Trong các hoạt động hàng ngày, bạn thực hiện các giao dịch cho doanh nghiệp của mình. Biết cách tổ chức và xem xét thông tin này là chìa khóa để thành công lâu dài. Một cách để theo dõi các giao dịch là quản lý các báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là gì?
Báo cáo và phân tích tài chính bao gồm các hồ sơ mà bạn soạn thảo để theo dõi các quỹ kinh doanh. Sử dụng các báo cáo tài chính để xem bạn quản lý tiền tốt như thế nào. Ghi nhận các khoản mục như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí kinh doanh trong các chuẩn mực báo cáo tài chính của bạn.
Các loại báo cáo tài chính bao gồm:
Mục đích của báo cáo tài chính là cung cấp cho bạn phân tích chuyên sâu về hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn. Các báo cáo giúp định giá doanh nghiệp, dự đoán dòng tiền trong tương lai và lập kế hoạch đầu tư.
Các giao dịch trong báo cáo của bạn cho thấy ảnh hưởng tài chính của các quyết định của bạn. Một số báo cáo được sử dụng nội bộ trong khi những báo cáo khác được sử dụng bởi các đơn vị bên ngoài. Các nhà đầu tư, người cho vay và các cơ quan chính phủ thường xem xét báo cáo tài chính của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể cần thực hiện các kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính cho các đơn vị bên ngoài để đảm bảo tính chính xác.
Sử dụng một phương pháp nhất quán cho mỗi báo cáo bạn chuẩn bị. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng so sánh các số liệu từ các báo cáo khác nhau.
Báo cáo tài chính và báo cáo tài chính thường được sử dụng thay thế cho nhau. Nhưng trong kế toán, có một số điểm khác biệt giữa báo cáo tài chính và báo cáo tài chính. Báo cáo được sử dụng để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
Các báo cáo là sản phẩm của báo cáo tài chính và mang tính hình thức hơn. Thông thường, bạn sử dụng báo cáo để thông báo tình hình tài chính của mình với các đơn vị bên ngoài. Lập báo cáo tài chính cho từng kỳ kế toán.
Có nhiều loại báo cáo tài chính. Dưới đây là ba câu lệnh phổ biến mà các doanh nghiệp nhỏ sử dụng:
Bảng cân đối kế toán cung cấp ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn ghi lại tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán. Bằng cách nhìn vào bảng cân đối kế toán, bạn có thể thấy giá trị ròng của doanh nghiệp mình.
Báo cáo thu nhập đo lường hiệu quả hoạt động theo thời gian. Bạn ghi nhận doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng trên báo cáo thu nhập. Tuyên bố này theo dõi khả năng sinh lời của doanh nghiệp của bạn.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy bạn quản lý tiền tốt như thế nào. Nó báo cáo tiền mặt đến và đi khi bạn nhận thanh toán và mua hàng. Sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ để đảm bảo rằng bạn có đủ tiền để hoạt động.
Tập thói quen sắp xếp các báo cáo tài chính là rất tốt. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu và không sử dụng nó là vô nghĩa. Tính toán các tỷ lệ tài chính chính cho doanh nghiệp nhỏ và xem thông tin trên báo cáo của bạn để đưa ra quyết định.
Sau đây chỉ là một số thông tin chi tiết bạn có thể nhận được từ báo cáo tài chính.
Tỷ suất lợi nhuận hoạt động cho biết bạn thu về bao nhiêu lợi nhuận so với tổng doanh số bán hàng mà bạn thực hiện. Nói cách khác, nó so sánh doanh số bán hàng với doanh thu thuần.
Sử dụng báo cáo thu nhập để tìm lợi nhuận hoạt động của bạn. Chia thu nhập hoạt động (chi phí trước lãi vay và thuế) cho doanh thu thuần (doanh thu trừ chi phí). Biên lợi nhuận hoạt động được thể hiện dưới dạng phần trăm.
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu so sánh số tiền bạn nợ với số tiền bạn sở hữu. Sử dụng bảng cân đối kế toán để tìm tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu. Chia nợ phải trả cho vốn chủ sở hữu để xem bạn có bao nhiêu nợ so với bao nhiêu vốn chủ sở hữu. Bạn muốn có nhiều vốn chủ sở hữu hơn là nợ.
Vốn lưu động là số tiền bạn có sau khi thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Bạn sử dụng vốn lưu động để thanh toán cho các hoạt động hàng ngày. Sử dụng bảng cân đối kế toán để tìm vốn lưu động bằng cách lấy tài sản lưu động trừ đi các khoản nợ ngắn hạn. Một tỷ số hữu ích và có liên quan khác là tỷ số thanh toán nhanh. Mục đích của hệ số thanh toán nhanh là xác định mức độ dễ dàng doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn.
