Vài năm trước, công ty tôi đang làm việc đã thực hiện một bước quan trọng khi chuyển toàn bộ 11.000 nhân viên sang G Suite của Google. Do đó, kể từ đó, tôi đã sử dụng các sản phẩm Trang tính (bảng tính) và Trang trình bày (bản trình bày) gần như hàng ngày, tìm hiểu chức năng của chúng và trải nghiệm những cách làm việc mới.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một số tính năng hữu ích nhất của Google Trang tính mà tôi đã học được từ rất sớm, giúp cải thiện đáng kể năng suất của tôi. Cuối cùng, tôi cũng sẽ giới thiệu về Google Apps Script, một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa quy trình công việc và mở rộng chức năng của Google Trang tính. Trong bài viết sau, tôi sẽ đi sâu hơn vào Google Apps Script và trình bày hướng dẫn để bắt đầu.
Tuy nhiên, tôi sẽ không đưa ra so sánh tính năng giữa Google Trang tính và Excel; các tính năng của chúng thay đổi nhanh chóng đến mức những phân tích như vậy sẽ trở nên thừa trong vòng vài tuần. Thay vào đó, tôi sẽ tập trung vào các ưu điểm của Google Trang tính và các cách làm việc mới mà sự xuất hiện của các công cụ năng suất trực tuyến đã kích hoạt. Theo kinh nghiệm của tôi, có rất nhiều chuyên gia tài chính và kinh doanh ngoài kia vẫn đang làm việc với bảng tính Excel theo cách mà nhiều người trong chúng ta đã học cách đây hơn 10 năm trong kỷ nguyên tiền đám mây. Tôi đã làm việc với nhiều người, mặc dù họ có thể đã chuyển sang Google Trang tính, vẫn sử dụng nó trong khuôn mẫu Excel ngoại tuyến cũ, có nghĩa là họ mất một số tính năng nâng cao năng suất.
Ngoài việc liệt kê những ưu điểm, tôi cũng sẽ đề cập đến một số khía cạnh tiêu cực mà tôi đã trải qua trong sự thay đổi này. Thực sự chỉ có hai điểm nổi bật:Một là nhiều lợi ích phụ thuộc vào sự hợp tác với những người khác và ở đây bạn sẽ thấy rằng sự tiếp thu không đồng đều trong tổ chức sẽ đặt ra giới hạn về tốc độ bạn có thể sử dụng một số tính năng. Điểm khác là Excel không phải là một công cụ độc lập:Có một hệ sinh thái các plugin, nhiều plugin trong số đó chưa (chưa) khả dụng cho Google Trang tính, có nghĩa là bạn, trong một số trường hợp, có thể kết hợp cả hai ứng dụng.
Lợi ích trực tiếp nhất từ việc sử dụng Trang tính là khả năng cộng tác theo những cách hoàn toàn mới. “Phong cách làm việc cũ” sẽ là sử dụng một tệp chính mà ai đó phải “sở hữu”, tệp này sau đó (trong trường hợp tốt nhất) được lưu giữ trên một thư mục mạng dùng chung hoặc được gửi qua email một cách cẩn thận.
Đây là nơi Sheets thực sự tỏa sáng. Có một số chế độ cộng tác khác nhau, từ không đồng bộ nơi bạn làm việc độc lập và chủ yếu vào các thời điểm khác nhau, trong cùng một tệp, đến chỉnh sửa cộng tác đồng thời theo thời gian thực. Với chỉnh sửa không đồng bộ, bạn có thể sử dụng tính năng nhận xét để cảnh báo mọi người và giao cho họ nhiệm vụ mà sau đó họ có thể đánh dấu là đã hoàn thành.
