Việc triển khai Chế tạo Thuế kỹ thuật số gần đây là một sự thay đổi lớn đối với các doanh nghiệp cũng như kế toán - và giai đoạn 'hạ cánh mềm' chắc chắn sẽ mang đến một số cơ hội và thách thức.
Nhưng về cơ bản, cần nhớ rằng kế toán kỹ thuật số không phải là một xu hướng ngắn hạn và MTD chỉ là một phần của nó. Theo thời gian, ngày càng nhiều yếu tố kế toán sẽ được số hóa. Nhưng tốc độ thay đổi sẽ khác nhau đối với các công ty khác nhau - những người áp dụng sớm có thể có một lộ trình rõ ràng hơn để số hóa, trong khi những người khác có thể đang vật lộn để biết bắt đầu từ đâu. Trong cả hai trường hợp, việc chuẩn bị để quản lý sự thay đổi là điều cần thiết.
Theo quan điểm của tôi, có năm câu hỏi chính mà các công ty kế toán phải hỏi khi chuẩn bị chuyển sang thực hành kỹ thuật số hoàn toàn:
Công ty của bạn càng trở nên kỹ thuật số, bạn sẽ thu được nhiều giá trị hơn. Nhưng quá trình trở thành kỹ thuật số sẽ phụ thuộc vào cách bạn giải quyết các cân nhắc ở trên, vì vậy chúng ta hãy xem xét từng thứ một.
Bạn không thể chuyển đổi sang thực hành kỹ thuật số hoàn toàn trong một sớm một chiều. Không thành công, dù sao. Thay vào đó, bạn sẽ cần lập kế hoạch về quy mô thay đổi và tốc độ thay đổi sẽ diễn ra dựa trên con người, kỹ năng, công nghệ và nguồn lực của công ty bạn.
Biết được những gì công ty của bạn làm và không có, sau đó, bạn có thể đặt mục tiêu thực tế cho các khoảng thời gian 12 tháng, 3 năm và 5 năm, tất cả đều hướng tới việc chuyển sang kế toán kỹ thuật số hoàn toàn. Việc thực hiện quá trình chuyển đổi theo giai đoạn như vậy cho phép bạn tạo các kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn, mang lại nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quy trình.
Như một phần của vấn đề này, các công ty cũng nên đặt mục tiêu về số lượng khách hàng mà họ muốn chuyển đổi trong bất kỳ giai đoạn nhất định nào. Tuy nhiên, hãy đảm bảo xem xét công nghệ mà mỗi khách hàng có khi thực hiện việc này.
Hầu hết các công ty hiện sử dụng ít nhất một số công nghệ đám mây, cho dù đó là ở dạng ổ đĩa tài liệu dùng chung, máy chủ dựa trên đám mây hay bộ ứng dụng dựa trên đám mây. Do đó, điều quan trọng là phải hiểu mức độ mà nhân viên và khách hàng của bạn đã sử dụng các công cụ này.
Như đã đề cập ở trên, việc biết công nghệ mà một công ty có sẵn có thể giúp bạn lập kế hoạch và đặt ra các mục tiêu thực tế để thực hiện một quá trình chuyển đổi. Và nếu nhân viên đã quen với việc sử dụng các công cụ và quy trình kỹ thuật số, họ sẽ thích nghi dễ dàng hơn.
Biết được những gì nhân viên và khách hàng của bạn đã thử trước đây - cùng với bất kỳ vấn đề nào đã trải qua - khi áp dụng công nghệ mới cũng sẽ giúp bạn xác định và tránh những trở ngại tiềm ẩn.
Cuối cùng, trong quá trình di chuyển dữ liệu quy mô lớn, hãy xem xét liệu bạn có các quy trình hỗ trợ phù hợp cho cả việc truyền dữ liệu từ máy tính để bàn sang đám mây và đám mây hay không. Quy trình trước đây phổ biến hơn nhiều, nhưng hầu hết các nhà cung cấp cũng phải có khả năng đáp ứng các quy trình từ đám mây đến đám mây.
