Khi bạn bán hàng bằng tín dụng tại cửa hàng, không bao giờ có gì đảm bảo rằng khách hàng sẽ thanh toán cho bạn đúng hạn. Trên thực tế, cứ ba người Mỹ thì có một người chậm trả nợ. Thay vì ngân hàng thanh toán kịp thời cho khách hàng, hãy lập kế hoạch cho điều tồi tệ nhất. Và, hãy cân nhắc tính phí thanh toán chậm cho những khách hàng đến muộn để đòi lại khoản lỗ của bạn.
Nếu khách hàng thanh toán trễ, bạn có thể không có đủ tiền để thanh toán cho mình. Theo một cuộc khảo sát, 79% chủ doanh nghiệp nhỏ cắt giảm lương khi khách hàng không trả tiền.
Đôi khi khi khách hàng không thanh toán, bạn không có đủ tiền để trang trải các khoản nợ của mình, điều này có thể dẫn đến các khoản phí thanh toán chậm cho doanh nghiệp của bạn. Việc thực hiện chính sách thanh toán trễ có thể giúp bạn thoát khỏi chu kỳ bằng cách không khuyến khích các khoản thanh toán trễ và mang lại cho bạn một dòng tiền bổ sung.
Phí trả chậm là một khoản phí bổ sung mà chủ nợ tính vào hóa đơn của con nợ nếu con nợ không thanh toán trách nhiệm của họ trước hạn. Việc thêm lãi suất trả chậm vào hóa đơn của khách hàng sẽ khuyến khích họ trả nợ đúng hạn. Việc thanh toán chậm có thể là do khách hàng quên thời hạn hoặc không có đủ tiền để trả nợ.
Doanh nghiệp có thể tính phí trả chậm khi họ mở rộng tín dụng cho khách hàng. Nếu bạn bán tín dụng cho khách hàng, bạn có thể tính phí trả chậm. Và nếu bạn mua hàng bằng tín dụng, nhà cung cấp của bạn có thể tính phí trả chậm cho bạn.
Số tiền phí thanh toán chậm thay đổi. Bạn có thể tính theo tỷ lệ cố định hoặc tỷ lệ phần trăm hóa đơn của khách hàng.
Ví dụ:bạn có thể phải trả thêm 10 đô la phí trả chậm cho mỗi 30 ngày quá hạn. Hoặc, bạn có thể tính phí 2% hóa đơn của khách hàng mỗi tháng.
Một số tiểu bang hạn chế số tiền bạn có thể tính phí thanh toán chậm. Hãy nhớ kiểm tra trạng thái của bạn để biết thêm thông tin.
Tính phí thanh toán chậm có thể tăng tốc độ thanh toán của khách hàng và cải thiện việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nếu bạn muốn tính phí khách hàng thanh toán chậm một cách hiệu quả, bạn cần phải có một kế hoạch có tổ chức.
Sử dụng các bước sau để tính lãi cho các hóa đơn thanh toán chậm.
Trước khi có thể tính phí trả chậm cho khách hàng, bạn cần có chính sách. Bằng cách đó, họ biết nghĩa vụ và thời hạn của mình.
Phát triển chính sách thanh toán của công ty thảo luận về các dịch vụ hoặc hàng hóa được cung cấp, ngày đến hạn thanh toán, hình thức thanh toán được chấp nhận và chính sách thanh toán sớm hoặc muộn của bạn.
Chính sách thanh toán muộn của bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Nó sẽ cho khách hàng biết bạn sẽ thực hiện loại hành động nào nếu các khoản thanh toán không được thanh toán đúng hạn.
Trong chính sách thanh toán chậm của bạn, hãy bao gồm phí thanh toán chậm là bao nhiêu bằng cách liệt kê tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ lệ cố định. Đánh giá những gì bạn nên tính bằng cách xem các khoản phí trả chậm trong ngành và tham khảo ý kiến tiểu bang của bạn.
Có một chính sách thanh toán trễ chính thức là điều tốt và tốt, nhưng bạn cũng cần phải thông báo cho khách hàng về chính sách đó.
Khi khách hàng mua hàng bằng tín dụng, hãy xem lại các điều khoản thanh toán của bạn, bao gồm mọi ưu đãi thanh toán sớm và phí thanh toán chậm. Nói với khách hàng về chính sách của bạn có thể giúp loại bỏ những bất ngờ và bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Việc đưa ra chiết khấu thanh toán sớm, tức là một khoản giảm giá mà khách hàng nhận được nếu họ thanh toán sớm, có thể hoạt động hiệu quả như một biện pháp ngăn chặn việc thanh toán muộn.
