, phân tích đặt ra một số câu hỏi cho chủ sở hữu ngân sách.
Chúng ta có thể thấy rằng ngân sách theo dõi xu hướng trong nửa đầu năm và sau đó bắt đầu tụt lại phía sau. Điều này cho thấy rằng chủ sở hữu ngân sách mong đợi một lượng hiệu quả nhất định từ các hoạt động trước đó. Trên thực tế, vào tháng 12, ngân sách đang ở mức thấp hơn 10% so với xu hướng. Thảo luận có thể tập trung vào điều gì đang thúc đẩy hiệu quả vào cuối năm.
Phân tích thứ hai sử dụng kết quả sẽ là chạy lại mô hình, sử dụng doanh thu theo xu hướng. Điều này sẽ cho phép chúng tôi so sánh ngân sách với mối quan hệ xu hướng sẽ như thế nào. Một lần nữa, chúng tôi lấy kết quả hồi quy và tính toán xu hướng bằng cách sử dụng doanh thu của xu hướng.
Do doanh thu theo xu hướng thấp hơn đáng kể so với thu ngân sách, nên Chi phí hoạt động cũng thấp hơn ngân sách. Phân tích này sẽ làm nảy sinh các vấn đề nếu chi phí cần được tính trước, hay chúng phụ thuộc vào nguồn thu ngân sách. Ngoài ra, phân tích này có thể kích hoạt phân tích rủi ro về các khoản dự phòng nếu doanh thu không thành hiện thực.
Bây giờ chúng ta có cả chuỗi thời gian và công cụ mối quan hệ, chúng ta có thể xây dựng mô hình định lượng của P&L. Với doanh thu được tính trên cơ sở thời gian và chi phí dựa trên mối quan hệ với doanh thu, chúng tôi có thể dự đoán P&L Xu hướng. Trong trường hợp này, chúng tôi xây dựng xu hướng bằng cách sử dụng các hàm excel cho =SLOPE() và =INTERCEPT() . Điều này có thể cung cấp cho chúng tôi một mô hình động có thể được cập nhật trong suốt cả năm.
Công cụ định lượng này có thể được sử dụng không chỉ để đánh giá ngân sách mà còn là cơ sở của các dự báo luân phiên, đo điểm chuẩn hoặc các phương pháp dự báo thay thế. Tôi đã thấy công cụ này vô cùng hữu ích. Sự thay đổi so với xu hướng cung cấp thông tin bổ sung về tính hiệu quả của sáng kiến kinh doanh hoặc có thể cung cấp cảnh báo sớm khi kết quả thực tế bắt đầu đi sai hướng.
Thực hiện bài tập này không sử dụng nhiều tài nguyên quản lý. Các số liệu thống kê cơ bản được lấy từ hoạt động thực tế của công ty và không bao gồm thành kiến của đại lý. Điều này cho phép các biến thể từ xu hướng cung cấp thông tin về việc doanh nghiệp đang thay đổi như thế nào và chính xác là bao nhiêu. Cũng có thể phân tích tình huống:mức cao và mức thấp có thể được đặt thành các mức khác nhau hoặc tự động đặt thành một ngưỡng thay đổi nhất định.
Bây giờ chúng tôi có thể so sánh kết quả xu hướng với ngân sách đã gửi. Trên cơ sở từng dòng, chúng tôi có thể kiểm tra ngân sách đã nộp và đánh giá các giả định, đặt điểm chuẩn và xem xét cách doanh nghiệp đã hoạt động trong quá khứ.
Như bạn có thể thấy, phân tích xu hướng đang cho thấy rằng doanh nghiệp có thể có một dự báo đường trên quá lạc quan. Dự báo doanh thu của nó có thể là một con số vượt mức, với chi phí tăng lên để giữ cho kết quả EBITDA phù hợp. Rủi ro này ở đây là các nhà quản lý tăng cường mức chi phí dự trù và độ trễ kết quả hàng đầu, tác động tiêu cực đến biên lợi nhuận.
Như tôi đã đề cập trước đó, những người lập ngân sách định tính cũng đặt ra câu chuyện và điều này đôi khi có thể phù hợp với điều chỉnh của chương trình vi mô của họ trong toàn bộ doanh nghiệp.
Giờ đây, chúng tôi đã thêm một cách tiếp cận định lượng vào ngân sách định tính của mình. Mặc dù cuối cùng ngân sách có thể giữ nguyên, nhưng cách tiếp cận nâng cao này đã làm nổi bật các rủi ro, đưa ra các kịch bản được lập kế hoạch và cung cấp cho chủ sở hữu ngân sách một tiêu chuẩn hiệu suất. Chúng tôi cũng có một mô hình mà chúng tôi có thể sử dụng để dự báo các xu hướng trong tương lai nhằm đặt ra các điểm chuẩn để đánh bại.
Giả sử, ngân sách có thể là phi thực tế và được tạo ra nhiều hơn để làm hài lòng hội đồng quản trị hoặc đặt ra tiêu chuẩn cao để khuyến khích kết quả hơn là mục đích quản lý trực tiếp. Lập ngân sách theo nguyện vọng tạo ra một tâm lý tích cực, nhưng nếu không có phương pháp cho nó, độ chính xác sẽ không rõ ràng. Việc có các công cụ như những công cụ được mô tả ở đây cung cấp một kiểm tra định lượng để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng.
Như mọi khi, dự báo và ngân sách là tốt nhất với cách tiếp cận hộp công cụ và việc thêm một phương pháp khác sẽ giúp bạn nhìn ra bên ngoài hộp “suy nghĩ nhóm”. Sử dụng dự báo luân phiên và các phương pháp dự báo khác nhau có thể nâng cao hiệu quả dự báo. Khi tôi dự báo, đánh giá công cụ nào hoạt động tốt nhất sẽ cho tôi cái nhìn sâu sắc về chức năng của công ty. Làm theo tâm lý này sẽ giúp bạn tạo ra một ngân sách kéo dài cả năm.
Vào một ngày trong tương lai, tôi sẽ xem lại ví dụ này để trình bày cách theo dõi ngân sách, điều chỉnh ngân sách và tiến hành khám nghiệm hữu ích để xác định xem thực tế diễn ra như thế nào so với kỳ vọng.