Lập kế hoạch chuyển đổi sang kế toán kỹ thuật số nên liên quan đến việc xác định hai điều ngay từ đầu:
Điều này rất quan trọng vì các mối quan hệ khách hàng của bạn phụ thuộc vào năng lực của nhân viên - và độ tin cậy của công nghệ mà họ sử dụng. Và bạn không thể đủ khả năng để làm tổn hại lòng tin với khách hàng do thiếu sự đào tạo, kiến thức chuyên môn hoặc công cụ phù hợp.
Ví dụ:bạn không thể đợi đến sau khi chuyển đổi để bắt đầu đào tạo nhân viên về cách khởi kiện các quy trình và công nghệ mới. Điều này sẽ làm cho các thay đổi khó thực hiện và có thể dẫn đến sai lầm hoặc sơ suất. Như vậy, bạn phải đảm bảo rằng bạn có người, nhóm và đối tác phù hợp để phụ trách các nhiệm vụ quản lý thay đổi quan trọng. Điều quan trọng nữa là cam kết các nguồn lực cho quá trình chuyển đổi - bạn không thể bỏ quá nửa chừng.
Để đảm bảo thay đổi suôn sẻ sang thực tiễn kỹ thuật số hoàn toàn, bạn phải thông báo cho khách hàng của mình trong suốt quá trình chuyển đổi. Vì vậy, là một phần của kế hoạch ban đầu, bạn nên có một quy trình rõ ràng để giao tiếp với khách hàng, giải thích bản chất và thời gian của quá trình chuyển đổi và quan trọng hơn là nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Trên tất cả, hãy đảm bảo khách hàng hiểu được lợi ích của sự thay đổi - và rõ ràng về cách bạn sẽ giúp họ nhận ra những lợi ích này.
Một điều quan trọng cần cân nhắc ở đây là liệu có làm cho các công cụ hoặc quy trình nhất định trở thành bắt buộc đối với khách hàng hay không. Trong một số trường hợp, khách hàng có thể không quan tâm đến việc được cho biết phải làm gì. Nhưng đây là lý do tại sao bạn cần trình bày rõ ràng lý do của mình để thực hiện những thay đổi cần thiết.
Cũng như bạn cần trao đổi rõ ràng với khách hàng của mình, mọi người trong công ty của bạn phải được thông báo đầy đủ về quá trình chuyển đổi. Nhân viên phải có đủ hiểu biết sâu sắc về quy mô và lịch trình của những thay đổi, không mơ hồ về việc công việc của họ có thể thay đổi như thế nào sau khi chuyển đổi. Đảm bảo giải thích cách thức công ty sẽ giúp nhân viên hiện tại thích ứng với sự thay đổi, vạch ra kế hoạch cho các buổi đào tạo về công nghệ và yêu cầu mới.
Còn đội ngũ quản lý của bạn thì sao? Chà, ngay cả khi họ không trực tiếp tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện quá trình chuyển đổi, bạn chắc chắn nên đảm bảo rằng họ được lưu giữ thông tin đầy đủ nhất có thể trong suốt quá trình.
Hơn nữa, tuyển dụng là một cân nhắc quan trọng. Bạn có thể bị cám dỗ để ưu tiên đưa những nhân viên kế toán có kinh nghiệm nhất vào công ty, nhưng điều quan trọng không kém là thuê những người có lòng nhiệt tình thích hợp để học cách sử dụng công nghệ mới.
Vì vậy, với tất cả những cân nhắc ở trên, lợi ích của việc chuyển đổi sang thực hành kế toán kỹ thuật số hoàn toàn là gì? Một vài ví dụ nổi bật bao gồm:
Tóm lại, việc chuyển đổi sang thực hành kỹ thuật số hoàn toàn trong hầu hết các trường hợp sẽ là một quá trình dài và không phải là không có những thách thức của nó. Tuy nhiên, những lợi thế là rất quan trọng - mang lại cho các công ty động lực lớn hơn nữa để bắt đầu ngay bây giờ nếu họ chưa làm như vậy.
Will Farnell, người sáng lập Farnell Clarke và nhà tư vấn tại Soldo
.