Chỉnh sửa bảng tính trực tiếp với các đồng nghiệp khác là một cách làm việc hiệu quả. Năng suất của hai hoặc ba người đều có kỹ năng cao với Google Trang tính nhanh chóng xây dựng mô hình tài chính hoặc hoạt động cùng nhau trong thời gian thực thực sự là một điều đáng kinh ngạc so với cách làm việc cũ. Nhiều con trỏ với các màu sắc khác nhau, di chuyển trên màn hình cùng lúc để tạo mô hình, gần giống như một đoạn phim tua nhanh thời gian của một bức tranh.
Ngoài ra còn có chỗ cho các loại người tham gia khác nhau. Không phải ai cũng cần có khả năng chỉnh sửa bảng tính. Có các cấp quyền truy cập, đảm bảo rằng tính bảo mật và hậu quả được kiểm soát bằng cách cấp cho những người thích hợp cấp quyền truy cập phù hợp.
Một trong những quan niệm sai lầm của tôi và các đồng nghiệp là quan niệm rằng Trang tính phù hợp với các phép tính nhỏ — ít nhiều giống như một máy tính nâng cao — nhưng không hữu ích cho các mô hình hoặc bộ dữ liệu lớn hơn. Hóa ra chúng tôi đã nhầm. Tôi đã sử dụng nó cho một số mô hình hoạt động và định giá lớn hơn trong những năm qua và rất ấn tượng với hiệu suất.
Gần đây, tôi đã thực hiện một số công việc phân tích dựa trên dữ liệu được trích xuất từ hệ thống ERP của chúng tôi, nơi tôi đang làm việc với tập dữ liệu có khoảng 10 trang tính, mỗi trang có kích thước từ khoảng 25.000 đến 100.000 hàng và tối đa 30 cột (Google Trang tính có giới hạn là 5 triệu ô trên mỗi sổ làm việc). Mỗi trang tính này được xây dựng dựa trên nhau thông qua một loạt các công thức VLOOKUP, INDEX, MATCH và SUMIF truyền thống. Việc sao chép một công thức mới trên một cột có khoảng 25.000 hàng mất khoảng 10 giây trên máy tính của tôi, điều này không phải là tức thời, nhưng không phải là trở ngại, do:
Để phân tích (thậm chí) các tập dữ liệu lớn hơn, Google Trang tính hiện kết nối với Google BigQuery, cho phép bạn viết và chạy các truy vấn SQL bằng cách sử dụng dữ liệu trong Google BigQuery và nhận kết quả trực tiếp vào Trang tính.
Công việc bảng tính thô (“wrangling”) là một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chuyên gia tài chính, nhưng ngay cả phân tích tốt nhất cũng có giá trị hạn chế nếu bạn không thể truyền đạt kết quả của mình một cách tập trung và thuyết phục. Điều này đưa chúng ta đến hai mặt hàng chủ lực khác của hộp công cụ tài chính: biểu đồ và bản trình bày .
Các bản trình bày trong thế giới G Suite được thực hiện trong Google Trang trình bày, không có gì đáng ngạc nhiên, giống như Microsoft PowerPoint. Liên kết giữa Trang tính và Trang trình bày hoạt động rất tốt và giúp bạn dễ dàng đảm bảo rằng các biểu đồ và bảng trong bản trình bày của bạn luôn được cập nhật thông qua nút “Cập nhật” để kéo lên dữ liệu mới nhất về mô hình hóa, tính toán và giả định cơ bản.
Khi bắt đầu bất kỳ dự án lớn nào ngay bây giờ, một trong những điều đầu tiên tôi làm là tạo hai tài liệu:một trong Google Trang trình bày và một trong Google Trang tính. Những điều này song hành với nhau rõ ràng trong suốt dự án, cung cấp “nguồn chân lý duy nhất” cho tất cả dữ liệu trong dự án.
Nếu bạn đã từng có trải nghiệm đau đớn về sự cố bảng tính không thể khôi phục, dẫn đến mất hàng giờ làm việc, bạn có thể có thói quen lưu các tệp mới thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến nhiều lần lặp lại các tệp với các bản cập nhật phiên bản tẻ nhạt (v3.4.0, v3.4.1, v.v.)
