Khi bạn bắt đầu kinh doanh, bạn có thể đã chọn sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Cơ sở tiền mặt là cách đơn giản nhất để ghi sổ sách của bạn. Nó tốt cho các doanh nghiệp mới với ít giao dịch.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cân nhắc chuyển sang phương pháp kế toán dồn tích. Kế toán dồn tích cung cấp một số đặc quyền cho quản lý tài chính. Và nếu doanh nghiệp của bạn phát triển đến một quy mô nhất định, bạn có thể được yêu cầu sử dụng kế toán dồn tích.
Tìm hiểu cách chuyển đổi sổ sách của bạn từ cơ sở tiền mặt sang kế toán dồn tích. Tuy nhiên, trước tiên, hãy xem sự khác biệt giữa hai phương pháp kế toán.
Có một số điểm khác biệt chính giữa cơ sở tiền mặt và khoản dồn tích. Tùy thuộc vào phương thức bạn sử dụng, bạn nhận ra các giao dịch tại các thời điểm khác nhau.
Kế toán cơ sở tiền mặt là phương pháp ghi sổ kế toán một lần. Đối với mỗi giao dịch kinh doanh, bạn thực hiện một mục nhập. Ghi lại tiền khi nó đổi chủ. Khi bạn nhận được một khoản thanh toán, hãy ghi lại thu nhập. Khi bạn thanh toán, hãy ghi lại chi phí.
Kế toán dồn tích là một phương pháp kế toán kép. Đối với mỗi giao dịch kinh doanh, bạn ghi lại ít nhất hai mục nhập đối diện và bằng nhau. Mỗi mục nhập là ghi nợ hoặc ghi có. Các khoản ghi nợ và ghi có làm tăng hoặc giảm các tài khoản trong sổ sách của bạn, tùy thuộc vào tài khoản.
Kế toán cơ sở tiền mặt là một lựa chọn ghi sổ kế toán đơn giản hơn. Kế toán dồn tích có xu hướng chính xác hơn và đưa ra bức tranh rõ ràng hơn về tài chính dài hạn của bạn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa kế toán dựa trên tiền mặt và kế toán dồn tích? Xem MIỄN PHÍ của chúng tôi hướng dẫn, Hướng dẫn cơ bản về Cơ sở tiền mặt so với Tích lũy , để biết thêm thông tin.
Để chuyển đổi sách của bạn từ cơ sở tiền mặt sang cộng dồn, bạn sẽ cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ. Trước tiên, bạn phải điều chỉnh sổ sách của mình để phản ánh phương pháp cộng dồn. Bạn cũng phải điền và gửi biểu mẫu cho IRS để yêu cầu thay đổi.
Nếu bạn quyết định chuyển sổ sách của mình từ cơ sở tiền mặt sang cơ sở dồn tích, bạn phải điều chỉnh hồ sơ của mình. Trong kế toán dồn tích, bạn hạch toán thu nhập và chi phí phát sinh.
Chuyển đổi tiền mặt thành tiền tích lũy có thể được chia thành nhiều bước. Khi bạn chuyển từ cơ sở tiền mặt sang cơ sở dồn tích, hãy thực hiện như sau:
Chi phí phải trả , hoặc nợ phải trả tích lũy, là những lợi ích mà bạn đã phát sinh nhưng chưa thanh toán. Ví dụ:bạn nhận vật liệu từ một nhà cung cấp và họ lập hóa đơn cho bạn. Bạn được hưởng lợi từ hàng hóa bây giờ, nhưng bạn sẽ không phải trả tiền cho chúng cho đến một ngày sau đó.
Để chuyển sang cộng dồn, hãy ghi lại bất kỳ chi phí đã tích lũy nào, chẳng hạn như các hóa đơn chưa thanh toán và tiền lương kiếm được của những nhân viên mà bạn chưa trả.
Chi phí trả trước là các khoản thanh toán bằng tiền mặt bạn đã thực hiện có liên quan đến tài sản bạn chưa sử dụng hết. Bạn thanh toán cho một thứ gì đó trong một kỳ kế toán nhưng không sử dụng ngay lập tức. Ví dụ:bảo hiểm thường là một khoản chi phí trả trước vì bạn trả trước và sử dụng nó trong một khoảng thời gian.
Khi bạn chuyển đổi sang kế toán dồn tích, hãy chuyển mọi chi phí trả trước từ kỳ kế toán hiện tại sang tài khoản tài sản.
Các khoản phải thu (AR) là số tiền nợ doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn cung cấp một hàng hóa hoặc dịch vụ và lập hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ có được một khoản phải thu. Số tiền trên hóa đơn vẫn là khoản phải thu cho đến khi khách hàng thanh toán cho bạn.
Với kế toán theo cơ sở tiền mặt, bạn không ghi các khoản phải thu vào sổ sách của mình. Để chuyển sang cộng dồn, hãy thêm mọi hóa đơn khách hàng chưa thanh toán vào sách của bạn. Sau khi thanh toán hóa đơn, hãy chuyển hóa đơn đó vào tài khoản doanh thu.
Một số giao dịch cần được trừ khi bạn chuyển sang kế toán dồn tích. Các mục này bao gồm các khoản thanh toán bằng tiền mặt, biên nhận tiền mặt và các khoản trả trước của khách hàng.
