Các tổ chức FSO có nhu cầu riêng về kiểm soát tài chính vì:
● Tăng thời gian và nỗ lực để giao tiếp và phối hợp với nhiều người ra quyết định từ phía khách hàng. Điều này là do những người ra quyết định ở xa, nhưng vẫn tham gia vào các hoạt động ủy quyền hàng ngày.
● Nhu cầu chia sẻ trách nhiệm giải trình trong việc ra quyết định với khách hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng họ không hoàn toàn chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán nhầm lẫn hoặc gian lận trong những trường hợp mà họ không thể nhận được sự chấp thuận kịp thời từ phía khách hàng.
● Nhu cầu có chất lượng dữ liệu vượt trội - tất cả mã hóa chính xác, Hóa đơn khớp với PO tương ứng, Hóa đơn được xem xét và phê duyệt kịp thời - để có thể cung cấp các dịch vụ giá trị cao như dự báo dòng tiền và tư vấn tài chính.
Playbook tư vấn về dòng tiền mới nhất của Xero đã chỉ ra tầm quan trọng của Tự động hóa dữ liệu. Công nghệ đám mây hiện đại đã được chấp nhận rộng rãi và các biện pháp can thiệp thủ công và quy trình dựa trên giấy tờ đều bị loại bỏ. Tất cả các chức năng như gửi hóa đơn, quản lý thực hành, quản lý khách hàng và quản lý phê duyệt đều được hưởng lợi.
Để thực hiện bước đầu tiên hướng tới Tự động hóa dữ liệu, bạn phải giới thiệu tính năng thu thập dữ liệu kỹ thuật số và lưu trữ dữ liệu đám mây cho các tài liệu kế toán.
Khi bạn có dữ liệu của mình ở dạng kỹ thuật số, bạn có thể bắt đầu giới thiệu Tự động hóa dữ liệu, về cơ bản là một phần mở rộng của số hóa dữ liệu với xác thực dữ liệu theo hướng quy trình làm việc và kiểm soát quyết định. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kế toán của bạn là đầy đủ, được xác minh và có thể kiểm tra được.
Xây dựng ngăn xếp ứng dụng Tự động hóa hóa đơn dựa trên Xero
Ngăn xếp ứng dụng Tự động hóa hóa đơn dựa trên Xero bao gồm những thứ sau:
● Xero làm nền tảng kế toán đám mây. Nó nên được sử dụng để lưu trữ dữ liệu đám mây, quản lý tài liệu tập trung và kế toán.
● Các công cụ thu thập dữ liệu kỹ thuật số, chẳng hạn như Receipt Bank, Datamolino, AutoEntry và Hubdoc.
● Các ứng dụng quy trình phê duyệt trực tuyến, chẳng hạn như ApprovalMax. Điều này sẽ thiết lập quy trình phê duyệt nhiều tầng và hoàn toàn tự động, dựa trên các tiêu chí phê duyệt được lấy từ Xero - ví dụ:Nhà cung cấp, mã GL, Số lượng, Danh mục theo dõi, v.v.
Có một số lợi ích khi áp dụng các biện pháp kiểm soát tài chính, chẳng hạn như:
● Giao tiếp với khách hàng được tổ chức hợp lý và quy trình ủy quyền mạnh mẽ cho tất cả các tài liệu tài chính, bao gồm PO, Hóa đơn, Giấy báo có, v.v.
● Quy trình ủy quyền hoàn toàn tự động và dựa trên thông báo cho nhiều chủ ngân sách từ xa và những người ra quyết định ở phía khách hàng.
● Khả năng sinh lời tích cực nhờ đảm bảo chất lượng dữ liệu thông qua việc xem xét và phê duyệt kịp thời tất cả các tài liệu tài chính.
● Mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn do tính minh bạch tốt hơn và quy trình nhanh hơn.
● Giảm thời gian và chi phí cũng như cải thiện chất lượng đánh giá bằng cách sử dụng các báo cáo đánh giá tự động được đính kèm với mọi Hóa đơn và PO.
● Cải thiện phân tích dòng tiền bằng cách tính đến các PO và Hóa đơn đang chờ xử lý cần được phê duyệt và chưa được phản ánh trong Xero.
Tối đa phê duyệt sẽ có mặt tại Accountex trên khán đài 471.