Thông qua các sản phẩm G Suite, bạn thực sự có thể chỉ có một tệp trong suốt vòng đời của dự án, nhờ vào kiểm soát phiên bản.
Kiểm soát phiên bản, có thể truy cập thông qua “Xem lịch sử phiên bản” trong menu, cho phép bạn xem tất cả các chỉnh sửa được thực hiện đối với tài liệu ngay từ đầu thông qua dòng thời gian tiện dụng, cùng với tên của người đã thực hiện mỗi thay đổi. Đúng vậy — mọi thứ được lưu ngay lập tức. Không cần nhấn F12 sau mỗi 5-10 phút, tăng số phiên bản và lưu, chỉ để yên tâm khi biết rằng không có gì bị mất trong trường hợp gặp sự cố.
Năng suất đám mây làm cho chức năng liên kết trở nên thanh lịch hơn nhiều và đảm bảo rằng nó thực sự hoạt động! Tất nhiên, có thể tham chiếu các sổ làm việc khác trong thế giới Excel ngoại tuyến, nhưng điều đó có xu hướng dễ vỡ và hỏng khi các tệp được chuyển ra khỏi vị trí thư mục ban đầu của chúng. Bạn sẽ thường thấy các ô chứa các tham chiếu khó hiểu đến cấu trúc thư mục trên ổ cứng của ai đó:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Chức năng IMPORTRANGE trong Google Trang tính cho phép bạn liên kết liền mạch với các tệp Trang tính khác. Bất kể tệp được di chuyển hay đổi tên, dữ liệu sẽ luôn được liên kết và vẫn là một vấn đề ít khiến bạn phải lo lắng.
Một lý do tại sao một số người trong công ty của tôi vẫn sử dụng Excel (và PowerPoint) là có một số plugin chưa khả dụng cho Google Trang tính và Trang trình bày. Các ví dụ bao gồm plugin Chế độ xem thông minh cho công cụ Hyperion của Oracle và plugin @RISK mà tôi đã trình bày trong hướng dẫn về mô phỏng Monte Carlo. Tương tự, plugin think-cell của PowerPoint cung cấp chức năng biểu đồ có thể vượt trội hơn so với những gì có thể có trong Trang trình bày.
Tuy nhiên, Google Trang tính và Trang trình bày có chức năng rộng rãi được đặt tên là “Tiện ích bổ sung”, thực hiện vai trò tương tự như các plugin của thế giới Microsoft. Rất tiếc, kể từ tháng 7 năm 2019, không có hỗ trợ nào cho các ứng dụng doanh nghiệp được đề cập ở trên và bản chất homebrew của hệ sinh thái tiện ích bổ sung có nghĩa là một số dịch vụ có chất lượng đáng ngờ. Điều này có nghĩa là trong bối cảnh công ty, khi làm việc với dữ liệu nhạy cảm, tôi đôi khi do dự khi sử dụng các tiện ích bổ sung.
Đưa dữ liệu vào một bảng tính để làm việc là một nhu cầu cơ bản và nếu không có một số plugin của công ty không khả dụng, thì điều gì có thể xảy ra? Vâng, may mắn thay, có rất nhiều lựa chọn. Ngoài khả năng tương thích ngược với các tệp Excel, Trang tính còn cung cấp khả năng vô tận thông qua các truy vấn XML, HTML và RSS.
Có một số tùy chọn thú vị hơn đáng được đề cập cụ thể để khai thác dữ liệu trong Trang tính. Đối với các chuyên gia tài chính, công thức GOOGLEFINANCE có thể hữu ích để tìm hiểu, cho phép bạn lấy dữ liệu trực tiếp từ Google Finance. Mặc dù không thể so sánh với một dịch vụ chuyên nghiệp như Bloomberg, nhưng nó vẫn là một công cụ tuyệt vời để cung cấp thông tin chứng khoán và tiền tệ đại chúng.
