Đã bao nhiêu lần bạn gửi hóa đơn cho khách hàng và bị mất dấu trong khi chờ thanh toán? Nếu sự việc xảy ra nhiều lần, có thể đã đến lúc nâng cao kỹ năng theo dõi hóa đơn của bạn.
Theo dõi hóa đơn là chìa khóa để gửi lời nhắc thanh toán, thêm phí trả chậm và — quan trọng nhất — được thanh toán.
Hóa đơn là hóa đơn bạn gửi cho khách hàng sau khi cung cấp cho họ một sản phẩm hoặc dịch vụ. Hóa đơn yêu cầu khách hàng thanh toán. Và, nó cung cấp cho bạn và khách hàng một dấu vết trên giấy tờ để mọi người biết khi nào đến hạn thanh toán.
Hóa đơn liệt kê các chi tiết chính mà khách hàng cần biết để thanh toán hóa đơn của họ, bao gồm:
Bạn có thể gửi hóa đơn giấy cho khách hàng. Hoặc, bạn có thể thử gửi các bản sao kỹ thuật số (ví dụ:email) bằng lập hóa đơn điện tử.
Nếu bạn gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn cần một hệ thống theo dõi. Tại sao? Sử dụng hệ thống theo dõi hóa đơn được băm tốt có thể giúp bạn:
Để làm cho quá trình nhận thanh toán suôn sẻ hơn, hãy xem các mẹo theo dõi hóa đơn sau.
Điều đầu tiên trước tiên:bạn cần có một hệ thống để giúp bạn theo dõi các hóa đơn của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể theo dõi hóa đơn:
Sử dụng bảng tính có nghĩa là bạn phải tạo mẫu theo dõi hóa đơn theo cách thủ công để theo dõi hóa đơn của doanh nghiệp mình, việc này có thể tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, bạn không phải trả tiền cho phương pháp này bằng bất cứ thứ gì ngoài thời gian của bạn.
Phần mềm theo dõi hóa đơn thực hiện chính xác những gì tên gợi ý:Nó cung cấp cho bạn một cách tự động để tạo và theo dõi hóa đơn của mình. Tuy nhiên, phần mềm theo dõi hóa đơn thường không cung cấp báo cáo chi tiết như phần mềm kế toán.
Sử dụng phần mềm kế toán không chỉ cung cấp cho bạn khả năng theo dõi các hóa đơn của mình mà còn nhận được các báo cáo mở rộng và các tính năng cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh. Nếu bạn muốn tự động hóa hóa đơn của mình và sổ kế toán của bạn, phần mềm kế toán có thể là con đường để đi. Chưa kể, có một số nhà cung cấp cho phép bạn tạo và gửi ước tính, chuyển đổi ước tính thành hóa đơn, chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, v.v.
Cho dù bạn đang gửi hóa đơn giấy hay điện tử, hãy luôn lưu một bản sao của hóa đơn để làm hồ sơ.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm theo dõi hóa đơn, hệ thống sẽ hoạt động như một đường dẫn giấy tự động cho bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể truy cập các bản sao hóa đơn của mình bất cứ khi nào bạn muốn.
Nếu không sử dụng phần mềm, bạn có thể giữ các bản sao kỹ thuật số của từng hóa đơn bạn gửi trên máy tính của mình (ví dụ:trong một thư mục). Hoặc, bạn có thể giữ các bản sao giấy được lưu trữ trong tủ hồ sơ.
Bạn muốn cải thiện quy trình theo dõi hóa đơn, xác định và tránh các vấn đề về dòng tiền và dễ dàng xem khi nào tất cả các khoản phải thu của bạn đến hạn? Nếu vậy, hãy tạo một báo cáo lão hóa của các khoản phải thu.
Báo cáo về độ tuổi của tài khoản phải thu cho bạn biết số ngày hóa đơn đã quá hạn thanh toán. Các khoản phải thu của bạn (AR) là khoản tiền mà bạn nợ từ khách hàng. Báo cáo này còn chia nhỏ hơn nữa để phân loại các hóa đơn quá hạn trong các khoảng thời gian nhất định.
