Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, tiền lương là một trong những khoản chi tiêu lớn nhất của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng bạn chạy bảng lương và ghi chép vào sổ sách một cách chính xác mọi lúc. Để có hồ sơ kế toán và bảng lương chính xác, hãy kiểm tra các bút toán sổ cái chung của bạn với đối chiếu bảng lương.

Các bút toán lương trong sổ cái

Các giao dịch về bảng lương liên quan đến các tài khoản khác nhau trong sổ sách của bạn, bao gồm cả tài khoản chi phí và tài khoản nợ. Mỗi khi chạy bảng lương, bạn phải ghi vào sổ cái.

Thông thường, bạn ghi các loại giao dịch trả lương sau vào sổ cái:

• Chi phí tiền lương và tiền công
• Trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động
• Nợ phải trả của nhân viên (khấu trừ và khấu trừ)

Các mục nhập trong sổ cái của bạn phải khớp với thông tin trên sổ đăng ký bảng lương. Khi bạn đối chiếu bảng lương, bạn xác minh rằng cả hai bản ghi đều giống nhau.

Điều chỉnh bảng lương là gì?

Mỗi kỳ trả lương, bảng lương của bạn cần phải cân đối với tài khoản chi phí trả lương trên sổ cái của bạn. Quy trình đối chiếu bảng lương giúp bạn lưu giữ hồ sơ kế toán chính xác, cần thiết cho việc khai thuế và đo lường sức khỏe tài chính. Bạn kiểm tra xem các giao dịch trong sổ sách của bạn có giống với sổ đăng ký bảng lương không.

Khi bạn đối chiếu bảng lương, hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi đúng số tiền cho từng nhân viên. Và, hãy xem mỗi giao dịch có được ghi vào đúng tài khoản sổ cái hay không.

Kiểm tra xem tất cả các tài khoản bị ảnh hưởng bởi phiếu lương có đồng ý với tổng thu nhập hay không. Điều này bao gồm chi phí trả lương cũng như khấu lưu và các nghĩa vụ của người sử dụng lao động.

Giả sử một nhân viên kiếm được 2.000 đô la trong thời gian trả lương. Người lao động không nhận được toàn bộ số tiền họ kiếm được. Một số tiền được chuyển vào thuế và các khoản khấu lưu khác.
Nhân viên này nhận được $ 1,600 sau khi khấu lưu. Số tiền còn lại được chuyển cho An sinh xã hội, Medicare, thuế thu nhập và các khoản khấu trừ bảo hiểm.

Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã ghi chép chính xác tất cả các giao dịch kế toán tiền lương vào sổ sách của mình. Các khoản chi phí và nợ phải trả cần được ghi nợ và ghi có một cách chính xác. Và, bạn cần đảm bảo rằng các tính toán là đúng.

Cách đối chiếu bảng lương

Có một số điều cần lưu ý khi đối chiếu bảng lương với các bút toán sổ cái chung. Bạn nên đối chiếu bảng lương trước khi nộp bảng lương và đưa séc cho nhân viên. Việc sửa lỗi sau khi bạn trả lương cho nhân viên sẽ khó hơn nhiều. Đối chiếu bảng lương ít nhất hai ngày trước ngày lĩnh lương.

Khi bạn điều chỉnh bảng lương, hãy kiểm tra xem các chi tiết này có chính xác không:

• Các khoản khấu trừ và khấu trừ
• Thuế sử dụng lao động
• Số giờ làm việc, bao gồm cả thời gian làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, ngày nghỉ ốm, v.v.
• Tiền lương và tiền lương

Đảm bảo rằng những con số bạn đã ghi là hợp lý. Nhìn vào bảng lương trong quá khứ để xem liệu kỳ trả lương hiện tại có giống nhau không. Nếu có sự khác biệt lớn, hãy tìm hiểu nguyên nhân. Sau đó, hãy đảm bảo rằng mỗi giao dịch bạn đã nhập là chính xác.

Cách điều chỉnh bảng lương

Việc đối chiếu bảng lương không khó đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Sử dụng các bước sau để điều chỉnh bảng lương.

1. In sổ đăng ký trả lương của bạn

Sổ đăng ký bảng lương tóm tắt tiền lương và các khoản khấu trừ của từng nhân viên trong kỳ trả lương.

2. Đối sánh thẻ thời gian của từng nhân viên hàng giờ với sổ đăng ký trả lương

Xác nhận rằng bạn đã nhập giờ cho từng nhân viên một cách chính xác. Giờ đã nhập phải khớp với thẻ thời gian của nhân viên. Đừng quên phân biệt giờ làm việc bình thường và giờ làm thêm, cũng như thời gian nghỉ phép và nghỉ ốm.

3. Đảm bảo mức lương và mức lương cho từng nhân viên là chính xác

Tính toán tiền làm thêm giờ, thời gian gấp đôi và thời gian không được trả lương mà thông thường sẽ được trả. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các mức lương đều hiện hành, chẳng hạn như nếu bạn đã tăng lương cho một nhân viên trong kỳ lương cuối cùng.

4. Kiểm tra xem bạn đã trích tất cả các khoản khấu trừ từ tiền lương của nhân viên chưa

Đảm bảo rằng mọi khoản khấu trừ mới đã được thực hiện, chẳng hạn như nếu bạn bị cắt giảm lương cho một nhân viên. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem bạn có phải thay đổi hoặc ngừng khấu trừ bất kỳ số tiền nào không.

5. Ghi vào sổ cái theo sổ lương của bạn

Bạn có thể thực hiện một mục nhập bảng lương hiển thị tổng số tiền lương trong kỳ. Đây là cách bạn sẽ ghi lại các khoản ghi nợ và ghi có vào sổ cái chung:

• Ghi chi phí tiền lương và tiền công dưới dạng chi phí trả lương có ghi nợ.
• Liệt kê tổng số tiền cho từng loại khấu trừ lương với một khoản tín dụng.
• Thêm một mục nhập cho các khoản nợ của người sử dụng lao động với một khoản ghi nợ.
• Bao gồm một mục nhập cho các khoản nợ của nhân viên với một khoản tín dụng.

Đảm bảo chi phí trả lương khớp với các mục bạn đã ghi trong sổ sách và séc bạn đã phát hành. Nếu thông tin trùng khớp, không có sai sót nào với bảng lương của bạn. Sau khi bạn đối chiếu bảng lương, hãy nộp bảng lương và trả lương cho nhân viên của bạn.

Cần một cách đơn giản để ghi lại bảng lương và các giao dịch khác trong sổ sách của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và được thực hiện cho những người không phải là kế toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.