Tóm tắt Điều hành

Bốn năm trước, Joe và Gary bắt đầu kinh doanh in ấn trong nhà để xe của họ. Công việc kinh doanh đã thành công và ngày nay họ có một cửa hàng trong khu công nghiệp và 27 nhân viên. Gary điều hành bộ phận sản xuất, trong khi Joe xử lý bán hàng và tài chính.

Dần dần vai trò kép của Joe đã phát triển vượt quá khả năng của anh ấy. Các đối tác đã quyết định Joe sẽ bán hàng toàn thời gian và thuê ngoài công việc tài chính. Joe ngồi xuống máy tính và xem bài đăng sau:

Công ty in ấn địa phương đang tìm kiếm một giám đốc tài chính bán thời gian để hỗ trợ tất cả mọi thứ về kế toán, bao gồm nhưng không giới hạn:AR, AP, điều chỉnh ngân hàng, bảng lương và báo cáo cuối tháng / cuối năm. Cũng sẽ hỗ trợ báo giá, cũng như quản lý nhân sự và giám sát các chương trình lợi ích của công ty. Ứng viên lý tưởng sẽ có kinh nghiệm về thuế bán hàng và lập tờ khai thuế thu nhập của S Corp. Ít nhất 5 năm kinh nghiệm với QuickBooks là bắt buộc. Các dự án tài chính đột xuất khác, mô hình hóa, v.v. theo yêu cầu của chủ sở hữu.

Theo quan điểm của Joe, bài đăng này hoàn toàn đưa ra được những gì công ty cần. Và nó có. Thật không may, những gì ông mô tả có lẽ không phải là giải pháp tốt nhất để đáp ứng những nhu cầu đó. Bất kỳ giám đốc tài chính bán thời gian có kinh nghiệm nào cũng sẽ nhận ra các cờ cảnh báo và lái xe đi một quãng đường.

Bài đăng của Joe có vấn đề gì và có thể sửa đổi nó như thế nào để thiết lập công ty và giám đốc tài chính mong muốn thành công? Joe và Gary có nên xem xét một thỏa thuận giám đốc tài chính bán thời gian không? Có những trường hợp nào mà việc thuê một giám đốc tài chính bán thời gian là không hợp lý không?

Bài viết ngắn này xem xét câu trả lời cho cả ba câu hỏi. Nó không nhằm mục đích là một luận thuyết học thuật, mà là một hướng dẫn thực tế dựa trên gần một thập kỷ kinh nghiệm làm giám đốc tài chính tự do cho các công ty tư nhân.

Khi nào thì hợp lý khi thuê giám đốc tài chính bán thời gian?

Khái niệm CFO tạm thời (hoặc thuê ngoài, hoặc bán thời gian, hoặc hợp đồng, hoặc CFO phân đoạn - bất cứ điều gì bạn muốn gọi là vai trò) là vững chắc, vì một số lý do:

1. Rất ít công ty, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, cần 2.000 giờ làm giám đốc tài chính mỗi năm. Họ có thể có những khoảng thời gian mà họ cần làm việc cả ngày hoặc cả tuần, sau đó là những khoảng thời gian kéo dài không có việc gì. Giám đốc tài chính bán thời gian đáp ứng nhu cầu tốt.

2. Tính linh hoạt là tốt. Đó là một trong những lý do khiến các công ty thuê thiết bị và thuê ngắn hạn. Trong sách trắng của Tập đoàn Horton có tựa đề Tăng cường khả năng sinh lời với chi phí linh hoạt, Tiến sĩ Thomas Schleifer nói rằng "Các công ty nên phân bổ 15 đến 25 phần trăm tổng chi phí là linh hoạt, nghĩa là nó có thể được thêm vào hoặc trừ đi trong một tuần hoặc ít hơn." Dịch vụ CFO thuê ngoài phù hợp với định nghĩa đó.

3. Giám đốc tài chính phân đoạn mang lại trải nghiệm đa dạng cho mỗi lần tham gia. Điều đầu tiên tôi nghe được khi hỏi khách hàng rằng họ đánh giá cao điều gì về Giám đốc tài chính bán thời gian của họ (tôi) là:Họ thích rằng tôi được kết nối với nhiều công ty và có thể tận dụng kinh nghiệm đó để cung cấp cho họ một góc nhìn cân bằng.

