Tự động hóa kế toán là điều đã cuốn hút tôi kể từ khi tôi đủ điều kiện vào năm 2011. Tôi đã thấy nhiều kịch bản về ngày tận thế dự đoán sự kết thúc của kế toán như chúng ta biết. Và đối với người ngoài ngành, kế toán phải chín muồi để tự động hóa vì đó chỉ là trường hợp thêm bớt một số thứ, phải không?
Khi tôi rời PwC, nơi tôi được đào tạo như một kiểm toán viên, tôi chuyển sang thế giới khởi nghiệp công nghệ. ProConfirm, doanh nghiệp đầu tiên của tôi, là một nền tảng để tự động hóa xác nhận ngân hàng. Chúng tôi đã bán ProConfirm vào năm 2014 và tôi đã có thời gian để suy nghĩ về tương lai nghề nghiệp của chúng tôi và liệu rô bốt có sớm tiếp quản hay không.
Hiện tôi đang điều hành công ty công nghệ kế toán thứ hai có tên là Coconut. Không có nghi ngờ gì rằng công nghệ sẽ thúc đẩy một số thay đổi lớn trong kế toán trong những năm tới. Và, về tổng thể, tôi nghĩ đây sẽ là một điều tốt cho khách hàng và kế toán.
Nhưng qua tất cả những điều này, điều tôi nhận ra là không đời nào kế toán được tự động hóa theo cách mà người ngoài mong đợi.
Sự tiếp xúc của con người
Tôi đã nói chuyện với hàng nghìn người tự kinh doanh, chủ doanh nghiệp nhỏ và kế toán cung cấp một điều mà máy tính còn lâu mới có thể tái tạo:sự yên tâm.
Có một người để trò chuyện, một người hiểu bạn đang cảm thấy thế nào, có kinh nghiệm được xây dựng qua nhiều năm và khả năng đánh giá chuyên nghiệp, mang lại cho khách hàng sự yên tâm cuối cùng. Trải nghiệm cho phép bạn điều hướng sự phức tạp mà máy móc không thể hiểu được, cho dù thông minh đến đâu.
Đó là lý do tại sao kế toán là cố vấn kinh doanh phù hợp nhất.
Nó chỉ là không tăng thêm
Khi bắt đầu sử dụng Coconut, chúng tôi đã tự hỏi bản thân:nếu đó là công việc tư vấn mà khách hàng khao khát, thì làm thế nào chúng tôi có thể làm được nhiều việc hơn? Những gì chúng tôi nhận thấy là có rất nhiều công việc chuẩn bị thủ công và dọn dẹp. Và điều này đang bị tấn công từ bên ngoài vì khách hàng không nhìn thấy giá trị. Nó tổng hợp thành:
Quá trình tự động hóa bắt đầu với siêu dữ liệu
Chúng tôi đã tìm cách giải quyết vấn đề này và quyết định bắt đầu với dữ liệu. Chúng tôi xác định rằng siêu dữ liệu giao dịch giữ chìa khóa cho tự động hóa. Siêu dữ liệu là thông tin mô tả giao dịch chi tiết hơn. Vì các ngân hàng truyền thống không chuyển siêu dữ liệu cho khách hàng nên khó có thể hiểu ngữ cảnh thuế của một giao dịch một cách tự động.
Vì vậy, điểm khởi đầu cho Coconut là tạo tài khoản vãng lai kinh doanh, cung cấp cho chúng tôi dữ liệu giao dịch từ nguồn, bao gồm siêu dữ liệu phong phú.
Thay đổi trải nghiệm của khách hàng
Chúng tôi cũng nhận ra rằng có rất nhiều công việc được tạo ra bằng cách gác lại sổ sách kế toán cho đến khi nó hoàn toàn phải hoàn thành. Chúng tôi muốn tìm cách tương tác với khách hàng khi giao dịch xảy ra.
Điều này thực sự khó thực hiện với dữ liệu ngân hàng truyền thống, nhưng bằng cách xây dựng trên tài khoản vãng lai thông minh, chúng tôi xem dữ liệu theo thời gian thực, điều này dễ dàng hơn nhiều.
