Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thuê các nhà thầu độc lập để giải quyết các nhu cầu liên quan đến kinh doanh. Khi bạn trả tiền cho một nhà thầu độc lập, họ sẽ không nhận được tiền bồi thường cho người lao động. Bồi thường cho nhân viên không có việc làm là gì?
Tiền bồi thường cho người lao động là số tiền bạn trả cho một nhà thầu độc lập thực hiện công việc cho bạn. Tiền bồi thường cho người lao động bao gồm phí, hoa hồng, giải thưởng và phần thưởng cho các dịch vụ.
Bạn sẽ đối xử với thù lao không có việc làm khác với lương của nhân viên. Bạn không giữ lại thuế cho một nhà thầu độc lập vì họ không có trong bảng lương của bạn.
Trước khi trả lương cho người lao động không có việc làm và báo cáo tiền lương, bạn phải xác định xem người lao động là nhân viên hay là một nhà thầu độc lập.
Bạn phải tìm hiểu xem người lao động có nhận được tình trạng không có việc làm hay không. Việc xác định xem một công nhân có phải là nhân viên hay không so với nhà thầu độc lập có thể khó khăn. Phân loại sai người lao động đi kèm với việc trả lại tiền lương, thuế và có thể là tiền phạt và án phí.
Để quyết định giữa tư cách nhân viên hoặc nhà thầu độc lập, hãy chú ý đến mối quan hệ của bạn với nhân viên. Nếu người lao động có thể chọn công việc họ làm và cách thực hiện nhiệm vụ, họ thường không phải là người lao động.
Bộ Lao động (DOL) xem xét sáu thực tế kinh tế (các yếu tố) để xác định tình trạng của người lao động. Dưới đây là một số câu hỏi bạn cần hỏi về người lao động, theo DOL:
Hãy sử dụng những câu hỏi này để trả lời liệu một công nhân có thể là một nhà thầu hay một nhân viên độc lập. Bạn thuê một công nhân, Clark, để thiết kế lại ba văn phòng trong doanh nghiệp của bạn.
Bạn sẽ phân loại công nhân này như một nhà thầu độc lập.
Việc phân loại chính xác người lao động là rất quan trọng đối với việc nộp và nộp thuế. Khi bạn có một nhân viên, bạn khấu trừ thuế từ tiền lương của họ. Sau khi bạn trả lương cho một người lao động không có việc làm, người đó phải trả thuế tư doanh.
Nhân viên và các nhà thầu độc lập phải trả các mức thuế suất khác nhau. Khấu trừ thuế thu nhập liên bang và thuế FICA (thuế An sinh Xã hội và Medicare) từ tiền lương của nhân viên. Thuế suất thuế thu nhập liên bang được xác định bởi những gì nhân viên đã khai trên Mẫu đơn W-4 của họ. Với khấu trừ tiền lương của FICA, bạn giữ lại 7,65% tiền lương của nhân viên (6,2% cho Xã hội, 1,45% cho Medicare). Và, bạn cũng đóng góp cho người sử dụng lao động một phần tương ứng là 7,65% tiền lương của họ. Con số này cho FICA là 15,3%.
Khi bạn thanh toán cho một nhà thầu độc lập, bạn không khấu trừ thuế từ khoản lương của họ. Do đó, bạn không cần phải trả phần người sử dụng lao động cho FICA. Thay vào đó, nhà thầu độc lập trả mức thuế tư doanh là 15,3% tiền lương của họ. Thuế tư doanh đánh vào thuế An sinh Xã hội và Medicare, giống như FICA. Tuy nhiên, người lao động đóng thuế tư doanh nhiều hơn vì không có chủ.
Nếu có nghi ngờ rằng người lao động đã bị phân loại sai, bạn hoặc người lao động có thể gửi Mẫu đơn SS-8, Xác định Tình trạng Người lao động cho Mục đích của Thuế Việc làm Liên bang và Khấu trừ Thuế Thu nhập, cho IRS. Biểu mẫu này yêu cầu IRS xem xét tình hình và đưa ra quyết định chính thức.
Nếu bạn đã trả cho một nhà thầu độc lập từ 600 đô la trở lên, bạn cần phải nộp Mẫu 1099-NEC, Bồi thường cho Người lao động.
Để điền vào Mẫu 1099-NEC, nhà thầu độc lập cần phải hoàn thành Mẫu W-9, Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế và Chứng nhận, khi họ bắt đầu làm việc cho bạn. Biểu mẫu W-9 cho bạn biết tên công nhân, Mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN) và địa chỉ mà bạn cần để hoàn thành Biểu mẫu 1099-NEC.
