Đó là một tình huống khác xa lý tưởng đối với hầu hết các kế toán - chuẩn bị tờ khai VAT từ một túi biên lai hoặc cố gắng điều chỉnh tài khoản ngân hàng của khách hàng chỉ để tìm ra hàng chục giao dịch không có giấy tờ phù hợp.

Đuổi theo một khách hàng tiêu tốn thời gian quý báu có thể dành cho công việc khác. Và nó có thể gây căng thẳng khi bạn làm việc đến nhiều thời hạn, thậm chí gây ra các vấn đề dài hạn hơn khi lập báo cáo tài chính.

Vậy làm cách nào để bạn khuyến khích khách hàng lưu giữ và cung cấp hồ sơ VAT tốt?

Rõ ràng, ngắn gọn

Hãy nhớ rằng, khách hàng thường sẽ thuê một kế toán viên quản lý công việc của họ vì họ chỉ hiểu biết sơ sài về kế toán và hệ thống thuế - họ dựa vào kiến ​​thức chuyên môn của bạn để giúp hướng dẫn hoạt động kinh doanh của họ. Điều này cho phép kế toán viên có một số khoảng trống để cho khách hàng biết cách tổ chức tốt nhất hồ sơ VAT của họ.

Tất cả các kế toán viên đều có phong cách và phương pháp ưa thích và điều quan trọng là phải trao đổi rõ ràng với khách hàng của bạn về cách bạn làm việc tốt nhất:

• Chuẩn bị một tờ hướng dẫn chung về VAT để phát cho khách hàng của bạn. Tất cả khách hàng đều có hệ thống sổ sách kế toán nội bộ của riêng họ nhưng việc trình bày ngắn gọn những tài liệu bạn cần và cách tổ chức chúng tốt nhất có thể giúp khách hàng cũng vận hành hệ thống của họ theo nhu cầu của bạn.
• Nếu có điều gì đó không hoạt động, hãy cho khách hàng biết. Đó có thể là doanh số bán hàng của khách hàng của bạn đang được ghi lại một cách khó hiểu hoặc họ thanh toán cho nhà cung cấp bằng séc và không lưu giữ hồ sơ về những người họ đã thanh toán. Dù là vấn đề gì, hãy thảo luận sớm với khách hàng để họ không trở thành thói quen và khó thay đổi vấn đề hơn.
• Tiếp tục thảo luận! Không có gì là chắc chắn, khách hàng của bạn sẽ thường xuyên thay đổi lĩnh vực kinh doanh của họ, tìm các dòng doanh thu mới và các nhà cung cấp mới với các tiêu chuẩn khác nhau. Đánh giá nhanh hồ sơ VAT được cung cấp mỗi quý và cho khách hàng biết cách điều chỉnh tốt nhất việc lưu trữ hồ sơ của họ với những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của họ.

Giải thích lợi ích

Ngay cả sau khi cố gắng truyền đạt cách cung cấp tốt nhất hồ sơ VAT tốt, không phải lúc nào khách hàng cũng có động cơ làm như vậy - dù sao thì họ cũng đang trả tiền cho bạn để giải quyết loại việc này!

Đảm bảo khách hàng của bạn biết lý do tại sao hồ sơ của họ lại quan trọng - họ sẽ không muốn trả nhiều thuế hơn mức cần thiết và hồ sơ VAT thường cung cấp nền tảng cho toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Tài liệu không tốt có thể dẫn đến thất lạc các yêu cầu VAT, các vấn đề trong việc chuẩn bị tài khoản cuối năm, hóa đơn thuế công ty cao hơn và khó chuẩn bị tài khoản quản lý thường xuyên cho khách hàng.

Cuối cùng, đừng ngại cởi mở với khách hàng khi tính phí của bạn. Phí kế toán thường dựa trên thời gian và, bằng cách cho họ biết bằng cách ăn bớt thời gian của bạn có thể dẫn đến mức phí cao hơn, họ thường sẽ dễ tiếp thu các đề xuất của bạn hơn.

Bằng cách tập trung vào những lợi ích cho khách hàng, cho dù đó là phí kế toán, tiết kiệm thuế hay báo cáo, bạn sẽ thấy sẵn sàng hơn trong việc cung cấp cho bạn hồ sơ phù hợp. Họ kinh doanh để kiếm tiền và họ hiểu rằng bạn cũng vậy.

Làm kỹ thuật số thuế

Nằm trong Chiến lược kỹ thuật số về thuế của chính phủ , quy trình khai thuế VAT là lĩnh vực đầu tiên HMRC hướng tới số hóa vào tháng 4 năm 2019. Việc thực hiện số hóa thuế nhằm mục đích cải thiện tính tuân thủ bằng cách làm cho Tờ khai thuế VAT trở nên minh bạch hơn thông qua yêu cầu hồ sơ số hóa cho các giao dịch và biên lai VAT.

Mặc dù điều này có thể là một thách thức đối với một số doanh nghiệp, nhưng hy vọng sẽ cải thiện chất lượng của hồ sơ VAT được cung cấp vì hình ảnh kỹ thuật số của hóa đơn và biên lai sẽ được yêu cầu thông qua một giải pháp thủ tục giấy tờ như Ngân hàng biên nhận .

Điều này sẽ giúp kế toán đọc hồ sơ dễ dàng hơn nhiều - tiết kiệm thời gian cho chính bạn - nhưng cũng nên bán cho khách hàng một cách tích cực! Xét cho cùng, việc tìm kiếm dung lượng cho các hồ sơ VAT trị giá sáu năm có thể là một thách thức và bằng cách khuyến khích khách hàng của bạn chuyển sang kỹ thuật số, cả hai bạn đều có thể hưởng lợi từ việc cải thiện hồ sơ và lưu trữ ít giấy tờ hơn!

Bạn có thể tìm thêm về Tạo thuế kỹ thuật số tại đây .