Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải mua nhiều thứ để điều hành công ty của mình. Nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp gửi hóa đơn khi bạn mua hàng từ họ. Không quản lý hóa đơn có thể dẫn đến việc thanh toán chậm, phụ phí và các mối quan hệ bị tổn hại. Để quản lý tốt hơn các hóa đơn kinh doanh, hãy thực hiện các bước hướng tới cải tiến quy trình các khoản phải trả.
Các khoản phải trả là một phần khó khăn nhưng quan trọng trong việc vận hành một doanh nghiệp. Sử dụng các bước quy trình tài khoản phải trả sau đây để tìm hiểu cách cải thiện quy trình tài khoản phải trả.
Hóa đơn điện tử có thể làm cho quá trình thanh toán tài khoản dễ dàng hơn. Bạn không phải đợi qua thư để nhận hóa đơn. Thêm vào đó, hóa đơn giấy có thể dễ dàng bị mất hoặc bị hư hỏng. Lập hóa đơn trực tuyến giúp bạn tránh thanh toán trễ do thất lạc hóa đơn bản in.
Một số nhà cung cấp cung cấp cho bạn tùy chọn nhận hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Khuyến khích các nhà cung cấp của bạn gửi hóa đơn qua email. Cung cấp cho họ thông tin liên hệ mà họ cần để làm như vậy.
Sau khi nhận được hóa đơn trực tuyến, bạn có thể nhập hóa đơn đó vào phần mềm kế toán của mình. Bạn cũng có thể quét và tải hóa đơn giấy lên phần mềm để tất cả các hóa đơn của bạn ở cùng một nơi.
Khi có thể, hãy thiết lập thanh toán trực tuyến cho các nhà cung cấp thông thường của bạn. Bạn sẽ cần thông tin như số tài khoản, thông tin liên hệ và số tiền còn nợ. Với thanh toán trực tuyến, bạn có thể quản lý các khoản thanh toán từ điện thoại hoặc máy tính của mình. Bạn không phải lo lắng về việc viết séc bằng tay hoặc mua bưu phí.
Lặp lại là chìa khóa cho một quá trình hiệu quả các khoản phải trả. Thiết lập hệ thống chuẩn hóa để quản lý hóa đơn từ khi bạn nhận được hóa đơn đến khi bạn thanh toán.
Giữ hóa đơn của bạn ở vị trí trung tâm nơi bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. Sắp xếp các hóa đơn theo mức độ ưu tiên và ngày. Ví dụ:sắp xếp các hóa đơn theo ngày đến hạn gần nhất với ngày đến hạn xa nhất.
Sử dụng báo cáo lão hóa tài khoản phải trả để quản lý ngày đến hạn của hóa đơn. Báo cáo lão hóa AP giúp bạn biết các khoản thanh toán của nhà cung cấp nào đã quá hạn thanh toán.
Một báo cáo lão hóa AP liệt kê các nhà cung cấp ở phía bên trái. Các cột sau đây cho biết số lượng hóa đơn cũ như thế nào từ trái sang phải. Chúng được gắn nhãn “hiện tại”, “quá hạn 1-30 ngày”, “quá hạn 31-60 ngày”, v.v. Tổng số tiền cho mỗi hàng được liệt kê trong cột cuối cùng.
| Tên chủ nợ | Hiện tại | Quá hạn 1-30 ngày | Quá hạn 31-60 ngày | 61-90 ngày quá hạn | Quá hạn hơn 90 ngày | Tổng số |
|---|---|---|---|---|---|---|
| chủ nợ số 1 | ||||||
| chủ nợ số 2 | ||||||
| chủ nợ số 3 | ||||||
| Tổng số |
Chủ động trong việc tổ chức các khoản phải trả. Có thể dễ dàng quên các khoản thanh toán và để một số hóa đơn lọt qua kẽ hở. Bằng cách thiết lập lời nhắc, bạn có thể xử lý các hóa đơn trước khi ngày đến hạn của chúng trôi qua.
Nhắc nhở giúp bạn lường trước các khoản chi. Sử dụng lịch để quản lý ngày đến hạn của hóa đơn và thiết lập cảnh báo tự động cho bạn biết khi ngày đến hạn sắp đến.
Một trong những thực tiễn tốt nhất trong quản lý quy trình tài khoản phải trả là theo dõi dữ liệu hóa đơn. Ngay sau khi nhận được tài liệu thanh toán, hãy lưu nó vào một tệp trực tuyến. Điều này bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, biên nhận và thông báo từ nhà cung cấp.
