Những nhân viên chăm chỉ của bạn thỉnh thoảng cần một kỳ nghỉ. Nhiều người sử dụng lao động cung cấp thời gian đi nghỉ cho nhân viên, nhưng nhân viên có thể không sử dụng kỳ nghỉ kiếm được của họ ngay lập tức. Khi nhân viên đã tích lũy thời gian nghỉ phép, bạn phải tạo một mục nhập nhật ký tích lũy kỳ nghỉ. Đọc tiếp để hiểu những kiến ​​thức cơ bản về tích lũy kỳ nghỉ và cách tính và ghi lại kỳ nghỉ đã tích lũy vào sổ của bạn.

Kế toán dồn tích kỳ nghỉ là gì?

Tích lũy kỳ nghỉ là thời gian nghỉ phép mà một nhân viên kiếm được, tùy thuộc vào chính sách thời gian nghỉ được trả lương của bạn. Là người sử dụng lao động, bạn phải xác định cách đối xử với thời gian nghỉ phép không sử dụng của nhân viên. Bạn chịu trách nhiệm tính toán tích lũy kỳ nghỉ và tạo mục nhập nhật ký tích lũy kỳ nghỉ để cập nhật và cân đối sổ sách của mình.

Có thể không cần tích lũy kỳ nghỉ. Kiểm tra các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp bạn để biết khoản tích lũy trong kỳ nghỉ với Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB). Tùy thuộc vào tiêu chí của FASB, có thể không cần tích lũy kỳ nghỉ.

Nhiều nhà tuyển dụng thiết lập chính sách tích lũy kỳ nghỉ “sử dụng nó hoặc mất nó”. Điều này yêu cầu nhân viên sử dụng thời gian nghỉ vào một ngày nhất định, chẳng hạn như cuối năm. Người sử dụng lao động cũng có thể xác định xem bất kỳ thời gian nghỉ tích lũy nào có thể chuyển sang năm sau hay không. Cách bạn xử lý kế toán tích lũy kỳ nghỉ tùy thuộc vào FASB, luật của tiểu bang và chính sách tích lũy kỳ nghỉ của bạn.

Khi nào cần ghi lại một mục nhập nhật ký tích lũy cho kỳ nghỉ

Bạn phải ghi lại tích lũy kỳ nghỉ như một mục nhật ký cho doanh nghiệp của bạn. Xác định xem bạn có kế hoạch ghi lại kỳ nghỉ tích lũy trong mỗi kỳ trả lương, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm hay không.

Đánh giá các phương pháp tích lũy kỳ nghỉ của bạn ít nhất một lần mỗi năm để đảm bảo tính chính xác và tính đến bất kỳ thay đổi nào trong tỷ lệ lương hoặc thời gian nghỉ không sử dụng. Luôn ngăn nắp bằng cách thiết lập lịch trình với lời nhắc để ghi tích lũy kỳ nghỉ vào sổ sách của bạn.

Cách tính tích lũy kỳ nghỉ

Bây giờ bạn đã biết thêm về kế toán dồn tích trong kỳ nghỉ, bạn cần biết cách tính thời gian nghỉ cộng dồn. Thực hiện theo các bước dưới đây để tính tiền nghỉ phép tích lũy cho mỗi nhân viên:

1. Tính thời gian đi nghỉ kiếm được từ đầu một khoảng thời gian. Bạn có thể duy trì thông tin này trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như phần mềm chấm công hoặc tính lương.
2. Thêm số giờ nghỉ phép kiếm được.
3. Trừ số giờ nghỉ phép mà nhân viên đã sử dụng.
4. Nhân số giờ nghỉ tích lũy với tỷ lệ theo giờ của nhân viên để có tổng số giờ nghỉ tích lũy mà bạn nên liệt kê trong sách của mình.