Khi bạn hoàn thành Biểu mẫu 1099, hãy gửi một bản sao cho nhà thầu độc lập, IRS và cục thuế tiểu bang (nếu có). Lưu một bản sao của biểu mẫu cho hồ sơ của bạn. Tất cả các bên phải nhận được Biểu mẫu 1099 trước thời hạn nộp đơn 1099, ngày 31 tháng 1 của năm sau khi thanh toán.
Nếu bạn nộp Biểu mẫu 1099, bạn cũng phải điền vào Biểu mẫu 1096, Bản tóm tắt hàng năm và chuyển các bản trả lại thông tin của Hoa Kỳ. Hãy nhớ gửi Biểu mẫu 1096 cho IRS và bộ tiểu bang (nếu có) khi bạn gửi cho họ Biểu mẫu 1099. Đồng thời, hãy giữ một bản sao cho hồ sơ kinh doanh của bạn.
Một số nhà cung cấp dịch vụ kế toán trực tuyến cung cấp cho bạn quyền truy cập không giới hạn vào Biểu mẫu 1099 và 1096. Bất kể bạn có một hoặc 20 nhà thầu độc lập làm việc cho mình, bạn đều có thể tạo và in biểu mẫu một cách dễ dàng.
Nếu không sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể đặt hàng Biểu mẫu 1099 và 1096 từ IRS.
Nếu bạn mắc lỗi trên Biểu mẫu 1099-NEC, bạn phải phát hành 1099 đã được sửa chữa. Trước tiên, hãy xác định loại lỗi bạn đã thực hiện trên biểu mẫu. Sau đó, nhập thông tin chính xác và chọn hộp "đã sửa" trên Biểu mẫu 1099 mới. Bạn cũng được yêu cầu hoàn thành Biểu mẫu 1096 mới.
Sau khi hoàn thành các biểu mẫu mới, hãy gửi Mẫu 1099 qua thư cho nhà thầu độc lập, IRS và cục thuế tiểu bang được yêu cầu (nếu có). Giữ một bản sao cho hồ sơ của bạn. Gửi Biểu mẫu 1096 đã sửa chữa cho IRS, bất kỳ sở thuế tiểu bang nào và giữ một biểu mẫu để lưu hồ sơ của bạn.
Đôi khi, không dễ để biết ai là nhà thầu độc lập. Dưới đây là ba ví dụ để giúp bạn đưa ra quyết định đó.
Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng hoa. Bạn giao hàng bằng xe tải của công ty, nhưng một ngày xe tải bị hỏng. Bạn phải trả cho một thợ cơ khí độc lập (người không làm việc cho chủ nhân) $ 800 để sửa chiếc xe tải. Bạn đã trả cho thợ cơ khí mà không có khoản bồi thường cho nhân viên.
Bạn cần gửi cho thợ máy Biểu mẫu 1099. Viết 800 đô la vào 1099-NEC. Khi bạn trả tiền cho thợ máy, bạn không khấu trừ thuế thu nhập liên bang hoặc thuế FICA (thuế An sinh xã hội và Medicare) mà bạn sẽ thực hiện với một nhân viên.
Vẫn là chủ cửa hàng hoa, bạn còn sở hữu một chiếc ô tô là phương tiện cá nhân của mình. Bạn không sử dụng ô tô cá nhân của mình cho hoạt động kinh doanh. Chiếc xe của bạn cũng cần được sửa, vì vậy bạn phải trả cho thợ sửa xe đó 600 đô la.
Vì thợ sửa xe đang sửa xe ô tô cá nhân của bạn (không phải xe kinh doanh) nên bạn không cần đưa cho anh ta Mẫu 1099. Người thợ sửa xe không phải là nhà thầu độc lập thực hiện công việc cho doanh nghiệp của bạn.
Bây giờ, giả sử bạn thuê một người làm nghề tự do để điều hành trang web của công ty bạn. Bạn đã trả cho cô ấy 2.500 đô la trong suốt cả năm để điều hành trang web. Là một freelancer, cô ấy không phải là nhân viên của bạn. Thay vào đó, cô ấy là một nhà thầu độc lập. Bạn đã trả cho cô ấy 2.500 đô la tiền lương không có việc làm.
Nhập 2.500 đô la vào Biểu mẫu 1099-NEC và gửi cho cô ấy bản sao của Biểu mẫu 1099. Một lần nữa, bạn sẽ không khấu trừ thuế từ phiếu lương của cô ấy.
Những người lao động không nhận được tiền bồi thường cho người lao động là những nhà thầu độc lập, không phải là nhân viên của bạn.
Bạn có thuê các nhà thầu độc lập để thực hiện công việc cho doanh nghiệp của mình không? Phần mềm kế toán của Patriot giúp bạn dễ dàng thanh toán, ghi chép và báo cáo khoản bồi thường cho nhân viên. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 15 tháng 7 năm 2013.