Năm mươi bảy triệu công nhân Hoa Kỳ là những người làm nghề tự do, đại diện cho sự chuyển hướng sang việc tự kinh doanh. Nhưng quyền tự do làm việc tự do đi kèm với một tuyên bố từ chối trách nhiệm lớn:bạn chịu trách nhiệm về mọi thứ, bao gồm cả sổ sách kế toán của mình. Việc lưu trữ sổ sách đối với những người làm nghề tự do có vẻ quá sức nhưng hoàn toàn có thể thực hiện được với kiến thức và công cụ phù hợp.
Hồ sơ có tổ chức và chính xác có thể giúp bạn tránh các hình phạt và kiểm tra của IRS. Vậy, trách nhiệm ghi sổ kế toán tự do của bạn là gì?
Khi bạn tự kinh doanh, bạn phải ghi lại thông tin giao dịch, lập hóa đơn cho khách hàng hoặc khách hàng, nộp thuế và khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ. Việc ghi sổ kế toán giúp cho những công việc này trở nên khả thi.
Ghi sổ kế toán là quá trình lưu trữ hồ sơ và theo dõi tài chính của bạn. Là một người làm việc tự do, bạn chịu trách nhiệm ghi lại:
Bạn có thể sử dụng thông tin sổ sách kế toán để tạo báo cáo tài chính, đưa ra quyết định kinh doanh, tính nghĩa vụ thuế và nộp tờ khai.
Ngay cả khi bạn sử dụng một kế toán để khai thuế, việc ghi sổ kế toán là rất quan trọng. Dưới đây là ba lý do tại sao công việc kế toán tự do nên được ưu tiên.
Sổ sách kế toán đảm bảo hồ sơ của bạn được ngăn nắp và có tổ chức. Điều này giúp bạn dễ dàng xử lý các hồ sơ thuế của mình hoặc chuyển chúng cho kế toán của bạn vào mùa khai thuế.
Thời gian là tiền bạc. Khi bạn đã sắp xếp các bản ghi, bạn không phải mất thời gian quý báu để phân loại các bản ghi lộn xộn. Và nếu bạn sử dụng một kế toán, bạn có thể thu gọn hóa đơn hàng giờ của mình bằng cách sắp xếp mọi thứ trước thời hạn.
Đối với nhiều người, các cuộc kiểm toán thật đáng sợ. Điều đáng lo ngại hơn nữa là không được chuẩn bị khi cuộc kiểm toán xảy ra.
Kiểm toán vốn dĩ không tệ. Nếu bạn đã sắp xếp hồ sơ, quy trình sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.
Khi bạn thường xuyên ghi lại các giao dịch, bạn có tài liệu để sao lưu các khoản khấu trừ thuế hoặc tín dụng, thu nhập được báo cáo và hơn thế nữa.
Tự kinh doanh không phải là miễn phí cho tất cả. Những lựa chọn bạn thực hiện ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của bạn. Nếu bạn không biết chi phí và thu nhập của mình, bạn có thể dẫn đến một dòng tiền âm.
Việc ghi sổ kế toán có thể tránh nhầm lẫn về số tiền bạn có. Với sổ sách kế toán, bạn biết bạn có bao nhiêu tiền, nợ và đang nợ. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra các quyết định mua hàng một cách sáng suốt và quay lại các khoản chi phí.
Để ghi sổ kế toán hiệu quả, hãy đọc qua các mẹo bên dưới.
Phương pháp kế toán xác định cách thức và thời điểm bạn ghi lại các giao dịch. Có ba loại phương pháp kế toán mà các doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn:
Là một freelancer, bạn thường có thể chọn bất kỳ phương pháp kế toán nào trong số này. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp kế toán dồn tích nếu họ kiếm được hơn 5 triệu đô la tổng doanh thu hàng năm hoặc 1 triệu đô la tổng doanh thu cho việc bán hàng tồn kho.
Phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt là lựa chọn đơn giản nhất. Bạn ghi lại các giao dịch khi tiền thực sự đổi chủ.
Theo kế toán dồn tích, bạn ghi lại các giao dịch khi chúng diễn ra, ngay cả khi bạn không thanh toán hoặc nhận tiền ngay lập tức.
Kế toán kết hợp là sự kết hợp của phương pháp dựa trên tiền mặt và phương pháp dồn tích. Bạn sử dụng tài khoản tích lũy, nhưng bạn chỉ cần ghi lại các giao dịch khi tiền mặt thực tế được chuyển sang tay. Cơ sở tiền mặt đã sửa đổi dễ sử dụng hơn kế toán dồn tích nhưng phức tạp hơn so với kế toán dựa trên tiền mặt.
Tiếp theo, bạn cần quyết định hệ thống bạn sẽ sử dụng để ghi lại các giao dịch. Nói chung, có ba loại bạn có thể chọn:
Ghi lại các giao dịch bằng tay là phương pháp ít tốn kém nhất nhưng tốn nhiều thời gian nhất. Thuê nhân viên kế toán là phương pháp tốn kém nhất nhưng ít tốn thời gian nhất. Phần mềm kế toán cơ bản là một phương tiện hữu ích giúp sắp xếp sổ sách kế toán hợp lý cho những người làm nghề tự do.
Cho dù bạn sử dụng hệ thống nào, hãy nhớ theo dõi số tiền mà bạn nợ. Nếu không, bạn có thể quên các khoản thanh toán cho công việc khó khăn của mình.
Biểu đồ tài khoản (COA) giúp bạn dễ dàng liệt kê các tài khoản tài chính của mình. COA thực hiện chính xác những gì tên của họ ngụ ý:họ liệt kê tất cả các tài khoản của bạn.
Sử dụng công cụ kế toán này để quản lý tiền vào và tiền ra. Bạn cũng có thể sử dụng COA để giúp bạn lập ngân sách.
Một số tài khoản thường trong COA bao gồm kiểm tra, tài khoản phải thu, hàng tồn kho và tài khoản phải trả.
Theo IRS, bạn thường phải giữ các tài liệu hỗ trợ thu nhập và chi phí trong ít nhất ba năm. Tuy nhiên, bạn có thể cần lưu giữ hồ sơ lâu hơn.
IRS cho biết bạn phải lưu giữ hồ sơ vô thời hạn trong một số trường hợp nhất định.
Dưới đây là danh sách các quy tắc IRS về lưu trữ hồ sơ:
Đừng để công việc ghi lại các giao dịch của bạn trở nên vô ích. Giữ hồ sơ ở một vị trí an toàn, chẳng hạn như trong phần mềm kế toán đám mây an toàn hoặc tủ hồ sơ có khóa.
Đơn giản hóa trách nhiệm ghi sổ kế toán của bạn với phần mềm. Sử dụng Phần mềm Patriot để quản lý sách của bạn, tạo báo cáo và hơn thế nữa. Kiểm tra vùng nước với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!