Ví dụ về tính tích lũy kỳ nghỉ

Giả sử một nhân viên có 50 giờ nghỉ phép không sử dụng. Nhân viên được thêm năm giờ nghỉ phép và được sử dụng 10 giờ trong tháng.

Tổng cộng dồn là 45 giờ (50 giờ + 5 giờ bổ sung - 10 giờ sử dụng). Nhân viên kiếm được $ 20 mỗi giờ. Tổng số tiền tích lũy cho kỳ nghỉ sẽ là $ 900 (45 giờ x $ 20 mỗi giờ).

Ghi lại các mục nhật ký

Sau khi tính toán thời gian nghỉ phép được tích lũy cho mỗi nhân viên, bạn sẽ cần ghi lại thời gian nghỉ đó vào sổ sách của doanh nghiệp mình. Đảm bảo ghi lại kỳ nghỉ được tích lũy vào cuối kỳ kế toán của bạn.

Bạn sẽ ghi nợ một tài khoản và ghi có vào tài khoản đối diện. Các tài khoản bạn ghi nợ và ghi có phụ thuộc vào nếu kỳ nghỉ được nhân viên tích lũy hoặc sử dụng.

Thêm tích lũy kỳ nghỉ

Khi thêm vào khoản tích lũy cho kỳ nghỉ, bạn sẽ ghi nợ vào tài khoản Chi phí cho Kỳ nghỉ và ghi có vào tài khoản Phải trả cho Kỳ nghỉ của mình.

Kỳ nghỉ Tín dụng Phải trả vì tiền tích lũy kỳ nghỉ được coi là một khoản nợ phải trả. Nợ phải trả được tăng lên theo các khoản tín dụng và giảm dần theo các khoản ghi nợ. Ghi ngược lại bằng cách ghi nợ vào tài khoản Chi phí Kỳ nghỉ.

Tính toán cho bất kỳ thời gian nghỉ phép tích lũy nào bằng cách tạo các mục nhật ký. Khi nhân viên sử dụng ngày nghỉ phép, bạn phải đảo ngược khoản tích lũy trong sổ sách của mình bằng một mục nhật ký bổ sung.

Nhân viên sử dụng thời gian nghỉ phép

Sau khi nhân viên sử dụng hoặc rút tiền thời gian nghỉ phép, bạn sẽ tạo một mục nhật ký bằng cách ghi nợ vào tài khoản Phải trả cho kỳ nghỉ của mình và ghi có vào Tài khoản tiền mặt.

Tiền mặt là một tài khoản tài sản, tài khoản này tăng bên nợ và giảm bên có. Bạn sẽ giảm tài khoản Tiền mặt của mình vì nhân viên đang sử dụng hoặc rút tiền mặt trong thời gian nghỉ phép của họ.

Ví dụ về các mục nhật ký tích lũy trong kỳ nghỉ

Ghi lại một mục nhật ký khi bạn thêm kỳ nghỉ được tích lũy.

Sử dụng ví dụ về cách tính tích lũy kỳ nghỉ, hãy tìm hiểu cách ghi lại các mục nhập nhật ký.

Nhân viên đã tích lũy 45 giờ và kiếm được 20 đô la mỗi giờ. Tổng số tiền tích lũy cho kỳ nghỉ sẽ là $ 900 (45 giờ x $ 20 mỗi giờ).

Ghi 900 đô la vào mục nhật ký bằng cách ghi nợ Chi phí Kỳ nghỉ và ghi có Khoản phải trả cho Kỳ nghỉ.

Giả sử cùng một nhân viên muốn sử dụng 5 giờ thời gian nghỉ tích lũy. Ghi 100 đô la vào sổ nhật ký bằng cách ghi nợ Khoản phải trả cho Kỳ nghỉ và ghi có vào tài khoản Tiền mặt (5 giờ x 20 đô la mỗi giờ).

Cần một cách đơn giản để ghi lại các mục nhật ký của doanh nghiệp bạn cho thời gian nghỉ tích lũy? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và được thiết kế cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!