Tương tác tức thì thay đổi việc ghi sổ kế toán từ một thứ gì đó có tính chất hồi cứu thành một thứ gì đó tức thì vì chúng ta có thể:
Để điều này xảy ra, chúng tôi đã xây dựng một quy trình độc quyền để hiểu bối cảnh thuế của một giao dịch. Chúng tôi luôn cải tiến điều này để cải thiện độ chính xác. Và điều đó có nghĩa là trong vòng vài giây, việc ghi sổ kế toán cho một giao dịch được thực hiện và được lưu trữ trong một hệ thống gọn gàng sẵn sàng hoạt động.
Nhưng nếu việc ghi sổ kế toán được thực hiện, thì điều gì tiếp theo?
Mục đích của chúng tôi là miễn phí cho các kế toán viên để cung cấp thông tin chi tiết và lời khuyên cho khách hàng. Với rất ít nỗ lực, cả hai bên có thể tập trung vào những việc khó, loại bỏ những thứ trần tục và lặp đi lặp lại. Mục tiêu là kế toán viên có thể thực hiện nhiều công việc tư vấn hơn hoặc mở rộng danh mục khách hàng của họ.
Làm việc với kế toán của Vương quốc Anh
Chúng tôi đã tương tác chặt chẽ với khách hàng ngay từ đầu và điều đó có nghĩa là chúng tôi đã tạo ra một sản phẩm mà họ yêu thích. Theo cách tương tự, hợp tác với cộng đồng kế toán trên các công cụ kế toán của chúng tôi thực sự quan trọng.
Elaine Clark, người sáng lập Cheapaccounting.co.uk, là một trong những cố vấn chính của chúng tôi. Cô ấy đang hỗ trợ phát triển các công cụ dành cho kế toán độc lập và mạng lưới như của cô ấy. Chúng tôi cũng rất vui mừng được làm việc với Tony Margaritelli và ICPA, đồng thời sẽ đảm bảo các thành viên ICPA có quyền truy cập ưu tiên vào các sản phẩm của chúng tôi - hẹn gặp lại tất cả các bạn tại hội nghị Practice Evolution 2019, nơi tôi sẽ chia sẻ nhiều hơn!
Dừa làm gì
Sản phẩm Dừa là tài khoản hiện tại dành cho các thương nhân duy nhất mà họ có thể mở trong vài phút từ điện thoại của mình, có sẵn trên iOS và Android.
Coconut cung cấp cho các chủ doanh nghiệp hướng dẫn về các quy tắc thuế, phân loại thu nhập và chi phí của họ và đưa ra dự báo về hóa đơn thuế của họ. Nó cũng có một công cụ lập hóa đơn, sẽ tự động khớp các hóa đơn với các khoản thanh toán vào tài khoản.
Cổng kế toán
Bên cạnh tài khoản khách hàng, chúng tôi đang xây dựng Cổng kế toán. Mục đích là cung cấp cho nhân viên kế toán một cửa sổ vào các giao dịch mà khách hàng của bạn đang thực hiện trên tài khoản Coconut của họ. Bạn sẽ có thể xem các giao dịch, biên nhận và ghi chú ở định dạng thực sự dễ tiếp cận. Bạn sẽ có thể tải xuống chúng một cách dễ dàng. Chúng tôi cũng muốn nhân viên kế toán có thể giao tiếp với khách hàng thông qua cổng thông tin để làm cho quá trình ghi sổ kế toán hiệu quả hơn nhiều.
Bạn muốn tham gia?
Mục đích của chúng tôi là phát triển thế hệ công cụ tiếp theo thực sự giúp kế toán phục vụ khách hàng của họ. Nếu bạn muốn tham gia, trò chuyện hoặc chỉ muốn biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ bằng cách truy cập getcorsh.com/icpa
Sam sẽ phát biểu tại hội nghị Tiến hóa Thực hành 2019 của ICPA ở London (27 tháng 6) và Manchester (4 tháng 7). Để biết chi tiết và đặt chỗ, hãy truy cập https://practiceevolution.co.uk/