Điều này không có nghĩa là các giám đốc tài chính toàn thời gian không có tầm nhìn rộng, nhưng tôi nhận thấy có xu hướng tập trung vào ngành hoặc thậm chí tập trung vào công ty theo thời gian. Đó là một trong những lý do chính khiến tôi chọn làm giám đốc tài chính tự do và tôi nghi ngờ rằng nhiều đồng nghiệp của tôi có cùng quan điểm.

4. Chi phí hàng năm của CFO bán thời gian thường ít hơn nhiều so với người làm việc toàn thời gian. Tùy thuộc vào khu vực, một giám đốc tài chính toàn thời gian có tay nghề cao sẽ có giá từ 100.000 đến 200.000 đô la trên thị trường tầm trung. Cộng thêm thuế trả lương, phúc lợi, đào tạo bắt buộc và hội nghị, không gian văn phòng, v.v. và chi phí tất cả sẽ sớm tăng lên từ 125.000 đến 250.000 đô la mỗi năm.

Ngay cả ở mức 250 đô la mỗi giờ, một giám đốc tài chính bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tháng sẽ dẫn đến chi phí hàng năm thấp hơn đáng kể là 60.000 đô la. Tỷ lệ theo giờ cao hơn, nhưng nhiều lợi ích chính của CFO toàn thời gian có thể được chiết xuất thông qua việc bố trí bán thời gian với chi phí tổng thể hàng năm thấp hơn nhiều.

Trong một bài báo cung cấp thông tin về dịch vụ giám đốc tài chính thuê ngoài, The Wall Street Journal tiết kiệm chi phí được liệt kê là lý do hàng đầu để thuê CFO bán thời gian.

5. Gia công phần mềm mang đến khả năng tiếp cận một trình độ tài năng mà có thể không có. Nhiều giám đốc tài chính có kinh nghiệm cao sẽ không cam kết toàn thời gian cho một hoạt động quy mô nhỏ hoặc vừa, chủ yếu là vì nó sẽ không có nhiều thách thức. Tuy nhiên, họ có thể rất vui khi dành 25 giờ mỗi tháng để giám sát và hỗ trợ cấp cao.

Điểm này đã đạt được mức độ liên quan gấp 10 lần với sự gia tăng của các nền tảng làm việc tự do từ xa, chẳng hạn như Toptal. Ngày nay, một công ty sản xuất nhỏ ở vùng nông thôn Wisconsin có thể tiếp cận một giám đốc tài chính sản xuất hiệu quả cao ở Pittsburgh, chỉ bằng một nút bấm. Điều đó đã thực sự thay đổi cách nhìn của các công ty đối với chức năng giám đốc tài chính.

Gia công phần mềm cũng cho phép thuê các chuyên gia cho từng nhu cầu. Ví dụ:một công ty khởi nghiệp có thể thuê một giám đốc tài chính bán thời gian để phát triển kế hoạch kinh doanh, một chuyên gia khác để quảng cáo chiêu hàng và gây quỹ, và sau đó là một chuyên gia khác để thiết lập chức năng tài chính và phần mềm kế toán của họ. Rất ít giám đốc tài chính toàn thời gian là người giỏi nhất trong cả ba chuyên ngành.

6. Giám đốc tài chính bán thời gian đảm bảo những việc quan trọng (chẳng hạn như báo cáo tài chính) thực sự được hoàn thành. Tôi đã nói đùa với khách hàng rằng đôi khi giá trị cao nhất của tôi chỉ đơn giản là đưa ra thời hạn để họ hoàn thành công việc tài chính thường ngày. Nếu không có thời hạn định kỳ đó, một số khách hàng thấy rằng báo cáo cuối tháng quan trọng thậm chí không xảy ra. Điều này cũng đúng với các cuộc họp tài chính hàng tháng của chủ sở hữu và dự báo dòng tiền.

Quay lại câu hỏi:Khi nào (hoặc trong những trường hợp nào) thì việc thuê một giám đốc tài chính bán thời gian là hợp lý? Mỗi công ty đều khác nhau, nhưng dưới đây là một số đặc điểm chung mà tôi nhận thấy ở các công ty thu được lợi ích cao nhất từ ​​việc bố trí CFO bán thời gian.

