Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn lưu giữ hồ sơ kế toán để lập kế hoạch tài chính và tuân thủ pháp luật. Một số hồ sơ có thông tin bí mật về doanh nghiệp, khách hàng và nhân viên của bạn.

Bạn cần bảo vệ thông tin trong hồ sơ kế toán của mình khỏi thiệt hại, trộm cắp và thiên tai. Hãy thử bốn bước đơn giản sau để bảo mật hồ sơ kế toán của bạn.

Bước 1:Lưu trữ hồ sơ giấy một cách an toàn

Bạn có lưu giữ hồ sơ kế toán trong tủ đựng hồ sơ cũ, hỏng không? Hoặc, bạn có xếp chúng trên các kệ mở không? Không có trường hợp nào là lý tưởng để giữ thông tin của bạn an toàn. Hộp đựng đồ bị vỡ và kệ mở khiến hồ sơ của bạn dễ bị tổn thương. Bảo vệ tài liệu giấy bằng hộp đựng hồ sơ sạch và chắc chắn có khóa.

Bạn cần bảo vệ các tệp giấy của mình khỏi bị nước làm hỏng. Giả sử bạn để hồ sơ của mình ở tầng hầm và một cơn bão làm ngập tầng hầm, làm hỏng hồ sơ của bạn. Không lưu trữ tài liệu giấy ở nơi chúng có thể tiếp xúc với nước.

Ngoài ra, bảo vệ hồ sơ giấy khỏi thiệt hại do hỏa hoạn. Để giấy tránh xa các phòng điện và thiết bị sử dụng nhiệt (ví dụ:dụng cụ hàn). Bạn có thể sử dụng các thùng chứa và tủ đựng hồ sơ có khả năng chống cháy và chống thấm nước.

Bước 2:Sao chép

Bản sao dùng để sao lưu trong trường hợp hồ sơ gốc của bạn bị mất hoặc bị phá hủy. Bạn có thể tạo bản sao vật lý hoặc quét bản sao kỹ thuật số. Lưu trữ một bộ hồ sơ ở một vị trí khác với bộ kia. Bằng cách đó, bạn không có nguy cơ mất cả hai set cùng một lúc.

Đôi khi, bạn làm mất tài liệu trước khi bạn có thể sao chép. Trong trường hợp đó, hãy tìm xem có cách nào để lấy bản sao từ nguồn không. Thông thường, bạn có thể nhận bản sao của các biểu mẫu IRS đã gửi cho doanh nghiệp nhỏ khi có yêu cầu. Nếu bạn thiếu tờ khai thuế, hãy sử dụng Biểu mẫu 4506 để yêu cầu một bản sao từ IRS.

Bước 3:Bảo vệ bản ghi trên máy tính để bàn

Nếu bạn lưu trữ một số loại hồ sơ kinh doanh trực tiếp trên máy tính của mình, bạn cần thiết lập các chương trình bảo mật trên thiết bị. Cài đặt phần mềm chống vi-rút trên máy tính của bạn để bảo vệ các bản ghi trên màn hình của bạn khỏi phần mềm độc hại.

Bạn chỉ có thể truy cập các bản ghi trên máy tính để bàn từ máy tính mà bạn đã lưu trữ các tệp. Nếu máy tính của bạn bị hỏng, bạn có thể mất thông tin của mình. Sao chép các bản ghi sao lưu trên ổ đĩa ngoài.

Nếu bạn loại bỏ một máy tính cũ, hãy xóa hồ sơ kế toán của bạn khỏi màn hình. Đừng chỉ xóa các tệp. Bạn cần xóa ổ đĩa để xóa dữ liệu khỏi máy tính.

Bước 4:Lưu trữ hồ sơ kế toán trực tuyến

Bạn có thể truy cập phần mềm kế toán đám mây từ Internet. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không bị mất hồ sơ nếu máy tính của bạn bị hỏng. Bạn lưu trữ thông tin của mình trên đám mây và bạn có thể sử dụng các thiết bị khác nhau để truy cập chúng.

Phần mềm kế toán dựa trên đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ thực hiện các biện pháp để bảo vệ thông tin của bạn. Ví dụ:nó mã hóa dữ liệu của bạn giống như cách các ngân hàng làm. Sử dụng mật khẩu mạnh cho kế toán trực tuyến của bạn và ẩn mật khẩu với người khác. Ngoài ra, hãy sử dụng phần mềm chống vi-rút để bảo vệ máy tính của bạn khỏi vi-rút.

Bạn có cần một cách dễ dàng để theo dõi các giao dịch của doanh nghiệp mình không? Phần mềm kế toán doanh nghiệp trực tuyến của Patriot được thực hiện cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn với hệ thống lưu trữ hồ sơ thu, chi đơn giản. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!