Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn rất dễ bị cuốn vào sự bận rộn của việc điều hành công ty của mình. Do đó, việc lưu giữ các hồ sơ kế toán như biên lai kinh doanh, hóa đơn và tổ chức chi phí có thể khó khăn. Tìm hiểu cách tổ chức biên lai doanh nghiệp với một số giải pháp lưu trữ đơn giản.
Mỗi khi bạn bán một thứ gì đó hoặc mua hàng, bạn sẽ đưa hoặc nhận một biên lai. Bạn cung cấp biên lai cho khách hàng sau khi họ mua thứ gì đó tại doanh nghiệp của bạn. Và bạn sẽ nhận được biên lai khi mua hàng.
Ví dụ:nếu một khách hàng mua cà phê từ bạn, bạn đưa cho họ một biên lai để chứng minh rằng họ đã mua mặt hàng đó.
Sắp xếp biên lai giúp giữ cho các tài liệu tài chính quan trọng của bạn được ngăn nắp đồng thời giúp bạn không phải lo lắng và căng thẳng khi chuẩn bị thuế. Việc lưu giữ hồ sơ biên nhận có thể giúp quá trình kiểm toán dễ dàng hơn và giữ cho sổ kế toán của bạn luôn chính xác.
Khi nói đến việc tổ chức biên lai doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn có thể lưu trữ chúng bằng vật lý (ví dụ:tủ đựng hồ sơ) hoặc bằng điện tử (ví dụ:phần mềm kế toán trực tuyến). Tìm hiểu cách lưu trữ biên lai cho doanh nghiệp bằng hai phương pháp bên dưới.
Lưu trữ biên lai bằng giấy có thể là một thách thức. Để duy trì tổ chức với hệ thống nộp hồ sơ giấy, bạn phải có kỷ luật và tạo thói quen lưu trữ biên lai. Bạn có thể sử dụng các tệp và thư mục để luôn ngăn nắp.
Vượt qua sự lộn xộn bằng cách sử dụng các chiến lược lưu trữ giấy sau đây trong doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Sau khi nhận được phiếu thu, hãy tách phiếu thu theo loại chi phí kinh doanh. Ví dụ:đặt biên lai đồ dùng văn phòng trong một đống và biên lai bữa ăn và giải trí trong một đống khác.
Cân nhắc thêm mã vào mỗi biên lai để phân loại chi phí (ví dụ:Mã 125 cho bữa ăn). Bằng cách đó, nếu bạn quyết định mở rộng nỗ lực tổ chức của mình sang một hệ thống điện tử, bạn có thể dễ dàng chia nhỏ biên nhận theo danh mục.
Đầu tư vào nguồn cung cấp để giúp sắp xếp biên nhận của bạn. Thư mục, tệp và tủ lưu trữ là những cách tuyệt vời để giữ biên nhận an toàn và có thể truy cập được.
Bao gồm các loại biên lai trên nhãn của cặp. Ví dụ:bạn có thể dành một thư mục cho các biên lai liên quan đến xe của công ty.
Cân nhắc sắp xếp các tệp trong tủ của bạn theo thứ tự bảng chữ cái để chúng dễ tìm.
Nếu doanh nghiệp của bạn không cần lưu trữ nhiều biên lai, hãy sử dụng phong bì để thay thế. Dán nhãn cho từng phong bì và đặt chúng vào một hệ thống hoặc thư mục hồ sơ nhỏ hơn.
Khi đặt biên nhận của bạn vào các thư mục, hãy đặt từng biên nhận theo thứ tự thời gian. Đặt biên lai theo thứ tự thời gian có lợi khi bạn cần tìm một biên lai cụ thể.
Giữ các biên nhận gần đây nhất ở phía trước thư mục và các biên nhận cũ hơn ở phía sau.
Việc lưu giữ biên lai kinh doanh trong bao lâu có thể phụ thuộc. Doanh nghiệp nên giữ biên lai kinh doanh ít nhất ba năm trong trường hợp kiểm toán. Không có hại gì khi lưu trữ biên nhận trong hơn ba năm. Một số công ty có thể thích lưu trữ biên lai trong thời gian dài hơn, chẳng hạn như bảy năm.
Vào cuối năm, chuyển các tệp và thư mục từ năm thuế sang một thư mục hoặc tủ hồ sơ riêng. Cho biết biên lai từ năm nào (ví dụ:biên lai kinh doanh năm 2019). Thiết lập các tệp và thư mục mới cho năm mới.
Một số doanh nghiệp chờ đợi để tổ chức thu tiền cuối tháng. Hãy sắp xếp ngăn nắp bằng cách nộp biên nhận khi chúng đến thay vì đợi làm sau.
Tránh trì hoãn khi lưu trữ biên lai. Sắp xếp biên lai ngay khi bạn nhận được. Bạn sẽ bớt căng thẳng khi làm tất cả chúng cùng một lúc và giúp bạn có tổ chức nhất có thể.
Ngay cả khi bạn không sắp xếp biên nhận ngay lập tức, hãy cố gắng hoàn thành từng chút một thay vì chờ đợi một tháng hoặc lâu hơn để sắp xếp chúng. Sắp xếp một vài biên lai mỗi ngày sẽ giúp bạn cảm thấy ít phải làm việc hơn.
Hơn bao giờ hết, thật dễ dàng để tự động hóa việc sắp xếp biên nhận của bạn. Nếu bạn muốn loại bỏ các tủ đựng hồ sơ cũ của trường học, hãy cân nhắc chuyển sang hệ thống kỹ thuật số.
Để lưu trữ biên nhận của bạn theo phương thức điện tử, bạn có thể sử dụng phần mềm hoặc lưu trữ biên nhận đã quét trên máy tính của mình.
Hãy nhớ rằng bạn phải sao lưu biên lai kỹ thuật số của mình để tránh mất thông tin tài chính quan trọng. Xem lại các cách khác nhau để lưu trữ biên lai điện tử bên dưới.
Phần mềm quản lý biên lai hoặc kế toán cho phép bạn tải lên, ghi lại và theo dõi các biên lai của mình.
Hầu hết các hệ thống cho phép bạn tổ chức rộng rãi các biên lai của mình và truy cập các tính năng mà lưu trữ giấy không cung cấp. Ví dụ:bạn có thể thêm lời nhắc trong phần mềm của mình để tải lên và sắp xếp biên nhận.
Mặc dù bạn có thể cần đầu tư nhiều tiền hơn để sử dụng hệ thống kỹ thuật số, nhưng phần mềm cho phép bạn sử dụng không cần giấy tờ. Và, nó giúp dễ dàng lưu trữ và sắp xếp biên nhận trong thời gian dài hơn.
Chủ doanh nghiệp cũng có thể chọn lưu trữ biên lai trong các thư mục kỹ thuật số. Bạn có thể sử dụng máy quét để chuyển biên nhận từ giấy sang các thiết bị khác, chẳng hạn như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Nếu không muốn trả tiền cho phần mềm hoặc máy quét, bạn có thể chụp ảnh biên lai của mình. Sau đó, tải chúng lên máy tính của bạn theo cách thủ công để bảo quản và tổ chức an toàn.
Bạn có cần trợ giúp theo dõi các giao dịch kinh doanh nhỏ của mình không? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng để theo dõi thu nhập và chi phí. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Nhận bản dùng thử miễn phí giải pháp kế toán dễ dàng nhưng mạnh mẽ của chúng tôi ngay hôm nay!