Cách bạn tạo báo cáo tài chính tùy thuộc vào loại báo cáo bạn cần. Đối với tất cả các báo cáo tài chính, trước tiên bạn phải quyết định khung thời gian bạn muốn xem xét. Và, bạn cần tìm thông tin thích hợp trong sổ cái của mình.
Thực hiện theo các bước sau để lập bảng cân đối:
# 1. Liệt kê các nội dung ở phía bên trái. Bắt đầu với các tài sản hiện tại hoặc các hạng mục được chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Sau đó, liệt kê các tài sản dài hạn, là những khoản cần nhiều thời gian hơn để chuyển đổi thành tiền mặt. Ở dưới cùng, hãy thêm tất cả các nội dung lại với nhau.
# 2. Liệt kê các khoản nợ phải trả ở phía bên phải. Đầu tiên, liệt kê các khoản nợ hiện tại sẽ phải trả trong vòng một năm. Sau đó, viết các khoản nợ dài hạn, các khoản phải trả sau hơn một năm. Cộng các khoản nợ lại với nhau và ghi lại tổng số.
# 3. Trong phần nợ phải trả, hãy liệt kê vốn chủ sở hữu. Viết ra bất kỳ cổ phiếu hoặc thu nhập giữ lại nào bạn có. Thêm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu ở phía dưới cùng bên phải. Tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu phải bằng tổng tài sản.
Làm theo các bước sau để lập báo cáo thu nhập:
# 1. Liệt kê các khoản thu. Điều này bao gồm tất cả doanh số bán hàng của bạn và số tiền doanh nghiệp của bạn có trước bất kỳ khoản khấu trừ nào.
# 2. Liệt kê giá vốn hàng bán (COGS). Giá vốn hàng bán bao gồm các chi phí đi trực tiếp vào sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
# 3. Lưu ý lợi nhuận gộp. Trừ giá vốn hàng bán khỏi doanh thu để tìm ra lợi nhuận gộp.
# 4. Liệt kê các chi phí hoạt động. Những chi phí này bao gồm những thứ như tiền lương và chi phí. Thêm các mục này với nhau.
# 5. Liệt kê số tiền trả lãi và thuế.
# 6. Lưu ý lợi nhuận ròng là điểm mấu chốt. Trừ tất cả các chi phí khỏi tổng doanh thu để tìm ra lợi nhuận ròng.
Thực hiện theo các bước sau để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
# 1. Liệt kê các hoạt động điều hành. Hoạt động điều hành bao gồm thu nhập và chi phí liên quan trực tiếp đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Tìm tổng phụ và liệt kê số tiền dưới dạng tiền ròng do các hoạt động kinh doanh cung cấp.
# 2. Liệt kê các hoạt động đầu tư. Hoạt động đầu tư bao gồm tiền mặt được trả hoặc nhận được từ các khoản đầu tư. Viết tổng phần này dưới dạng tiền ròng do hoạt động đầu tư cung cấp.
# 3. Liệt kê các hoạt động tài chính. Hoạt động tài chính bao gồm các dòng tiền vào và ra từ chứng khoán và nợ do một tổ chức phát hành. Gọi tổng của loại này là tiền ròng do các hoạt động tài chính cung cấp.
# 4. Tổng hợp từng phần. Ghi nhãn mỗi tổng là tăng hoặc giảm tiền mặt.
Bạn có thể sử dụng các công cụ báo cáo tài chính để tạo báo cáo dễ dàng hơn. Phần mềm kế toán cơ bản tổng hợp thông tin từ sổ sách của bạn và tạo ra các báo cáo chính xác cho bạn. Nếu bạn sử dụng giải pháp trực tuyến, bạn có thể truy cập báo cáo của mình từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
Bạn cũng có thể sử dụng một bảng tính đơn giản để tạo các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, điều này có thể tốn nhiều thời gian hơn. Và, việc sử dụng bảng tính làm tăng khả năng xảy ra sai sót trên các báo cáo tài chính của bạn.
Báo cáo tài chính cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng về hiệu suất. Nó tạo ra sự minh bạch, mang lại hiểu biết chính xác về tình trạng kinh doanh của bạn.
Bạn có thể trả lời các câu hỏi sau với báo cáo tài chính:
Kế toán sổ sách không phải là phần thú vị nhất của việc sở hữu một doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì bạn phải ghi lại các giao dịch, tại sao không tận dụng lợi thế của báo cáo tài chính? Dành thời gian mỗi tháng để biên soạn và xem xét các báo cáo tài chính, đồng thời sử dụng những gì bạn học được để đưa ra các quyết định thông minh cho doanh nghiệp của mình.
Cần một cách đơn giản để ghi lại các giao dịch kinh doanh của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và tạo báo cáo tài chính cho bạn. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.