Họ có:

• Doanh thu trong khoảng 1.000.000 đô la đến 30.000.000 đô la. Lớn hơn thế nhiều và cần có CFO toàn thời gian. Nhỏ hơn nhiều và nó không hiệu quả về chi phí. Hãy nhớ rằng đây là những khái quát rộng. Một công ty phức hợp hoặc một công ty khởi nghiệp đang tìm kiếm nguồn vốn, có thể đạt đến giai đoạn giám đốc tài chính toàn thời gian trước 30.000.000 đô la. Để tìm hiểu sâu hơn về thời điểm hợp lý để một công ty khởi nghiệp phát triển thuê giám đốc tài chính, hãy xem bài viết xuất sắc của Scott Brown về chủ đề đó.
• 10-100 nhân viên hoặc nhà thầu. Nhận xét tương tự như điểm 1.
• Một người ghi sổ hoặc nhóm kế toán mạnh để xử lý các giao dịch thông thường hàng ngày.
• Một nhóm quản lý có khả năng phân tích, coi trọng báo cáo tài chính vững chắc và tìm cách đưa ra quyết định dựa trên các chỉ số hơn là cảm nhận của bản thân.

Khi nào thì không hợp lý khi thuê giám đốc tài chính bán thời gian?

Rất có thể một công ty có quy mô phù hợp và có nhu cầu hợp pháp về giám sát CFO, nhưng vẫn không phải là ứng cử viên lý tưởng cho việc bố trí CFO từ xa hoặc bán thời gian.

Dưới đây là một vài trong số những tình huống đó:

1. Nhóm quản lý tự do đưa ra quyết định nhanh chóng và không nghĩ đến việc tiếp cận với quan điểm của Giám đốc tài chính nếu anh ấy / cô ấy không ở cùng nhóm vào ngày hôm đó. Rõ ràng, giám đốc tài chính bán thời gian là bán thời gian và sẽ không có mặt cho mọi quyết định lớn. Giám đốc tài chính sẽ trở nên lãng phí tiền bạc nếu ban lãnh đạo liên tục đưa ra những quyết định lớn mà không kết hợp giá trị của cái nhìn sâu sắc của giám đốc tài chính.
2. Văn hóa nơi mọi người trong công ty dự kiến ​​sẽ có mặt tại văn phòng và làm việc trọn ngày. Trong trường hợp này, một giám đốc tài chính không có mặt hàng ngày sẽ phải vật lộn để hòa nhập và tạo ra tác động. Điều này có thể là một vấn đề lớn ngay cả khi ban lãnh đạo đang ở trên tàu với khái niệm này. Các nhân viên khác sẽ không đánh giá cao ai đó đến vào lúc 8 giờ và rời đi vào buổi trưa, khi họ phải làm việc từ 7 giờ đến 5 giờ. Một sự sắp xếp từ xa giúp giảm bớt vấn đề này, nhưng tâm lý có thể khiến việc sắp xếp trở nên khó khăn ngay cả khi đó.
3. Một môi trường phi cấu trúc, nơi sự hỗn loạn là tiêu chuẩn và nỗ lực thực hiện các hệ thống và kiểm soát tài chính bị coi là yêu cầu. Một số doanh nhân / chủ sở hữu sẽ không bao giờ hiểu tại sao họ cần sự chấp thuận của người quản lý bán hàng trước khi đưa ra một khoản chiết khấu bán hàng lớn hoặc tại sao không khôn ngoan khi tăng lương cho một nhân viên bỏ qua bộ phận nhân sự và đến thẳng với họ. Những chủ sở hữu luôn đi trước và làm những gì họ muốn bất chấp, sẽ không hoạt động tốt với CFO bán thời gian (hoặc một người toàn thời gian, đối với vấn đề đó). Khi các công ty trưởng thành, cơ cấu quản lý cũng vậy.
4. Chủ sở hữu tự hào về kỹ năng kế toán và sự nhạy bén về tài chính của họ. Điểm này nghe có vẻ khắc nghiệt, nhưng những chủ sở hữu có đặc điểm này sẽ đấu tranh để nhìn thấy giá trị của một giám đốc tài chính, khi về mặt lý thuyết, họ có thể tự làm mọi thứ và thậm chí có thể tốt hơn. Tốt nhất là cả chủ sở hữu và giám đốc tài chính đều không nên bắt đầu.