Báo cáo lão hóa các khoản phải thu thường sử dụng các khung thời gian sau:
Ví dụ:bạn có thể có một hóa đơn đã quá hạn 30 ngày. Ngày hôm sau (quá hạn 31 ngày), bạn sẽ chuyển khách hàng sang khung thời gian 31 - 60 ngày. Điều này giúp hiển thị cho bạn những khách hàng có hóa đơn quá hạn trong danh mục nào. Và, báo cáo chia nhỏ số tiền nợ trong mỗi khoảng thời gian.
Báo cáo AR của bạn có thể trông giống như sau:
| Tên khách hàng | Tổng số dư | Hiện tại | 1 - 30 ngày | 31 - 60 Ngày | 61 - 90 ngày | 90 ngày trở lên |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Khách hàng 1 | 4.000 đô la | 0 đô la | 1.200 đô la | 800 đô la | 2.000 đô la | 0 đô la |
| Khách hàng 2 | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
| Khách hàng 3 | 500 đô la | 150 đô la | 0 đô la | 100 đô la | 0 đô la | 250 đô la |
| Tổng số | 4.500 đô la | 150 đô la | 1.200 đô la | 900 đô la | 2.000 đô la | 250 đô la |
Sử dụng báo cáo cũ là cách tốt nhất để theo dõi các hóa đơn của bạn theo khoảng thời gian để xem ai nợ nhiều tiền nhất (và khi nào).
Một lần nữa, việc sử dụng phần mềm có thể hợp lý hóa quy trình quản lý báo cáo lão hóa các khoản phải thu của bạn. Phần mềm tự động di chuyển hóa đơn xuống quy trình dựa trên số ngày quá hạn của mỗi hóa đơn bạn đã nhập vào hệ thống.
Bạn cũng có thể chọn tạo báo cáo AR theo cách thủ công (ví dụ:bảng tính theo dõi hóa đơn) và cập nhật báo cáo đó hàng tháng.
Việc sử dụng hệ thống, tạo bản sao và tạo báo cáo lão hóa AR cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để gửi lời nhắc. Đó là lý do tại sao việc gửi lời nhắc đã tạo nên danh sách năm mẹo theo dõi hóa đơn hàng đầu của chúng tôi.
Khi theo dõi hóa đơn, bạn cần gửi thông báo nhắc nhở khách hàng yêu cầu họ thanh toán. Những cú huých nhẹ nhàng này nhắc nhở khách hàng rằng hóa đơn của họ đã quá hạn thanh toán. Và, nhắc nhở thanh toán có thể giúp khách hàng theo dõi tốt hơn các khoản phải trả của họ.
Nếu bạn sử dụng phần mềm, bạn có thể không phải lo lắng về việc gửi lời nhắc. Bạn có thể thiết lập lời nhắc thanh toán tự động khi hóa đơn quá hạn một số ngày nhất định.
| Khả năng gửi lời nhắc hóa đơn chỉ là một trong những tính năng mà phần mềm kế toán của bạn nên có. Phần mềm kế toán của bạn có thể làm được những gì khác? Hãy xem sách trắng MIỄN PHÍ của chúng tôi, “10 Điều Cần Cân nhắc Khi Chọn Phần mềm Kế toán” để tìm hiểu. |
Thu phí trễ hạn? Còn chiết khấu thanh toán sớm thì sao? Tìm hiểu những gì được và không hoạt động với quy trình hiện tại của bạn để cải thiện việc theo dõi hóa đơn.
Hãy chú ý đến hệ thống theo dõi thanh toán hiện tại của bạn để tìm kiếm các lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện. Bạn có thể thấy rằng bạn cần:
Sẵn sàng đưa quy trình lập hóa đơn của bạn lên cấp độ tiếp theo? Với Patriot’s Phí bảo hiểm kế toán , bạn có thể tạo và theo dõi khách hàng và hóa đơn không giới hạn, chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, thiết lập hóa đơn định kỳ và gửi lời nhắc thanh toán tự động. Hãy tận dụng bản dùng thử miễn phí của chúng tôi ngay hôm nay!
Kiến trúc sư được trả tiền như thế nào?
PODCAST:Cách Khiếu nại (và Nhận kết quả), với Emma Patch
11 mẹo tiết kiệm tiền - thoát khỏi nợ nần và tiết kiệm hơn
Mệt mỏi vì bị chia tay? Hãy ngăn chặn tệ nạn tài chính với những lời khuyên này
8 trang web mua sắm trực tuyến có giao hàng miễn phí và cách nhận