Việc lưu các loại chứng từ này giúp bạn thanh toán hóa đơn một cách chính xác. Bạn biết khi nào bạn phải thanh toán các hóa đơn, thanh toán cho ai, thanh toán bao nhiêu và bạn đang thanh toán cho cái gì. Tham khảo các tài liệu này khi trả lời các câu hỏi về hóa đơn và khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Bạn cần có khả năng tiếp cận các nhà cung cấp và nhà cung cấp của mình. Nhận số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư hiện tại của nhà cung cấp của bạn. Biên dịch thông tin liên hệ của nhà cung cấp vào một không gian chung.
Các nhà cung cấp của bạn cũng cần có thể liên hệ với bạn. Đảm bảo thông tin liên hệ của bạn được cập nhật cho tất cả các kênh liên lạc.
Quy trình thanh toán trở nên ít căng thẳng hơn khi bạn nợ ít tiền hơn. Cố gắng tìm giảm giá cho nguồn cung cấp, hàng tồn kho và dịch vụ bạn cần.
Một số nhà cung cấp cung cấp chiết khấu thanh toán sớm. Tìm hiểu xem liệu các nhà cung cấp của bạn có trừ số tiền trên các hóa đơn của bạn khi thanh toán trước ngày đến hạn hay không. Ngoài ra, hãy tìm hiểu xem ai tính lãi hoặc phí trả chậm và tránh trả chậm cho những nhà cung cấp đó.
Nếu bạn đặt một số lượng lớn các mặt hàng nhất định thường xuyên, bạn có thể được giảm giá khi mua số lượng lớn. Khi bạn mua số lượng lớn, bạn đặt số lượng lớn hơn sẽ được giảm giá trên tổng số hàng. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cần những gì bạn đặt trước khi mua số lượng lớn.
Mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp là một phần quan trọng của hiệu quả các khoản phải trả. Thiết lập niềm tin phải trải qua một chặng đường dài. Mối quan hệ với nhà cung cấp có thể giúp bạn vượt qua nhiều tình huống, từ việc cần nguồn cung cấp nhanh chóng đến việc trì hoãn ngày đến hạn.
Đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp của bạn đúng hạn nhất có thể. Khi bạn không có khả năng thanh toán, hãy cởi mở về điều đó. Liên hệ với nhà cung cấp của bạn ngay khi bạn nhận ra rằng bạn sẽ không thể đến ngày đến hạn. Cùng nhau đưa ra giải pháp, chẳng hạn như gói thanh toán mà cả hai bạn có thể đồng ý.
Mối quan hệ với nhà cung cấp giúp bạn có được những giao dịch tốt hơn về những thứ bạn cần. Bạn cũng phát triển mạng lưới của mình, vì các nhà cung cấp trung thành có khả năng ủng hộ bạn với những người khác.
Tạo ngân sách kinh doanh có thể cải thiện quy trình đầu cuối của các khoản phải trả bằng cách giúp bạn tránh thanh toán chậm. Bạn biết những gì bạn cần phải trả và số tiền bạn phải thanh toán.
Sử dụng hóa đơn của bạn để xác định tổng số hóa đơn hàng tháng của bạn. Đảm bảo rằng bạn có ít nhất số tiền đó khi tạo ngân sách kinh doanh của mình. Sử dụng ngân sách và ngày đến hạn của hóa đơn cho chi phí thời gian. Bằng cách đó, bạn không chi tiêu nhiều hơn số tiền hiện có.
Đôi khi, rất khó để thanh toán các hóa đơn của doanh nghiệp khi đến hạn. Khi các tháng dòng tiền chậm khiến bạn thiếu các khoản thanh toán hóa đơn hiện tại, bạn nên dự trữ tiền mặt.
Dự trữ tiền mặt là quỹ khẩn cấp mà bạn chỉ sử dụng khi cần thiết. Mở tài khoản tiết kiệm kinh doanh và thường xuyên đóng góp tiền vào đó. Dự trữ tiền mặt có thể giúp bạn khi bạn không có đủ tiền cho các hóa đơn trong một tháng nhất định. Đảm bảo bạn thay thế số tiền bạn sử dụng từ quỹ dự trữ tiền mặt càng sớm càng tốt.
Để có một cách đơn giản để quản lý các tài khoản phải trả, hãy sử dụng kế toán trực tuyến của Patriot phần mềm. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.