Sắp xếp để thành công

Quay trở lại minh họa của Joe và Gary, bởi tất cả các dấu hiệu cho thấy tình hình của họ đã chín muồi cho một giám đốc tài chính bán thời gian. Tuy nhiên, dựa trên bài đăng của họ, hầu hết các CFO sẽ không bị thu hút. Có gì sai với bài đăng?

1. Danh sách các nhiệm vụ kế toán cho thấy sự thiếu hiểu biết về vai trò của CFO. Người giữ sổ sách thường xử lý A / R, A / P, bảng lương, v.v. Trong khi một giám đốc tài chính có kinh nghiệm có thể tận hưởng một số hoạt động đó khi tạm nghỉ các nhiệm vụ chiến lược, nó sẽ tương đương với việc trả tiền cho bác sĩ cắt tóc cho bạn. Có lẽ không phải là cách sử dụng tốt nhất thời gian của họ hoặc tiền bạc của bạn.
2. Việc tập trung vào khai thuế cho thấy một nhóm quản lý vẫn xem kế toán là khai thuế và chưa nắm bắt được tầm nhìn của kế toán quản lý mạnh mẽ giúp tăng trưởng mạnh mẽ thông qua báo cáo tài chính có độ chính xác cao và đầy đủ thông tin. Việc khai thuế dễ dàng được các công ty kế toán thuế thuê ngoài và trên thực tế, một chuyên gia thuế có tay nghề cao sẽ không phải là ứng cử viên tốt nhất cho vai trò Giám đốc tài chính.
3. Việc tập trung vào trải nghiệm với các gói phần mềm cụ thể bỏ qua thực tế rằng một giám đốc tài chính chất lượng phải có thể nhanh chóng bắt kịp tốc độ trong hầu hết mọi môi trường phần mềm. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn thuê một giám đốc tài chính giỏi mà không có kinh nghiệm phần mềm cụ thể hơn là một giám đốc tài chính tầm thường có kinh nghiệm với phần mềm của bạn.
4. Mô tả công việc bao gồm quá nhiều nhiệm vụ hàng ngày. Cảm giác như bất cứ ai bước vào vai diễn này sẽ phải đối mặt với một loạt nhiệm vụ vô tận mà không ai khác có thời gian để giải quyết. Để thực hiện hợp tác với giám đốc tài chính bán thời gian hiệu quả về chi phí và năng suất, hãy tránh xa điều này.

Để có kết quả tốt nhất, Joe và Gary nên cắt giảm các đề cập về kế toán, khai thuế và phần mềm khỏi bài đăng và tập trung vào các mục chiến lược mà CFO bán thời gian phù hợp nhất để trợ giúp. Đây là bản khởi động lại bài đăng ban đầu:

Công ty in đang phát triển nhanh chóng đang tìm kiếm một giám đốc tài chính bán thời gian để cung cấp giám sát tài chính cấp cao và hợp tác với ban quản lý về các hạng mục chiến lược như định giá, mở rộng nhà máy và phần mềm chi phí dự án. Ứng viên lý tưởng sẽ hợp lý hóa các quy trình và hoạt động tài chính của công ty và giúp chủ sở hữu tạo tiền đề cho việc đi lên cấp độ tiếp theo. Giám đốc tài chính sẽ chịu trách nhiệm quản lý người kế toán, người xử lý các hoạt động tài chính hàng ngày. Công ty hiện đang sử dụng QuickBooks, nhưng sẵn sàng chuyển sang một nền tảng mạnh mẽ hơn, theo đề xuất của CFO mới. Một chuyên gia tài chính nhìn thấy bức tranh toàn cảnh nhưng không bỏ lỡ chi tiết sẽ phát triển mạnh khi là một phần của công ty và nhóm quản lý này.