Bằng cách nói về chiết khấu thanh toán sớm và phí thanh toán chậm của bạn, khách hàng biết rằng họ sẽ phải trả ít hơn trách nhiệm pháp lý nếu họ thanh toán sớm và nhiều hơn nếu họ trả chậm.
Khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình, hãy nhớ chỉ định ngày đến hạn là khi nào. Khi bao gồm ngày đến hạn trên hóa đơn, bạn có hai lựa chọn:
Viết Ngày đến hạn có thể làm cho thời hạn rõ ràng hơn cho khách hàng. Điều này chỉ định ngày chính xác đến hạn thanh toán.
Net cho khách hàng biết rằng các khoản thanh toán sẽ đến hạn trong một số ngày nhất định. Ví dụ: Net 30 có nghĩa là khách hàng có 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn để thanh toán khoản nợ của họ.
Trước khi tính phí thanh toán chậm, bạn nên nhắc nhở khách hàng về khoản nợ của họ.
Bạn có thể gửi lời nhắc thanh toán qua email hoặc thư thông thường. Theo một cuộc khảo sát của FICO, 36% khách hàng thích nhận được lời nhắc thanh toán chậm qua email.
Việc gửi lời nhắc thanh toán không chỉ khuyến khích khách hàng thanh toán mà còn đóng vai trò là bằng chứng cho thấy khách hàng lẽ ra phải biết về trách nhiệm pháp lý của họ.
Nhắc nhở thanh toán thông báo cho khách hàng về hàng hóa hoặc dịch vụ họ đã nhận, số tiền còn nợ và ngày đến hạn. Gửi lời nhắc thanh toán sau khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng và trước thời hạn.
Ví dụ:bạn có thể gửi lời nhắc thanh toán một tuần trước ngày đến hạn.
Để tính phí trả chậm, bạn cần biết khách hàng nào có khoản thanh toán quá hạn. Tạo báo cáo lão hóa khoản phải thu để theo dõi các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
Báo cáo tình trạng nợ phải thu liệt kê các khách hàng, tổng số tiền họ nợ bạn, các khoản thanh toán quá hạn và số dư quá hạn là bao nhiêu (ví dụ:quá hạn 1-30 ngày). Báo cáo của bạn cũng cho bạn biết tổng số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ.
Báo cáo lão hóa các khoản phải thu của bạn sẽ có dạng như sau:
Bạn có thể sử dụng báo cáo tổng hợp các khoản phải thu của mình để xác định khách hàng nào cần liên hệ và mức phí thanh toán chậm phải tính là bao nhiêu.
Khi khách hàng đã bỏ lỡ thời hạn thanh toán, bạn có thể áp dụng phí thanh toán chậm. Gửi thư thanh toán trễ hạn để thông báo cho khách hàng rằng khoản thanh toán của họ đã quá hạn.
Trong thư thanh toán trễ hạn của bạn, hãy giải thích ngày đến hạn là khi nào. Liệt kê các khoản phí hóa đơn quá hạn và khoản nợ phải trả mới của chúng. Giải thích liệu phí trả chậm của họ có tăng lên không nếu họ không thanh toán trong một số ngày nhất định. Bạn cũng có thể cân nhắc gửi kèm bản sao hóa đơn gốc của họ để tham khảo.
Thư thanh toán trễ hạn của bạn cũng có thể chứa thông tin về việc thiết lập kế hoạch thanh toán. Một số khách hàng không có khả năng trả nợ có thể chọn gói thanh toán, chẳng hạn như trả một số tiền theo thỏa thuận mỗi tháng.
Bao gồm thông tin liên lạc trong thư thanh toán trễ hạn của bạn. Bằng cách đó, khách hàng có thể liên hệ với bạn để thanh toán hoặc thiết lập gói thanh toán.
Bạn cũng có thể cân nhắc liên hệ với khách hàng về khoản phí thanh toán chậm của họ bằng cách gọi điện cho họ. Theo khảo sát của FICO, 27% người được hỏi cho biết họ có nhiều khả năng trả lời một liên hệ trực tiếp về việc thanh toán chậm.
Tìm kiếm một cách đơn giản để theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp nó lập hóa đơn cho số lượng khách hàng không giới hạn và theo dõi các khoản phải thu của bạn. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ!