Accounts Payable (AP) là một chức năng kinh doanh cũng lâu đời như thương mại - cách chúng tôi xử lý các hóa đơn và hóa đơn không thay đổi nhiều theo thời gian.
Nhưng vào năm 2019, với ba màn hình mở cùng một lúc, cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của chúng ta thường xuyên diễn ra dữ dội, xâm nhập vào suy nghĩ và đánh cắp sự tập trung của chúng ta, trì hoãn các quy trình của chúng ta hoặc buộc chúng ta phải tính toán lại trang PandL đó.
Bing!
Với suy nghĩ đó, bạn sẽ nói gì nếu tôi nói với bạn rằng bạn có thể giảm thời gian xử lý hóa đơn của mình xuống 68% , có 80 phần trăm thời gian của bạn trở lại VÀ ngủ như một đứa trẻ trong tám giờ mỗi đêm.
Và tất cả với sự tin tưởng rằng tài khoản của bạn và các mối quan hệ nghề nghiệp của bạn đang ở trong tình trạng hàng đầu?
Đọc tiếp nếu bạn muốn biết cách…
Trớ trêu thay, nó liên quan đến nhiều công nghệ hơn - nhưng loại sẽ trả lại thời gian cho bạn và quan trọng là sẽ mang lại cho bạn sự yên tâm đi kèm với kiến thức rằng tài khoản của bạn được thực hiện chính xác, với độ chính xác dữ liệu 100%, lần đầu tiên và mọi lúc.
Quy trình xử lý AP truyền thống là một quy trình thủ công kéo dài với nhiều chi phí ẩn, lãng phí thời gian và không hiệu quả.
Trong một báo cáo được thực hiện vào năm 2016, CIMA kết luận rằng 60% công ty tin rằng quy trình xuất hóa đơn của họ có thể được cải thiện.
Một nghiên cứu từ CIPS cho thấy:
Tất cả chúng ta đều biết rằng mảnh ghép có giá trị nhất đối với các doanh nghiệp thành công chính là con người và nhân viên tài chính của bạn làm việc hàng ngày với thông tin bí mật nhất của bạn.
Tuy nhiên, chúng tôi chấp nhận rằng chính những người này thường cảm thấy thất vọng và lo lắng khi phải quản lý khía cạnh mối quan hệ con người với vai trò của họ.
Ngoài những phát hiện được lưu ý ở trên, một số cụm từ đáng lo ngại và cảm xúc xuất hiện trong cuộc khảo sát:'mức độ hài lòng trong công việc thấp', 'ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm', 'sửa chữa hoặc làm dịu các mối quan hệ', 'nhiệm vụ khó khăn', 'lo lắng về hiệu quả tổ chức' , 'làm tổn thương mối quan hệ với nhà cung cấp'.
Vậy giải pháp nào để giải quyết tác động lên nguồn nhân lực của các quy trình AP kém hiệu quả? Giao lưu nhiều hơn? Thêm ngày nghỉ? Các sự kiện nhóm khác? Tăng số lượng nhân viên? Chúng là một số giải pháp. Tuy nhiên, nếu chúng ta sử dụng tương tự vitamin, thuốc giảm đau hoặc thuốc hỗ trợ băng bó, thì không phải là phương pháp tốt nhất để điều trị khu vực này trước khi một vấn đề lớn hơn làm sáng tỏ?
Thông thường, một SME (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) của Vương quốc Anh phải mất 40 ngày để xử lý hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán. Với Lightyear, sau khi nhận được hóa đơn, tất cả dữ liệu chi tiết đơn hàng sẽ được trích xuất theo thời gian thực và xuất trình để đăng xuất. Hóa đơn chuyển sang quy trình phê duyệt trước khi được xuất sang hệ thống kế toán và sau đó được lưu trữ trong Lightyear cho thời kỳ quy định của bạn.
Quá trình này có thể mất ít nhất 1 phút để hoàn thành, tuy nhiên, trung bình chúng tôi thấy các công ty xử lý hóa đơn của họ sau 13 ngày khi bạn tính đến các chức năng kinh doanh thông thường; chờ người duyệt phê duyệt hóa đơn, tranh chấp về hóa đơn được giải quyết hoặc đơn giản là bạn quên phê duyệt / thanh toán hóa đơn. Điều này thể hiện sự cải thiện 68% so với 40 ngày tiêu chuẩn mà nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải thanh toán hóa đơn của họ.
Xử lý hóa đơn nhanh hơn 68% có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và tránh bị phạt khi thanh toán chậm:dây ví vẫn còn nguyên vẹn, các mối quan hệ kinh doanh được cải thiện và không bị mất ngủ. Tác động đến tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp của bạn cũng không đáng kể:nhân viên của bạn sẽ thực sự đánh giá cao những thành thạo kế toán mượt mà hơn mà Tự động hóa tài khoản phải trả với Lightyear cung cấp; dẫn đến tỷ lệ tiêu hao thấp hơn và xếp hạng mức độ gắn bó của nhân viên cao hơn.
Một ví dụ về nhiều lợi ích mà Lightyear mang lại, đó là khi dữ liệu được số hóa, sẽ không có cơ hội để các hóa đơn bị thiếu. Thanh toán hóa đơn đúng hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, trung bình ở mức 2% trên mỗi hóa đơn.
Trong các quy trình AP truyền thống, khi thiếu hóa đơn, nhân viên sẽ phải trả thêm chi phí và thêm sự thất vọng khi tìm kiếm hóa đơn giấy; Nếu nó không được tìm thấy, các cuộc gọi điện thoại hoặc email để yêu cầu phát hành lại (các) hóa đơn, xin lỗi các chủ nợ vì sự chậm trễ thanh toán, thì việc đổ lỗi đáng tiếc cho ban quản lý trò chơi và nhân viên chơi vì đặt nhầm hóa đơn có thể xảy ra. Thực hiện lựa chọn để tự động hóa AP của bạn và không bao giờ bị mất hóa đơn nữa.
AP tự động giảm mức sai số và các quy tắc trích xuất dữ liệu và sổ sách kế toán tự động chính xác 100%, loại bỏ hoàn toàn phần chênh lệch này. Điều này dẫn đến việc có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ gia tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Hãy tưởng tượng nếu bạn có 3 giờ để phân tích các dự báo tài chính mới nhất thay vì 1 giờ - bạn có nghĩ rằng mình có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn về các dự báo không?
Có thể đã đến lúc thay đổi…