Tìm kiếm sự phù hợp hoàn hảo

Tìm một giám đốc tài chính bán thời gian “phù hợp” với công ty của bạn là điều cực kỳ quan trọng nhưng cũng rất khó. Dưới đây là một số câu hỏi tôi quan tâm nếu tôi đang thuê một giám đốc tài chính bán thời gian (danh sách này giả định rằng bạn đã bao gồm các câu hỏi về tính cách, tính chính trực, v.v.):

• Bạn giao tiếp như thế nào? Mỗi người và mỗi công ty có “cách” của họ. Một số sử dụng email, một số kênh nhắn tin khác như Slack, một số cần giọng nói thực tế trong cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị video. Nếu các phương thức giao tiếp của bạn không kết nối, thì sự tương tác sẽ gặp khó khăn.
• Thời gian xoay vòng trung bình cho các thông tin liên lạc của bạn là bao nhiêu? Đây là một câu hỏi cho cả CFO và chủ sở hữu. Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau. Một số người “luôn trực tiếp” và trả lời email lúc 10 giờ tối. Những người khác cho rằng việc chờ đợi 2 ngày là hoàn toàn có thể chấp nhận được.

• Bạn đã làm việc trong những ngành nào? Câu hỏi này đặc biệt quan trọng đối với các ngành có nhu cầu kế toán ngách. Ví dụ, kế toán cho lĩnh vực sản xuất, xây dựng, cho vay tiêu dùng / ngân hàng, doanh nghiệp đầu tư, v.v. tương đối phức tạp và đòi hỏi kinh nghiệm chuyên môn.

  Ngay cả trong những ngành mà kế toán đơn giản hơn, chẳng hạn như tư vấn, dịch vụ công nghệ, bán lẻ / bán buôn và thương mại điện tử, vẫn có lợi ích lớn khi tìm được một giám đốc tài chính có thể “nói ngôn ngữ” và biết các chỉ số và KPI cơ bản.

  Một lưu ý nhỏ, tôi muốn một giám đốc tài chính đã làm việc trong nhiều ngành công nghiệp. Có thể có lợi ích lớn khi áp dụng các khái niệm từ một ngành hoàn toàn không liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

• Bạn thích nhiệm vụ cụ thể nào nhất trong vai trò Giám đốc tài chính? Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng hiểu được trái tim của giám đốc tài chính ở đâu. Đó có phải là báo cáo cuối tháng, dự kiến ​​tài chính, gây quỹ hoặc lập kế hoạch chiến lược với đội ngũ lãnh đạo không? Xem cách điều đó phù hợp với những gì bạn cần.
• Bạn có bao nhiêu thời gian để cam kết với chúng tôi? Những người làm nghề tự do, giống như chủ doanh nghiệp, có thể phạm tội khi gánh vác quá nhiều. Đảm bảo giám đốc tài chính có băng thông hiện tại để làm những việc bạn cần làm.
• Bạn có thể cung cấp một hoặc hai tài liệu tham khảo không? Tôi không thích cung cấp tài liệu tham khảo và tôi thấy rất ít doanh nhân theo dõi liên hệ ngay cả khi tôi cung cấp. Nhưng còn cách nào tốt hơn để thực sự tìm ra thông tin không thiên vị về ứng viên?

Thuê một giám đốc tài chính bán thời gian có thể là một bước đáng sợ, nhưng nếu làm đúng, có thể là tấm vé để lên cấp độ tiếp theo. Hãy dành thời gian để tìm một người phù hợp với công ty của bạn. Bắt đầu với một dự án cụ thể như biểu đồ khởi động lại tài khoản, dự báo dòng tiền hoặc mô hình tài chính. Chờ để giải quyết mọi công việc đang diễn ra cho đến sau dự án đầu tiên đó. Điều đó mang lại cho tất cả các bên cơ hội phát triển trong thỏa thuận và cung cấp điểm từ chối lẫn nhau.

Không giống như thuê toàn thời gian, rủi ro với một giám đốc tài chính thuê ngoài là khá nhỏ. Nếu nó không hiệu quả, bạn kết thúc tương tác. Tuy nhiên, có nhiều khả năng hơn, bạn sẽ nhìn lại sau sáu tháng thành công và tự hỏi bạn đã từng vượt qua như thế nào trước đây.