Có những cách khác, tổng quát hơn để lấy dữ liệu từ web. Ví dụ:chức năng trích xuất một bảng hoặc danh sách HTML trực tiếp từ một trang web có thể hữu ích khi nói đến thông tin tài chính, thị trường hoặc các thông tin công khai khác mà bạn muốn truy xuất và tiếp tục làm việc.
Ngoài Google BigQuery (đã thảo luận trước đây), — như khi viết — không có cách đơn giản nào để người dùng không am hiểu kỹ thuật có thể kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu, mặc dù chức năng này có sẵn cho những người có quyền truy cập vào các kỹ năng và tài nguyên của nhà phát triển.
Tuy nhiên, điều này đưa chúng ta đến với Google Apps Script, một công cụ mạnh mẽ mở ra khả năng gần như không giới hạn để mở rộng và kết nối không chỉ Trang tính mà tất cả các phần của G Suite. Trong một bài viết tới, tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về chức năng này thông qua một hướng dẫn giới thiệu thực tế.
Tôi đã truyền bá về Google Trang tính và Trang trình bày trong bài viết này. Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người trong tổ chức của tôi đều cảm thấy như vậy! Và tôi nghĩ rằng đó là một trong những hạn chế của nó:Sự thiếu đồng thuận về một định dạng, có thể là trong phần mềm hoặc thậm chí là cuộc sống hàng ngày (nghĩ 8-track so với băng cassette), cuối cùng làm giảm hiệu quả tổng thể. Trong trường hợp của phần mềm máy tính để bàn, càng nhiều người sử dụng một định dạng nhất định và hiểu được sức mạnh thực sự của nó, thì mọi người trong tổ chức càng thu được nhiều lợi ích và hiệu quả hơn.
Google Trang tính, giống như bất kỳ phần mềm nào, đều có những phiền toái nhỏ:một phím tắt không như bạn mong đợi, một tính năng bị thiếu hoặc không hoạt động theo cách bạn muốn, v.v. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, đây cũng là một so sánh không công bằng. Trong môi trường công ty và doanh nghiệp, nhiều người đã sử dụng bộ công cụ năng suất của Microsoft trong suốt cuộc đời làm việc của họ, một lượng kinh nghiệm không thể so sánh với những tháng đầu tiên (hoặc thậm chí nhiều năm) làm việc với một bộ công cụ mới.
Bảng tính là một trong những công cụ quan trọng nhất, nếu không muốn nói là the công cụ quan trọng nhất, đối với nhiều chuyên gia tài chính và kinh doanh. Chúng là những tấm bạt, những cuốn sổ ghi chép của chúng tôi, và những công cụ của chúng tôi! Chúng tôi dành hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn giờ, sử dụng chúng trong suốt sự nghiệp. Do đó, như với bất kỳ công cụ và môi trường làm việc nào, chúng ta cần trải nghiệm của mình để trở nên dễ chịu và hiệu quả.
Tóm lại, tôi đã thấy những lợi ích năng suất to lớn từ các tính năng cộng tác và các cải tiến khác đi kèm với việc sử dụng các ứng dụng năng suất dựa trên web như G Suite thay vì các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống của họ. Ngoài ra còn có những lợi ích to lớn từ việc học sử dụng các công cụ này ở cấp tiểu học, như tôi đã trình bày trong bài viết này với các khía cạnh nâng cao năng suất.
Lợi thế của Google Trang tính, được nhân lên qua số giờ khổng lồ dành cho các công cụ này, có thể mang lại lợi ích to lớn, mang lại lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức. Như đã đề cập, tôi sẽ viết một bài khác đi vào chi tiết về macro và tập lệnh trong G Suite. Những điều này được thực hiện thông qua ngôn ngữ Google Apps Script và như tôi sẽ trình bày, cung cấp một số cách dường như vô hạn để tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình.
Vì vậy, nếu bạn chưa làm việc nghiêm túc với Google Trang tính, tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng nó. Bạn có thể thấy mình bị mắc kẹt.