Thanh toán bằng tiền mặt nghĩa là bất kỳ khoản tiền mặt nào bạn đã trả cho các chi phí. Để chuyển đổi sang dồn tích, hãy trừ đi các khoản thanh toán bằng tiền mặt liên quan đến kỳ kế toán gần nhất. Bằng cách chuyển các khoản thanh toán bằng tiền mặt này sang kỳ trước, bạn giảm thu nhập giữ lại đầu kỳ hiện tại.
Biên lai tiền mặt nhận được trong khoảng thời gian hiện tại có thể cần được trừ đi. Nếu một giao dịch bán đã bắt đầu trong kỳ trước và bạn nhận được tiền mặt trong kỳ hiện tại, bạn cần phải hoàn nhập việc bán hàng trong kỳ hiện tại và ghi nhận khoản này như một khoản phải thu trong kỳ trước (khi giao dịch bán diễn ra). Khi bạn trừ đi các khoản thu tiền mặt, hãy điều chỉnh thu nhập giữ lại đầu kỳ hiện tại.
Khoản thanh toán trước của khách hàng là các khoản thanh toán nhận được trước khi bạn cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong kế toán tiền mặt, khoản trả trước được ghi nhận như một khoản bán hàng. Đối với kế toán dồn tích, hãy ghi lại khoản thanh toán trước như một khoản nợ ngắn hạn cho đến khi bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hãy xem tiền mặt sau để tích lũy các ví dụ chuyển đổi.
Giả sử bạn bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng với giá 800 đô la. Trong cùng kỳ kế toán, bạn nhận được 200 đô la từ khách hàng. Ghi lại những mục này vào sách của bạn:
| Số lượng | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tiền mặt | 200 | |
| Doanh thu | 200 | |
| Tổng số | 200 | 200 |
Với cơ sở tiền mặt, bạn chỉ ghi lại số tiền bạn thực nhận được từ khách hàng (200 đô la). Khoản chênh lệch 600 đô la từ việc bán hàng không xuất hiện trong sách của bạn vì bạn chưa nhận được.
Để chuyển đổi sách của bạn thành dồn tích vào cuối kỳ, hãy ghi nhận doanh thu chưa thanh toán đến hạn.
| Số lượng | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Khoản phải thu | 600 | |
| Doanh thu | 600 | |
| Tổng số | 600 | 600 |
Bút toán chuyển đổi tiền mặt sang dồn tích sửa chữa tài khoản phải thu. Nó cho thấy 600 đô la vẫn còn chưa thanh toán từ khách hàng. Mục nhập này cũng làm tăng doanh thu để hiển thị tổng doanh số bán hàng trong kỳ.
Giả sử một nhà cung cấp lập hóa đơn cho bạn 500 đô la trong kỳ kế toán. Trong cùng khoảng thời gian đó, bạn phải trả 200 đô la cho nhà cung cấp. Ghi lại các mục sau:
| Số lượng | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Chi phí | 200 | |
| Tiền mặt | 200 | |
| Tổng số | 200 | 200 |
Trên cơ sở tiền mặt, bạn chỉ nhận ra số tiền bạn thực sự đã thanh toán. Bạn không phản ánh số dư $ 300 còn lại mà bạn nợ trong sổ sách của mình.
Để chuyển đổi sách của bạn thành tích lũy vào cuối kỳ, hãy ghi nhận số tiền chưa thanh toán mà bạn nợ.
| Số lượng | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Chi phí | 300 | |
| Chi phí phải trả | 300 | |
| Tổng số | 300 | 300 |
Bút toán chuyển đổi tiền mặt sang dồn tích ghi vào tài khoản phải trả chi phí phải trả. Nó cho thấy $ 300 mà bạn vẫn nợ nhà cung cấp. Bút toán này cũng làm tăng tài khoản chi phí để hiển thị tổng chi phí trong kỳ.
Bạn đã thông báo cho IRS về phương pháp kế toán của mình khi bạn nộp tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ đầu tiên. Để yêu cầu thay đổi phương pháp kế toán của bạn, hãy sử dụng Mẫu 3115.
Bạn có thể nộp Mẫu 3115 bất kỳ lúc nào sau ngày đầu tiên của năm. Bạn gửi biểu mẫu càng sớm, IRS càng có nhiều thời gian để giải quyết mọi vấn đề.
Đính kèm báo cáo lãi và lỗ của bạn và các bảng cân đối từ năm trước vào Biểu mẫu 3115. Bao gồm bất kỳ điều chỉnh nào bạn đã thực hiện đối với sổ sách của mình cùng với biểu mẫu.
Khi bạn điền vào Mẫu 3115, bạn báo cáo phần 481 điều chỉnh. Điều chỉnh 481 khắc phục các vấn đề với các giao dịch trùng lặp hoặc bỏ qua trong quá trình chuyển đổi. Phần điều chỉnh 481 phản ánh những thay đổi bạn đã thực hiện đối với sổ sách của mình khi chuyển từ cơ sở tiền mặt sang cơ sở dồn tích.
Bạn thích phương pháp kế toán nào hơn — cơ sở tiền mặt hay dồn tích? Kế toán trực tuyến của Patriot phần mềm cung cấp cả cơ sở tiền mặt và chức năng cộng dồn, vì vậy bạn có thể dễ dàng triển khai nó vào quy trình kế toán của mình cho dù bạn sử dụng phương pháp nào. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.